Google Workspace 電子帳簿保存法対応支援

電子帳簿保存法対応のポイントと、Google Workspace を活用した電帳法対応支援サービスについて紹介します。

電帳法対応支援サービスをご提供しています

  • まだ電帳法対応ができていないので、できるだけ早く電子取引のデータを保存する環境を整えたい
  • Google Workspace を活用して手っ取り早く電帳法に対応したい
  • 本サイトで公開中のマニュアルは読んだが、JIIMA認証に沿った設定を正しく反映できるか不安
  • Google Workspace での運用開始前に電帳法対応の設定も確実に済ませたい

そんな方向けに、弊社では Google Workspace を活用した電帳法対応支援サービスをご提供しています。 Google Workspace での電子データ保存開始前に必要な管理コンソールの設定支援や、一部の電子データ保存作業を自動化するツールのご提供が可能です。

電帳法のデータ保存要件を満たすための
Google Workspace 設定マニュアル
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目次

電子帳簿保存法とは?

紙で保存が義務付けられていた国税関係帳簿や国税関係書類について、一定の要件を満たせば電子データの保存を認める法律です。2022年1月に改正が行われ、2024年1月からは電子取引の場合、紙ではなくデータでの保存が義務化されます。

電子帳簿保存法の概要

  • 納税者が文書保存する際の負担軽減を図るため、帳簿や国税関係書類の電子データによる保存を可能とする制度
  • 改ざん等の、課税上の問題行為防止のため、保存方法等の真実性・可視性の確保に必要な一定の要件が設けられている

電子帳簿保存法では、データの保存方法が3つに区分されます

データの保存方法の説明図
「取引先が『紙』の場合、自社内でのデータ保存方法」●電子帳簿等保存・・・帳簿や国税関係書類のうち、自社が最初の記録段階から一貫して会計ソフト等を使用して作成しているものは一定の要件の下、データのままで保存ができます。・仕訳帳・損益計算書・総勘定元帳・自社が作成する請求書・貸借対象表・領収書等 ●スキャナ保存・・・決算関係書類を除く国税関係書類は、その書類を保存する代わりに一定の要件の下でスマホやスキャナで読み取ったデータを保存できます。・取引先から受領した見積書・契約書・領収書・請求書 「取引先が『電子データ』の場合、自社内でのデータ保存方法」●電子取引・・・帳簿や国税関係書類のうち、自社が最初の記録段階から一貫して会計ソフト等を使用して作成しているものは一定の要件の下、データのままで保存ができます。・EDI取引・インターネット取引・電子メール取引・クラウド取引

データの保存方法の説明図
「取引先が『紙』の場合、自社内でのデータ保存方法」●電子帳簿等保存・・・帳簿や国税関係書類のうち、自社が最初の記録段階から一貫して会計ソフト等を使用して作成しているものは一定の要件の下、データのままで保存ができます。・仕訳帳・損益計算書・総勘定元帳・自社が作成する請求書・貸借対象表・領収書等 ●スキャナ保存・・・決算関係書類を除く国税関係書類は、その書類を保存する代わりに一定の要件の下でスマホやスキャナで読み取ったデータを保存できます。・取引先から受領した見積書・契約書・領収書・請求書
「取引先が『電子データ』の場合、自社内でのデータ保存方法」●電子取引・・・帳簿や国税関係書類のうち、自社が最初の記録段階から一貫して会計ソフト等を使用して作成しているものは一定の要件の下、データのままで保存ができます。・EDI取引・インターネット取引・電子メール取引・クラウド取引

法改正のポイント

3つの電子データ保存方法ごとに、保存ルールが変わりました。

電子帳簿等保存

紙保存○ 電子データ保存○(任意)

税務署長の事前承認制度が廃止

改正前

コンピューター等で作成した帳簿書類を電子データのまま保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要。

改正後

承認制度を廃止し、電子帳簿利用上の事務負担を削減。

優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置

改正前

電子帳簿として保存が認められるのは以下の要件を満たすものに限定。

a. 訂正等の履歴が残る / 帳簿間で相互関連性がある / 検索機能がある
b. モニター、説明書等を備え付けること

改正後

所得税、法人税又は消費税の保存義務が課される帳簿について、改正前の要件を充足して電子保存しその旨を届け出た場合、その電子帳簿(優良な電子帳簿)に関連して過小申告があった場合には、過小申告加算税を5%軽減する。

