Google Workspace 方針・計画策定支援

Google Workspace 導入時のポイントや、方針・計画策定支援のサービス内容、ワークフローを紹介します。

こんな課題をお持ちではありませんか?

  • 社員が Google Workspace 導入にあまり乗り気でなく、定着するか不安
  • Google Workspace の導入目的や活用方法を社員が理解していない
  • 自社の業務スタイルに合った Google Workspace の活用方針や計画を提案してほしい
  • これまでもさまざまなツールを導入してきたが、現場から不満の声が出る
自社の働き方に即した計画策定を支援し、
Google Workspace 活用定着の成功確率を高めます

Google Workspace の効果的な活用には、チェンジマネジメントの概念が重要です

組織の成長には、業務の変化や時代に合わせた改革が必要です。しかし、組織内には現状維持を好む人もいます。そのような人を含め、組織が変化に適応し、変革するための手法がチェンジマネジメントです。

チェンジマネジメントでは、経営層の合意形成、組織実態の把握と分析、現場との目線合わせ、社員への教育などを行います。そして Google Workspace のスムーズな導入と定着には、チェンジマネジメントの概念が欠かせません。

弊社では、組織の実態把握からゴール設定、実際のトレーニングまで、チェンジマネジメントの考え方を踏まえて、 Google Workspace を効果的に活用するための方針と計画の策定を支援します。

Google Workspace 導入をスムーズに行うポイント

「なぜ、Google Workspace を導入するのか」社員に理解してもらう

Google Workspace には共同編集やドライブ内検索などチーム業務を効率化する機能があります。しかし、本来の機能を理解していないと、既存のオフィスアプリケーションと同様の使い方になってしまいます。チームでの効率的な活用のためには、理想的な活用方法や働き方を示す必要があります。

また、活用方法や導入目的が理解されないまま、利用を開始している場合には特に考慮が必要です。あらためてツール定着施策を行うことに、合意を得にくいためです。このような状況に陥らないために、導入前に活用目的や機能理解を徹底することが、Google Workspace 定着の近道です。

自社に合った利用ガイドラインや計画を策定する

Google ドライブや Google ドキュメントなどは、検索機能や共同編集に優れたコラボレーションを促進するツールです。ツールを効果的に活用するためには、利用方針や利用ガイドラインの作成、「理想的な活用方法」を明確にしたトレーニングの企画立案などを行い、組織やチームで共通認識を持つことが大切です。

ガイドラインでは、企業や業務ごとの細かなルールを設定します。アプリケーションの一般的な機能説明だけでは、使用方法は個人任せとなり、組織定着にはつながりません。実際の使用方法は会社ごとに異なるので、仕事の特性や業務内容を考慮してルールやトレーニング内容を策定します。

Google Workspace 方針・計画策定の流れ

Google Workspace はチームで働くためのツールです。そのため Google Workspace の機能や導入の目的を理解し、チーム全員が共通の使用方法で活用することが重要です。組織全体の Google Workspace の機能理解と活用定着のために、「対象の選定」「ビジョン策定と現状把握」「方針・計画の立案」「施策の実行・効果測定」を行います。

「成功モデルの確立」対象の選定→ビジョン策定と現状把握→効果的な利用のための方針・計画の立案→施策の実行、効果測定→展開計画の具体化

1.成功モデルとなる対象部署の選定

まず成功モデルの対象となる部署を選定します。このフェーズは、すでに Google Workspace を利用開始している企業が対象です。Google Workspace を新規導入する企業は「組織の現状把握とビジョン策定」からの開始となります。

1部署で試行錯誤して確立した方法を組織全体に共有することで、他部署は成功モデルを参考にしながら導入を進められます。改めて時間をかけて施策を打つことに理解が得られにくい、 Google Workspace 導入済み企業におすすめの方法です。また、全社導入するよりも早い成果が見込まれるので、経営層に報告するタイミングや全体の導入スケジュールも早められます。モデルとなる部署は以下のように2パターン設定するのが理想です。

  • DXを推進する部署
  • 業務や人材がデジタルに特化している部署

情報システム部門やDXを推進する部門だけに限定すると、ITリテラシーが高いから成功したと思われる可能性があるためです。また、対象となる部署の責任者は Google Workspace 導入に前向きであることが理想的です。

2.組織の現状把握とビジョン策定

スムーズなツール定着のために、組織の課題把握、理想の活用方法の策定、ボトルネックの洗い出しをして、事前に対策を講じます。

このフェーズでは、ディスカッションとワークショップを通して、理想的な活用方法を検討します。 ワークショップでは、社員自らが現状の課題や導入するメリットをディスカッションし、ビジョン策定と現状把握を一気に実施します。

