電子帳簿保存法対応支援Google Workspace

【決定版】対応期限迫る電子帳簿保存法、コレだけ押さえれば大丈夫。今すぐ対応すべき理由と具体的な方法を徹底解説

2024年04月23日 (火)

2022年1月に施行された後、義務化まで猶予期間が設けられた改正電子帳簿保存法。インボイス制度の対処に迫られ、後回しにしている企業様も多いのではないでしょうか。今回の記事では、電子取引の電子データ保存の義務化について、押さえるべきポイントをおさらいし、「なぜ今すぐ対応すべきか」について解説します。今からでも間に合う具体的な対応方法も説明しておりますので、是非ご一読ください。

電子帳簿保存法について押さえるべきポイント

そもそも電子帳簿保存法の目的とは？

電子帳簿保存法は、請求書や領収書といった書類を電子保存することを認め、そのために必要な要件等を定める法律です。1998年に施行され、社会情勢等を踏まえながら、度重なる改正が行われてきました。

従来は紙で管理していた関連書類の電子化を促し、関連する膨大なコストを削減したり、業務効率を高めたりすることが狙いです。デジタル上であれば印刷代はかからず、保存場所の確保に困ることもありません。検索をすれば、すぐに書類を見つけることができます。

ここ数年はコロナ禍をきっかけにテレワークの導入やペーパーレス化の促進など、企業活動のデジタル化が加速しています。政府も2021年にデジタル庁を設立するなど、社会全体のDXを推し進める姿勢が伺えます。

こうした流れを受けて2021年度に「電子帳簿保存法」は再び改正され、2022年1月に施行されました。電子化を進めやすくなった一方、「強制適用」となる項目も一部であります。今回は義務化された項目についてピックアップして解説していきます。

これまでの経緯と今回義務化されている範囲

まず電子帳簿保存法が定める電子保存の方法は、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つに区分されます。

「電子帳簿保存」：パソコンや会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類などを、そのままデータとして保存すること。
「スキャナ保存」：紙で受領・作成した領収書や請求書といった関連書類を、画像データとして保存すること。
「電子取引」：電子メールやクラウドサービスなど電磁的方式に受け渡しをした取引関係書類を、そのままデータとして保存すること。

特定の条件下では、いずれかの方法で電子データとして保存することが認められているというだけで、紙で保存するか電子で保存するかは自由に決めることができました。しかし、政府は直近の改正で、3つの保存方法のうち「電子取引」については、紙による保存を禁止。2023年12月31日までに、電子データとして保存することを義務付けました。

これが最近よく騒がれている「電子帳簿保存法」の改正に伴う対応必須事項で、企業として正しく対応するにはいくつかの要件を満たす必要があります。

具体的には、「電子取引」の電子データを保存する際、「真実性の確保」「可視性の確保」をしなければなりません。「真実性の確保」とは、データが不正に削除・改ざんされないよう処置すること。「可視性の確保」とは、必要な情報に検索で辿り着くことができ、読める状態で表示できるように担保することを指します。

上記を確保するため、さらに「タイムスタンプの付与」「関連書類の備え付け」「見読性の確保」「検索機能の確保」という4つの保存要件を満たす必要があります。具体的な中身は下記です。

「タイムスタンプの付与」：電子取引データを保存する際に、訂正や削除など変更履歴を追跡できる仕組みを確保すること。
「関連書類の備え付け」：概要書や設計書など、システムの内容がわかる書類を備え付けること。
「見読性の確保」：コンピューターやディスプレイなど、保存したデータをはっきりと読める状態で出力する機器を備え付けること。
「検索機能の確保」：取引日や取引先、取引金額等の条件で必要なデータを検索できるようにすること。

これらを満たすのは容易ではありませんが、未対応の場合、罰則措置により損失を被る可能性があります。

ここからは、具体的な対応方法について解説していきます。

中小企業が電子帳簿保存法に対応するには？

よくあるケースは会計ソフトの導入

電子帳簿保存法に対応する一般的な手段は、会計・経費清算ソフトウェアの導入です。電子帳簿保存法に関係なく、業務効率化のためにすでに導入されている企業様も多いのではないでしょうか。

しかしソフトウェアの種類によっては、思わぬ落とし穴があります。今回、電子データによる保存が必須となる対象は、契約書を含む電子メールやクラウドサービスを通じて受領した取引関係書類すべてです。従来の会計・経費清算ソフトウェアは「領収書のみに対応可能」であるなど、電子保存が必須となる書類の全てはカバーできていない場合があるので注意が必要です。

「Google Workspace」活用のメリット／デメリット

すでに導入している会計・精算ソフトで電子帳簿保存法に正しく対応できない場合、「Google Workspace」を活用することで補うことが可能です。

Google Workspace を用いるメリットは、大きく「対応書類の網羅性」「運用工数の削減」「費用の削減」の3つです。

対応書類の網羅性：Google Workspace に含まれる Google ドライブを活用することで、領収書のみならず、契約書を含むあらゆる電子取引データを要件に即して保存することが可能です。
「運用工数の削減」：すでに Google Workspace を導入済みの企業様であれば、社員が使い慣れているため、教育コストが少なく済みます。初期設定など導入に要する時間も省くことができるため、短期間で環境を準備・展開することができます。
「費用の削減」：費用感についても、すでに Google Workspace を導入済みであれば、追加でかかるコストを最小限に抑えることが可能です。契約プランは、Google ドライブの共有ドライブ、および Google Vault が利用できるものであれば問題ありません。

また Google Workspaceは、電子帳簿保存法の法的要件を満たすことを証明する「JIIMA認証」を取得しています。Google Cloud Japan と株式会社ストリートスマート（以下、ストリートスマート）が共同で作成した、電子帳簿保存法に対するための設定マニュアルはこちらから無料ダウンロードできます。