活用コラム

電子帳簿保存法×Google Workspace|タイムスタンプの運用

2022年1月に電子帳簿保存法(以下、電帳法)が改正され、2024年1月からは電子取引の場合、紙ではなくデータでの保存が義務付けられました。

Google Workspace は、「電子取引ソフト法的要件認証」のJIIMA認証を取得済みですので、電帳法対応のサービスとしてご利用いただけます。

ストリートスマートでは、Google Workspace を活用した電帳法に関するご支援を目的に電帳法特設ページを先日公開いたしました。

本連載では、特設ページに掲載した内容以外で、電帳法対応の検討を進める事業者様に役立つ情報をご紹介していきます。
今回は、電帳法対応の主要な改正ポイントの一つである「タイムスタンプの運用」について解説します。

 

 

1.タイムスタンプとは?

タイムスタンプとは、

① 電⼦データがある時刻に存在していたこと

② その時刻以降に当該電⼦データが改ざんされていないこと

を証明する技術です。

タイムスタンプを発行できる事業者は限られており、基準を満たす事業者が提供するタイムスタンプのシステムでなければいけません。
そのため、電帳法対応においてはタイムスタンプ機能を搭載した会計ソフト等を利用しての運用が一般的です。

※出典:「電子署名・認証・タイムスタンプその役割と活用」(総務省)より引用

 

2.電帳法におけるタイムスタンプの要件

電帳法においては、証跡となる書面に対して、タイムスタンプが必要とされてきました。
納税に直接関係する帳簿や国税関係書類に、データの改ざんがないことを証明する必要があるためです。
一方で、従来の要件は対応のハードルが高かったことから、2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、タイムスタンプの要件が大幅に緩和されました。

 

タイムスタンプに関する主な改正ポイントは下記となります。

①タイムスタンプの付与期間が最長約2ヶ月以内に延長されました

②受領者がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要になりました

③訂正・削除の事実及び内容を確認できるクラウド等ではタイムスタンプが不要になりました

④検索要件が取引年月日、取引金額、取引先に限定されました

※出典:「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」(国税庁)より引用

 

3.タイムスタンプ以外で対応する場合

今回の改正では、一定の要件を満たす場合にタイムスタンプの付与が不要となりました。

不要になるケースは、下記の通り「訂正・削除の事実及び内容を確認できるクラウド」または「訂正・削除ができないクラウド」を使用する場合です。

⑶ 電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することが
できるクラウド等(注1)において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。
(注1) 訂正又は削除を行うことができないクラウド等も含まれます。

※出典:「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」(国税庁)より引用

 

訂正・削除の事実及び内容を確認できるクラウドでは、訂正があった事実と訂正前後の二つのデータを保持することが必要です。
削除も同様に、削除した事実と削除したデータを確認できるようになっていることが必要です。
削除により電子データ自体が抹消されないよう、削除済みのデータも表示させられる仕様になっている必要があります。

 

4.Google Workspace でできること

Google Workspace には、タイムスタンプ機能は搭載されていませんが、「訂正・削除の事実及び内容を確認できるクラウド」に該当するため、タイムスタンプの付与に代えて、運用することが可能です。
(Google Workspace は、「電子取引ソフト法的要件認証」のJIIMA認証を取得しています。)

Google Workspace のアプリの一つである Googleドライブでは、取引データの保存・検索・閲覧・出力が可能です。

 

詳細の設定は、下記のマニュアルをダウンロードくださいませ。(無料)
 ▶https://www.master-apps.jp/special/denshichobo/#form 

 

 

5.Google Workspace を活用するメリット

Google Workspace は、あらゆる働き方に対応する生産性向上とコラボレーションのツールです。
メール、カレンダー、ビデオ会議、チャットなど業務に必要なアプリケーションが揃っています。
電帳法への対応だけでなく、各種アプリケーションを利用することで社内の生産性向上や業務効率化を促します。
ストリートスマートでは、これまで3,000社以上の企業様へ、Google Workspace を活用したワークスタイル変革のご支援を行ってまいりました。
詳細は、「Google Workspace だからこそ実現できる組織・スタッフの生産性向上」をご覧ください。

 

6.Google Workspace による電帳法対応はこんな企業におすすめ!

・既に導入済の Google Workspace を電帳法の対応にも活用したい

・これから電帳法への対応を検討していく

・電帳法への対応と同時に社内の業務効率を見直したい

・できるだけコストを抑えて電帳法の対応を進めたい

 

電子取引は、2024年1月から対応が必須になります。システムの選定、社内ルールの制定など運用開始までに必要な準備を整え、余裕を持って対応を進めましょう。

 

 

※Google Workspace は、JIIMAが認証する「電子帳簿保存ソフト法的認証製品」です。

 JIIMA公式Webサイト
 https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/

 国税庁ホームページ
 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

 

※Google Workspace および Google ドライブは、Google LLC の商標です。

 

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3,000社以上の企業様への支援実績があります。

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