いまも続くコロナウイルス感染症の対策やテレワークの浸透により、社内・社外問わずにビデオ会議をすることが多くなりました。ビデオ会議ツールは今やビジネスマンにとって必要不可欠になっています。
ビデオ会議ツールの1つである Google Meet の使い方をご紹介する連載第4回となる今回は、会議中に使える便利機能についてお伝えします。
▶前回までの連載はこちらからご覧ください
・Google Meet の使い方を徹底解説！～第1回 Google Meet の魅力をご紹介します～
・Google Meet の使い方を徹底解説！～第2回 Google Meet で会議に参加しよう 参加方法と事前準備～
・Google Meet の使い方を徹底解説！～第3回 会議中によく使う3つの基本操作～
双方向のコミュニケーションが実現！Q&A機能
Q&A機能は、会議に参加しているメンバーが、会議中に主催者に向けて質問できる機能です。質問の送信は、会議中でも話の流れを妨げることなく行えます。
Q&A機能を活用することで、質問をする際の心理的ハードルが軽減され、参加者から活発に質問を引き出せるようになります。
チャット機能との大きな違いとして、質問に対する「いいね」ボタンがあります。「いいね」の数が多い質問を優先的に回答するなど、会議の円滑な進行にも役立ちます。
その他にも、送信された順での並び替え（古い順、新しい順）、重複していると思われる質問の非表示、質問を回答済みとしてマーキングすることも可能です。社内の会議だけでなく、セミナーや研修での質問タイムにも便利に活用できます。
※使用されるプランによってはご利用いただけない場合があります。
【ビデオ会議中に質問する】
参加者は、会議中にQ&A機能を利用して、質問することができます。画面右下の「アクティビティ」❶をクリックして、「Q&A」❷を選択します。「質問を入力」❸をクリックします。質問内容❹を入力して、「投稿」❺をクリックします。質問❻が投稿されます。
【他の参加者の質問に賛同する】
他の参加者は質問に対して「賛成票を投じる」❶をクリックして賛同❷することができます。
※再度クリックすると、賛成票を取り消すことができます。
会議中の質問を管理する
【質問を回答済みにする】※下図左
会議の主催者は、回答した質問の「回答済みにする」❶をクリックすると、参加者の画面に回答済み❷と表示されます。
※回答済みにできるのは、会議の主催者のみとなります。
【質問を非表示する】※下図右
会議の主催者は「非表示にする」❶をクリックすると、参加者からの質問を非表示にすることができます。
※会議の主催者と質問者の画面ではグレーアウトした状態となります。
他のユーザーの画面からは非表示となります。
【質問を削除する】※下図左
会議の主催者と質問者は「質問を削除」❶❷をクリックして質問を削除することができます。
【会議後に質問を確認する】※下図右
会議終了後、エクスポートされた質問❶が会議の主催者へメールで送信されます。Google スプレッドシート❷にて一覧で確認できます。
参加意識が高まる！アンケート機能
アンケート機能は、会議の主催者からの質問に対して参加メンバーが回答できる機能です。
アイスブレイクやフィードバックを受け取るなどの使い方ができます。
Q＆Aと同様、双方向のコミュニケーションが実現し、参加意識が高まります。
※使用されるプランによってはご利用いただけない場合があります。
会議中にアンケートを実施する
【アンケートを作成する】
会議の主催者はアンケートを作成し、参加者から回答をもらうことができます。画面右下の「アクティビティ」❶をクリックして、「アンケート」❷を選択します。
「アンケートを開始」❸をクリックします。アンケートの質問と選択肢❹を入力し、「保存」❺をクリックすると作成したアンケートが保存されます。
【アンケートを公開する】※下図左
アンケートの作成画面、または保存したアンケート画面の「公開」❶をクリックすると参加者へ公開されます。
※アンケートを公開できるのは会議の主催者のみとなります。
【アンケートに回答する】※下図右
参加者は公開されたアンケートに回答❶し、「投票」❷をクリックします。投票済み❸となります。
【アンケートの結果を公開する】※下図左
会議の主催者は「全員に結果を表示する」❶をオンにすると、投票された結果を参加者へ公開することができます。
参加者も結果❷を確認できるようになります。
【アンケートを締め切る】※下図右
会議の主催者は「アンケートを締め切る」❶をクリックして、アンケートを締め切ることができます。
会議後にアンケート結果を確認する
会議終了後、エクスポートされたアンケート❶が会議の主催者へメールで送信されます。スプレッドシート❷にて一覧で確認できます。
組織全体に動画を配信！ストリーミング機能
同じグループ・組織のユーザーに向けて動画を配信することができる機能です。
社内勉強会や複数のプレゼンターによる組織全体に向けたプレゼンテーションなどのシーンで活用できます。
※使用されるプランによってはご利用いただけない場合があります。
【ライブストリームの予定を作成する】
Google カレンダーにて任意の時間に予定を作成します。ストリームに参加（出演）するユーザー❶を入力します。
