2022年1月に電子帳簿保存法（以下、電帳法）が改正され、2024年1月からは電子取引の場合、紙ではなくデータでの保存が義務付けられました。
Google Workspace は、「電子取引ソフト法的要件認証」のJIIMA認証を取得済みですので、電帳法対応のサービスとしてご利用いただけます。
ストリートスマートでは、Google Workspace を活用した電帳法に関するご支援を目的に電帳法特設ページを先日公開いたしました。
本連載では、特設ページに掲載した内容以外で、電帳法対応の検討を進める事業者様に役立つ情報をご紹介していきます。今回は、自社に合った「システム選定のポイント」について解説します。
▶前回までの連載はこちらからご覧ください
・Google Workspace 電子帳簿保存法対応 タイムスタンプの運用
・Google Workspace 電子帳簿保存法対応 電子データの保存と検索
・Google Workspace 電子帳簿保存法対応 システム選定のポイント① ～JIIMA認証～
1．電帳法対応にシステムは必要？
電帳法の対応にあたり、必ずしも何らかのシステムを導入する必要はありません。
しかし、効率的な運用を考えるとシステムを使用しての対応がおすすめです。
2024年1月以降、電子取引のデータ保存が義務化されます。電子保存の仕組みを社内に持たない場合、電子取引（メールでの請求書、領収書のやり取り等）は一切行うことができなくなります。
その場合、訂正・削除に関する事務処理規定を定めた上で、取引の証跡を全て紙で保存する必要があるため、管理体制が煩雑になることが予想されます。
従業員数が少ない会社であれば、そのようなシチュエーションもあり得ますが、今後のDX化の流れを踏まえても、電帳法の対応をきっかけにシステムを活用しての社内運用をおすすめします。
2．システムを活用するメリット
システムを活用して、電帳法への対応を行う場合以下のメリットがあります。
①業務効率化
2024年1月からは電子取引の場合、紙ではなくデータでの保存が義務付けられました。
紙ベースの業務で発生していた、印刷作業、ファイリング作業、ファイリングした大量の書類の中から書類を探し出す手間等がなくなり、経理業務の効率化が期待できます。
リスクの観点でも、紛失や誤って破棄してしまうなどのリスクを回避することができます。
②コスト削減
印刷で発生する紙代、インク代、保管用のファイルをはじめとするコストカットができます。
保管用のスペースも不要になるため、キャビネットや保管庫に掛かるコストも削減できます。
3．システム選定のポイント①JIIMA認証
システム選定にあたっては、JIIMA認証を取得しているものがおすすめです。
JIIMA認証とは、公益社団法人日本⽂書情報マネジメント協会（JIIMA）が、市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスが電子帳簿保存法（電帳法）の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断されたものが受けられる認証のことです。
JIIMAによる認証を取得したソフトには、認証マークが付与されます。
認証マークが付与されたソフトは、電帳法及びその他の税法が要求している要件を自分たちで個々にチェックする必要がなく、スムーズな導入ができます。
※詳細はJIIMA公式サイトおよび下記記事をご覧ください。
電子帳簿保存法×Google Workspace｜システム選定のポイント① ～JIIMA認証～
https://www.master-apps.jp/column/1684/
【電子帳簿保存法×Google Workspace｜システム選定のポイント① ～JIIMA認証～】
公益社団法人日本⽂書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証を取得したソフトウェアを導入するメリットについてお伝えします。
4．システム選定のポイント②対応領域
電帳法に対応していくにあたり、システムの役割を大きく分けると2つあります。
①帳簿を作成するシステム
②帳簿を保存するシステム
①は、いわゆる「会計ソフト」が該当します。会計ソフトは、自社で作成した帳簿をそのままソフト内で保存できるものが一般的です。
②は、電帳法の要件を満たしたデータの保存方法に対応したシステムです。保存に特化し、取引先から受領した領収書や請求書を格納する目的で使用します。
電帳法に必要な対応を理解し、自社にとって最適なシステムの導入、運用を考えていくことが必要です。
新たにシステムを導入する際は、「IT導入補助金」を活用すると、システム導入に掛かる経費が一部補助されます。
IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者が自社の課題を解決する目的でITツールを導入する際、導入に掛かる経費を一部負担することで、企業の業務効率化・売上アップを支援するものです。
対象となるシステムや補助額、申請期間が決まっていますので、詳細はシステムを取り扱うベンダーに確認しましょう。
5．Google Workspace でできること
Google Workspace は、「電子取引ソフト法的要件認証」のJIIMA認証を取得しているため、電帳法対応にも安心してご利用いただけます。
設定の詳細は、下記のマニュアル（無料）で公開していますので、ダウンロードしてご確認ください。
詳細の設定は、下記のマニュアルをダウンロードくださいませ。（無料）
▶https://www.master-apps.jp/download/647/
6．Google Workspace を活用するメリット
①コラボレーションツールの魅力
Google Workspace には、日常の業務に必要なメール、チャット、ビデオ会議、資料作成ツールをはじめとしたコミュニケーションツールが揃っています。
Google Workspace を活用することで、個人だけではなく、チームでのコラボレーションによる生産性向上やアウトプットの最大化が実現できます。
②大容量ストレージの Google ドライブ
Google Workspace 内のアプリの一つである Google ドライブでは、電帳法における電子データの保存に加え、様々な形式のファイルを安全に保管します。
保存されたファイルは、柔軟にアクセス権限の設定が可能で、グループやチームでの情報共有をスムーズにします。
7．Google Workspace はこんな方におすすめ
- 既に導入済の Google Workspace を電帳法の対応にも活用したい
- これから電帳法への対応を検討していく
- 電帳法への対応と同時に社内の業務効率を見直したい
- できるだけコストを抑えて電帳法の対応を進めたい
電子取引は、2024年1月から対応が必須になります。システムの選定、社内ルールの制定など運用開始までに必要な準備を整え、余裕を持って対応を進めましょう。
※Google Workspace は、JIIMAが認証する「電子帳簿保存ソフト法的認証製品」です。
JIIMA公式Webサイト
https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/
国税庁ホームページ
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm
※Google Workspace および Google ドライブは、Google LLC の商標です。
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