最低限の要件を満たせば、紙ではなく電子データで保存可能

改正前

要件を満たさない電子帳簿は電子データのまま保存することができず、紙に印刷して保存する。

改正後

モニター、説明書の備え付け等、最低限の要件を満たせば、電子データのまま保存することを可能とする。

スキャナ保存

紙保存○ 電子データ保存○(任意)

税務署長の事前承認制度が廃止

改正前

取引先から受領した領収書等をスキャナ保存するためには、事前に税務署長の承認が必要。

改正後

承認制度を廃止し、スキャナ保存利用上の事務負担を削減。

タイムスタンプ要件、検索要件などの要件が緩和

改正前

原本とスキャナの同一性を担保し、改ざん等を防止する観点から以下の要件が存在。

  • 領収書には受領者が自署
  • 経理担当者がスキャンする場合は最長約2か月以内にタイムスタンプを付与(営業担当がスキャンする場合は概ね3営業日以内)
  • 紙の原本とスキャナ画像とが同一であることを社内の税理士等がチェックする。
改正後
  • 領収書への自署は廃止
  • タイムスタンプ付与までの期間は最長約2か月以内に統一(電子取引も同様)
  • 訂正・削除履歴の残るシステムに最長約2か月以内に格納する場合はタイムスタンプは不要
  • 紙の原本とスキャナ画像の同一性チェックは不要

保存された電子データに不正があった場合の重加算税の加重措置

改正前

改正前の用件だけでは改ざん等の不正行為を十分に抑止できていない。

改正後

要件を大幅に緩和する一方で、電子データに関連して改ざん等の不正が把握されたときは、重加算税を10%加重する(電子取引も同様)。

電子取引

紙保存× 電子データ保存○(義務)

検索要件の緩和①

改正前

取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定。

改正後

「日付」「金額」「取引先」に限定する。

検索要件の緩和②

改正前

日付または金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定。

改正後

保存義務者が、税務職員の質問検査権行使に基づくダウンロードの求めに応じる場合には、②、③の検索要件を不要とする。※この場合において保存義務者が売り上げ高1,000万円以下の事業者等の場合には、全ての検索要件を不要とする。(電子帳簿保存制度、スキャナ保存制度も同様)

検索要件の緩和③

改正前

2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定。

改正後

保存義務者が、税務職員の質問検査権行使に基づくダウンロードの求めに応じる場合には、②、③の検索要件を不要とする。※この場合において保存義務者が売り上げ高1,000万円以下の事業者等の場合には、全ての検索要件を不要とする。(電子帳簿保存制度、スキャナ保存制度も同様)

社内で必要な対応

電子取引のデータ保存は、24年1月に開始されるまで、宥恕期間とされています。(紙に印刷しての保存が認められます)

ただし、インボイス制度の23年10月開始と準備期間が重なるため早期に対応していくことをおすすめします。2024年1月の施行に間に合うように、準備を進めていきましょう。

電子取引データを紙で保存可能な宥恕期間・・・24年1月に開始されるまで
2022年1月 改正電帳法 施行、2023年3月 インボイス制度 申請締め切り、2023年10月 インボイス制度開始、2024年1月 電子取引のデータ保存 必須化

社内対応のステップ

1.業務課題の整理

現状を整理し、要件を定義します。関係者が多岐に渡るプロジェクトのため、目的やスコープに揺れが生じないように関係者間で理解の一致を図って進行します。社内で承認されていることが重要です。

  • 社内プロジェクトを発足する
  • 現状の業務フローと課題を整理
  • 優先順位とスケジュールを決める

2.システム選定

目的によって評価する軸が変わります。市販で電帳法対応の認証を取得している製品でも、カバー範囲は異なります。自社の目的にあった製品か、販売会社に十分な確認が必要です。

  • 必要なシステム要件の精査
  • 現行システムとの連携範囲、操作性の比較検討
  • システムの導入、初期設定

3.社内オペレーションの整備

従業員に対する教育は、運用開始に間に合う無理のない期間で設計し、現場の負担を最小限に留めることが必要です。期間的に余裕のあるアナウンスと並行して、マニュアルや説明会の準備を進める必要があります。

  • マニュアルや社内規定の作成
  • 社内への案内
  • 浸透を目的とする説明会開催

4.運用開始

運用後の課題を管理し、開始前に想定外であった問題への対処方法を明確にします。また、法令を遵守できているか検証し、致命的な問題があれば要件を満たす機能追加や、運用回避を行います。

  • モニタリング
  • 課題の改善

運用開始までに必要な準備

システムの導入

各種要件を満たしたシステムの導入
(優良電子帳簿、タイムスタンプ、検索機能、訂正削除の履歴等)