「v（会議の詳細を表示）」❷をクリックして、「ライブストリームを追加」❸❹をクリックします。ライブストリームのリンク❺が追加されたら、「保存」❻をクリックします。
ライブストリームを視聴するユーザーを招待
【リンクを共有して視聴するユーザーを招待する】
ライブストリームの予定を開き、「ライブストリームのリンクをクリップボードにコピー」❶をクリックします。
コピーしたライブストリームのリンク❷をメールやチャット等へ貼り付け、視聴するユーザーへ共有します。招待されたユーザーはリンクをクリックして視聴を開始できます。
【Google カレンダーから視聴するユーザーを招待する】
ライブストリームを設定した予定を開き、「オプション」❶から「視聴専用の予定を作成」❷を選択します。
任意のユーザー❸を入力し、「保存」❹をクリックします。
招待されたユーザーは、カレンダーの予定から視聴を開始することができます。
予定からライブストリームを削除
ライブストリームを設定した予定を開き、「編集」❶をクリックします。
編集画面にて、「v（会議の詳細を表示）」❶をクリックして、「ライブストリームを削除」❷をクリックします。「保存」❸をクリックします。
ライブストリームを開始する
ライブストリームの予定の Google Meet を開始します。画面上部の「ストリーミングを開始」❶をクリックするか、「その他のオプション」❷から「ストリーミングを開始」❸を選択します。
「ストリーミングを開始」❹をクリックし、「開始」❺をクリックします。ストリーミングが開始されると、画面左上に「ライブ配信中」❻と表示されます。
ライブストリームを視聴する
【Google カレンダーからライブストリームを視聴する】※下図左
招待されているライブストリームの予定を開き、「ライブストリームを視聴」❶をクリックすると、ストリーミング画面が開きます。
【共有された URL よりライブストリームを視聴する】※下図右
メール等で共有された ライブストリームのURL❶をクリックすると、ストリーミング画面が開きます。
ライブストリームを停止する
ライブストリームを停止するには、画面下部の「その他のオプション」❶から「ストリーミングを停止」❷を選択します。
「ストリーミングを停止」❸❹をクリックすると、ストリームを表示している全員が視聴できなくなります。
会議中にグループ別の話し合いができる！ブレイクアウトルーム
ブレイクアウトルームとは、会議の途中で部署ごとなど、小人数に分かれて話し合いが必要になった場合に、複数の小ルームを作成し、該当する人をそこに振り分けることができる機能です。研修やセミナーのシーンでもグループ別の話し合いに活用できます。
小ルームでの話し合いが終わった後にはメインセッションに再集合し、各ルームの話し合い結果を全体共有してもらう、という使い方が可能です。
ブレイクアウトセッションは、ビデオ会議を行っている最中に主催者がいつでも開始できます。主催者は、各小ルームへの参加・移動が可能です。
開始するときには、画面右下の「アクティビティ」❶をクリックします。「ブレイクアウトルーム」❷をクリックすると、設定画面が表示されます。
鉛筆マークの「ブレイクアウトルームを設定」❸をクリックすると、小ルームの作成ができます。
「会議室」❹でルーム数を設定し、参加者を各ルームにチームわけします。
ブレイクアウトセッションを開始した後は、この小ルーム単位で会話することになります。
参加者側は、「参加」をクリックすることで、自動的に小ルームへ移動します。あらかじめ設定した終了時間になると、ブレイクアウトルームが終了するので、「メインセッションに戻る」をクリックすると、メインルームに戻ります。
小ルームに参加している間は、そのルームに参加しているメンバーのみで会話する状態で、資料共有やチャットのあて先はルーム内のメンバーに限定されます。
「タイマー」から、時間設定をすることもできます。設定した時間が経過するとブレイクアウトルームが自動的に終了し、参加者は全員メインセッションに戻ってきます。
部署など関係なく交流したいときには、「シャッフル」を使うとメンバー混在のチームにわけることができます。
なお、ブレイクアウトセッションのグループ分けは、会議開始前に参加者を招待したカレンダー画面で設定することもできます。
おさらい：会議中に使える便利機能のポイント
- Q&A機能は、気軽に質問できて、回答の優先順位をつけられる
- アンケート機能は、主催者からの質問に参加メンバーが回答できる
- ストリーミング機能は、組織全体に動画を配信できる
- ブレイクアウトルームは、小人数に分かれてグループ別の話し合いができる
次回予告｜Google Meet 〜会議中に使える便利機能②〜
次回は、字幕機能やレイアウトの種類など、引き続き会議中に使える便利機能について解説します。
※Google Meet、Google スプレッドシートおよび Google カレンダーは、Google LLC の商標です。
■連載記事はこちらからご覧ください
- Google Meet の使い方を徹底解説！～第1回 Google Meet の魅力をご紹介します～
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