Google Workspace 方針・計画策定支援

Google Workspace の効果的な活用には、チェンジマネジメントの概念が重要です

組織の成長には、業務の変化や時代に合わせた改革が必要です。しかし、組織内には現状維持を好む人もいます。そのような人を含め、組織が変化に適応し、変革するための手法がチェンジマネジメントです。

チェンジマネジメントでは、経営層の合意形成、組織実態の把握と分析、現場との目線合わせ、社員への教育などを行います。そして Google Workspace のスムーズな導入と定着には、チェンジマネジメントの概念が欠かせません。

弊社では、組織の実態把握からゴール設定、実際のトレーニングまで、チェンジマネジメントの考え方を踏まえて、 Google Workspace を効果的に活用するための方針と計画の策定を支援します。

Google Workspace 導入をスムーズに行うポイント

「なぜ、Google Workspace を導入するのか」社員に理解してもらう

Google Workspace には共同編集やドライブ内検索などチーム業務を効率化する機能があります。しかし、本来の機能を理解していないと、既存のオフィスアプリケーションと同様の使い方になってしまいます。チームでの効率的な活用のためには、理想的な活用方法や働き方を示す必要があります。

また、活用方法や導入目的が理解されないまま、利用を開始している場合には特に考慮が必要です。あらためてツール定着施策を行うことに、合意を得にくいためです。このような状況に陥らないために、導入前に活用目的や機能理解を徹底することが、Google Workspace 定着の近道です。

自社に合った利用ガイドラインや計画を策定する

Google ドライブや Google ドキュメントなどは、検索機能や共同編集に優れたコラボレーションを促進するツールです。ツールを効果的に活用するためには、利用方針や利用ガイドラインの作成、「理想的な活用方法」を明確にしたトレーニングの企画立案などを行い、組織やチームで共通認識を持つことが大切です。

ガイドラインでは、企業や業務ごとの細かなルールを設定します。アプリケーションの一般的な機能説明だけでは、使用方法は個人任せとなり、組織定着にはつながりません。実際の使用方法は会社ごとに異なるので、仕事の特性や業務内容を考慮してルールやトレーニング内容を策定します。

Google Workspace 方針・計画策定の流れ

Google Workspace はチームで働くためのツールです。そのため Google Workspace の機能や導入の目的を理解し、チーム全員が共通の使用方法で活用することが重要です。組織全体の Google Workspace の機能理解と活用定着のために、「対象の選定」「ビジョン策定と現状把握」「方針・計画の立案」「施策の実行・効果測定」を行います。

1．成功モデルとなる対象部署の選定

まず成功モデルの対象となる部署を選定します。このフェーズは、すでに Google Workspace を利用開始している企業が対象です。Google Workspace を新規導入する企業は「組織の現状把握とビジョン策定」からの開始となります。

1部署で試行錯誤して確立した方法を組織全体に共有することで、他部署は成功モデルを参考にしながら導入を進められます。改めて時間をかけて施策を打つことに理解が得られにくい、 Google Workspace 導入済み企業におすすめの方法です。また、全社導入するよりも早い成果が見込まれるので、経営層に報告するタイミングや全体の導入スケジュールも早められます。モデルとなる部署は以下のように2パターン設定するのが理想です。

• DXを推進する部署
• 業務や人材がデジタルに特化している部署

情報システム部門やDXを推進する部門だけに限定すると、ITリテラシーが高いから成功したと思われる可能性があるためです。また、対象となる部署の責任者は Google Workspace 導入に前向きであることが理想的です。

2．組織の現状把握とビジョン策定

スムーズなツール定着のために、組織の課題把握、理想の活用方法の策定、ボトルネックの洗い出しをして、事前に対策を講じます。

このフェーズでは、ディスカッションとワークショップを通して、理想的な活用方法を検討します。 ワークショップでは、社員自らが現状の課題や導入するメリットをディスカッションし、ビジョン策定と現状把握を一気に実施します。

ワークショップの流れ

①講師による説明：Google Workspace が効果を発揮する業務の理解

②チームでのディスカッション

• 自分たちの業務で Google Workspace が効果を発揮しそうな業務の洗い出し
• 効果を発揮しそうな業務を Google スライドに付箋のように提示
• Google スライド上で配置・グルーピング

③Google Workspace を効果的に活用しているワンシーンを全体に発表

3．KPIの設定

策定したビジョンに沿ってKPIを設定します。KPIの測定により、定期的に現状把握と改善策を検討するためです。KPIは、以下のような観点で設定します。

KPI設定の観点

• 利用するツールの選定、必要であればシステム開発
• 組織や職種の集計、比較単位の洗い出し（部署や職種、時間軸）
• 管理、評価方針の明確化（サイクル、報告方法・ギャップの対処の方針）
• 管理、評価を主管する部署の決定

KPIの例

• 社内利用者のドライブ共有数
• ドキュメントのコメント数
• Google Meet を利用した会議の開催数
• Google カレンダーの会議室利用時間

4．効果的な利用のための方針・計画の立案

ビジョン策定と組織の現状を踏まえ、トレーニングプランや利用開始に備えた社内コミュニケーション方針を作成します。トレーニングやコミュニケーションの方針は、業務内容や組織特性によって異なるため、ミーティングやワークシートを通して組織課題を洗い出し、対処方法などを提案します。

成果物の例

• ビジョン策定に対応する Google Workspace 操作デモンストレーション
• Google Workspace 利用ガイドライン
• トレーニングプラン
• Google Workspace 利用開始に備えたコミュニケーション方針
• Google Workspace 利用状況の計測計画・KPI指標
• 経営層への報告書骨子

5．施策の実行

策定した方針・計画に沿って Google Workspace トレーニングやワークショップを実施します。お客さまのゴール設定に合わせ、トレーニングメニューの設計だけでなく、トレーニング内で伝えるメッセージまで作成します。

6．効果測定

トレーニングやワークショップ実施後には、アンケートや振り返りを行います。業務での活用定着を目的とするため、施策実行後すぐのKPI測定はできません。お客さま社内で、別途KPIの振り返りを推奨しています。

※お客さま社内のKPI振り返りは、方針・計画策定支援には含まれません。

支援実績

弊社は Google 認定パートナーとして、累計2,500社以上の Google Workspace 導入支援に携わってきました。

方針・計画策定支援トレーニング

株式会社クボタ

グループ会社への Google Workspace 導入・活用支援。課題に応じた打ち手で生産性と企業価値を向上

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