ワークショップの流れ

①講師による説明:Google Workspace が効果を発揮する業務の理解

②チームでのディスカッション

  • 自分たちの業務で Google Workspace が効果を発揮しそうな業務の洗い出し
  • 効果を発揮しそうな業務を Google スライドに付箋のように提示
  • Google スライド上で配置・グルーピング

③Google Workspace を効果的に活用しているワンシーンを全体に発表

3KPIの設定

策定したビジョンに沿ってKPIを設定します。KPIの測定により、定期的に現状把握と改善策を検討するためです。KPIは、以下のような観点で設定します。

KPI設定の観点

  • 利用するツールの選定、必要であればシステム開発
  • 組織や職種の集計、比較単位の洗い出し(部署や職種、時間軸)
  • 管理、評価方針の明確化(サイクル、報告方法・ギャップの対処の方針)
  • 管理、評価を主管する部署の決定

KPIの例

  • 社内利用者のドライブ共有数
  • ドキュメントのコメント数
  • Google Meet を利用した会議の開催数
  • Google カレンダーの会議室利用時間

4.効果的な利用のための方針・計画の立案

ビジョン策定と組織の現状を踏まえ、トレーニングプランや利用開始に備えた社内コミュニケーション方針を作成します。トレーニングやコミュニケーションの方針は、業務内容や組織特性によって異なるため、ミーティングやワークシートを通して組織課題を洗い出し、対処方法などを提案します。

成果物の例

  • ビジョン策定に対応する Google Workspace 操作デモンストレーション
  • Google Workspace 利用ガイドライン
  • トレーニングプラン
  • Google Workspace 利用開始に備えたコミュニケーション方針
  • Google Workspace 利用状況の計測計画・KPI指標
  • 経営層への報告書骨子

5.施策の実行

策定した方針・計画に沿って Google Workspace トレーニングやワークショップを実施します。お客さまのゴール設定に合わせ、トレーニングメニューの設計だけでなく、トレーニング内で伝えるメッセージまで作成します。

6.効果測定

トレーニングやワークショップ実施後には、アンケートや振り返りを行います。業務での活用定着を目的とするため、施策実行後すぐのKPI測定はできません。お客さま社内で、別途KPIの振り返りを推奨しています。

※お客さま社内のKPI振り返りは、方針・計画策定支援には含まれません。

支援実績

弊社は Google 認定パートナーとして、累計2,500社以上の Google Workspace 導入支援に携わってきました。

日本初のトレーニングパートナーに認定された
Google Workspace の専門家です

Google Workspace トレーニングを提供する株式会社ストリートスマートは、
10年以上に渡って企業や学校向けに Google Workspace の導入・活用支援を
ご提供してきました。

2014年には国内初の Google 認定のトレーニングパートナーとなり、
Google Workspace の専門家として組織の働き方改善に貢献しています。

受賞歴
2010年 Google Apps Sales Award
2011年 同上
2013年 SMB Apps Partner of the Year 2013 Japan
2015年 Google Apps for Work Transformation Award
Google のパートナー認定
2014年 日本で初のトレーニングパートナーに認定され、Google Apps スペシャリストのトレーニングと認定資格の取り扱いを開始
2017年 Google for Education Professional Development Partner に認定
2020年 国内で初めての教育機関向け Transformation(変革)分野のエキスパートとして認定
2022年 企業向け Transformation(変革)分野のエキスパートとして認定
2023年 Google Workspace プレミア パートナー Sell エンゲージメント モデル および Service エンゲージメント モデル の認定を取得

よくある質問

費用はどの程度かかりますか?
お客さまの要件によって異なるため、ヒアリングのうえ決定いたします。まずはお問い合わせください。
ストリートスマートに依頼するメリットは何ですか?
Google Workspace を導入するお客さまに特化した方針・計画策定支援を提供しています。弊社は、Google Cloud パートナーが獲得できる最高レベルの技術認定であるスペシャライゼーションを取得しています。サービスの実践方法を確立し、事例掲載以外の大手企業様向けの実績もありますので、それらのノウハウを活かしたご支援が可能です。
実施期間はどの程度かかりますか?
お客さまの要件によって異なりますが、3か月〜1年程度の期間を想定しております。
Contact

累計3000社の支援実績を持つ
弊社にお任せください

まずはお気軽にご相談ください

お問い合わせする

詳しいサービス内容をご紹介しています

資料をダウンロードする

お電話でもご相談を受け付けています

0120-373-996
0120-373-996
受付時間 平日10:00 - 18:00
受付時間 平日10:00 - 18:00