要件を満たす以外に、以下の観点を考慮する

  • 社内の既存システムとの連動
  • データのバックアップ
  • セキュリティ
  • 継続的な運用の可否
  • 導入コスト
  • 導入に要する期間

マニュアル整備

以下のシステムと、マニュアルの設置
(会計ソフトまたは要件を満たすソフトウェア、ディスプレイやプリンタ等の機器)

リモートワークの環境下で、問題なく運用できる方法を検討する

  • オフィス以外での処理
  • マニュアル更新時の展開方法

運用ルールの整備

以下3パターンのいずれかで、運用に向けた準備を実施

  1. 生成された電子データごとのタイムスタンプ運用
  2. 訂正・削除の履歴と変更内容を確認できるシステムの導入
  3. 訂正・削除の防止に関する事務処理規定の作成と運用

Google Workspace は電子データの保存・検索に適した機能が搭載されています

電帳法の要件に対応可能な管理機能や訂正削除履歴の記録、検索機能で作業の効率化

訂正 / 削除の事実および内容確認が可能です。また、「日付」「金額」「取引先」を検索条件として設定できる機能があります。

  • 監査ログとしてデータを記録保持
  • 過去のデータも瞬時に検索・発見

電子データでの保管・管理で紙の原本保管を不要に

電子取引のデータを、クラウドの保管領域に安全に保管できます。

  • 大容量ストレージ
  • 様々なファイル形式で保管
  • ブラウザで完結
  • マルチデバイスで閲覧・編集

電帳法のデータ保存要件を満たすための
Google Workspace 設定マニュアル

電子帳簿保存法に定められた電子データの保存要件を満たすために、 Google Workspace で設定する内容を網羅した、特別なマニュアルをご用意しました。運用前に管理者の方が行う事前設定、また、業務で利用される方が行うデータの保管方法等について、各画面のイメージと操作説明で詳細に解説しています。

マニュアルでご説明する内容

  • システムの概要
  • 文書の新規登録方法
  • 記録事項の入力方法
  • 検索機能関連
  • 訂正または削除履歴の保存方法

こんな方におすすめ

  • Google Workspace の管理者様
  • 電子帳簿保存法対応のご担当者様
電帳法のデータ保存要件を満たすための
Google Workspace 設定マニュアル
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電帳法対応のための支援サービス

弊社では、Google Workspace を活用した電帳法対応の際に必要な管理コンソールの設定や作業をご支援するサービスをご提供しています。

Google Workspace 管理者設定支援サービス

当サイトにてご提供している電帳法対応用の Google Workspace 設定マニュアルの内容に沿って、管理コンソールの設定をご支援します。「マニュアルは読んだものの、設定項目が多く不安だ」そんなお客さまに、1か月程度で電帳法のデータ保存要件を満たした環境設定の支援をいたします。

サービス提供の流れ

  1. キックオフ

    本サービスでご提供する支援内容や、電帳法対応で必要となる電子情報開示ツール Google Vault や Google ドライブのラベル設定についてご説明します。

    想定時間
    3時間
  2. Google Workspace 設定支援

    キックオフで合意した内容にもとづいて、実際の Google Workspace 設定をサポートいたします。具体的には以下のような内容について、実施方法の提案・説明をします。

    • 共有ドライブの作成支援
    • アクセス権グループ支援
    • ラベル設定支援
  3. 設定後のご説明

    設定した環境の運用についてご説明します。管理者の方が確認すべき点や、業務で利用される方が行うデータの保管方法などを、解説します。

    想定時間
    2時間

電子帳簿保存法対応に関するコラム

日本初のトレーニングパートナーに認定された
Google Workspace の専門家です

Google Workspace トレーニングを提供する株式会社ストリートスマートは、
10年以上に渡って企業や学校向けに Google Workspace の導入・活用支援を
ご提供してきました。

2014年には国内初の Google 認定のトレーニングパートナーとなり、
Google Workspace の専門家として組織の働き方改善に貢献しています。

受賞歴
2010年 Google Apps Sales Award
2011年 同上
2013年 SMB Apps Partner of the Year 2013 Japan
2015年 Google Apps for Work Transformation Award
Google のパートナー認定
2014年 日本で初のトレーニングパートナーに認定され、Google Apps スペシャリストのトレーニングと認定資格の取り扱いを開始
2017年 Google for Education Professional Development Partner に認定
2020年 国内で初めての教育機関向け Transformation(変革)分野のエキスパートとして認定
2022年 企業向け Transformation(変革)分野のエキスパートとして認定
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