Master Programは組織全員の Google Workspace 活用力底上げをコンセプトに開発したeラーニングサービスです。今日すぐに仕事に使えるTipsや、気になる新機能、最新のアップデート情報も、動画や記事の教材コンテンツで学ぶことができます。
Google Workspace の活用促進ができるMaster Programを、効果的にご利用いただくための方法をお伝えしていく本連載。
第1回では、Master Programの紹介として、主な機能と活用後に期待できる変化について解説しました。
第2回となる今回は、Master Program導入から活用浸透までに必要な組織内での取り組みを、3つのステップに分けてお伝えします。
目次
Master Program導入の目的を共有する｜組織内の関係部署との情報共有を早期に
▲Master Programの効果的な活用へ向けた3ステップ
新しいツールを導入し、社内に浸透させていくためには、早い段階での関係部署との連携が必要不可欠です。Master Programでは、情報システム部門と人事部門などの連携が必要になることが多いでしょう。
Master Programは、 Google Workspace 活用力底上げをコンセプトに開発したeラーニングサービスのため、組織全体の活用を目指しています。Master Programがなぜ導入されたのか、何ができるのか、導入目的の共有は個人間の理解度や活用度の差を縮めて、スムーズな活用に繋がります。
Master Programのトライアル時、サービスの説明を受ける際には、打ち合わせに関係部署のメンバーも同席してもらうことで、導入目的が早期に共有され、導入にあたって各部門に課題があった場合もその場で整理しやすくなります。
効果的な社内周知のポイント｜まずはログインして1本視聴してもらう
まずは、メールやチャット、社内ポータル等で組織全体へMaster Programの導入をお知らせしましょう。社内説明会を開催するのもよいでしょう。
より効果的に周知するために、マニュアルの格納先や使用するタイミング、おすすめの記事/動画などの情報発信もおすすめです。
Master Programの動画は、1本3〜5分のため隙間時間でも視聴可能です。
まずはログインして、何か一つ動画を観ることでどのようなサービスかをイメージできるので、最初に見るべきおすすめの動画を3本ほど紹介するとよいでしょう。
研修等で活用する場合は、学習スケジュールを策定して提示することで、メンバーが迷うことなく動画視聴を進められます。
活用状況のモニタリング｜学習状況を把握して、問題がないかの確認を
▲Master Programの効果的な活用へ向けた3ステップ
ツールの導入後、導入の周知だけでは実際の活用頻度が分からないだけでなく、何かハードルがあった場合に、その問題を顕在化させることができません。
Master Programには、管理者向けの学習管理機能がついており、管理画面から組織の学習状況を確認できます。
活用状況をモニタリングする際は、誰が、いつ、管理画面を確認するのか、事前に決めて行いましょう。
導入直後のチェックポイント｜学習管理機能を活用する
初期設定はどれくらいの人数が済ませているか、各メンバーのログイン回数はどれくらいか、よく学習しているメンバーは誰か、よく見られている動画はどれかなど、組織内のメンバーがMaster Programに関心を持っているかどうかを判別するための指標を確認するのがおすすめです。
ログイン回数が少なかったり、視聴されている動画が増えていかないなどの場合は、おすすめの動画や新しくアップデートされた記事を定期的に発信するなど、働きかけを継続して工夫しましょう。
確認した情報を社内で共有｜定期的に振り返りの場を設ける
▲Master Programの効果的な活用へ向けた3ステップ
Master Programの活用状況は、導入を一緒に検討した関係部署が参加するミーティングなどで報告の機会を設け、課題感を共有するとよいでしょう。
導入から3ヵ月程度、Master Programの活用浸透をプロジェクト化し、月に1回程度、必要メンバーを招集して振り返りの機会を設けることをおすすめします。
Master Program浸透までのポイント
Master Programのマニュアルを利用者に展開しただけでは、組織全体に浸透させることは難しいです。特に導入初期は、定期的な情報発信が必要不可欠です。
トップダウンで活用を促すことも必要ですし、入社時に必ずアカウントを作成する、研修のカリキュラムに組み込む、対象者や受講期間を定める、などの運用ルールを策定するのも重要です。
また、策定したルールや運用が形骸化しないよう、目的や意義も丁寧に共有する必要があります。
せっかく導入したMaster Program。最大限に活用できるよう、導入後の働きかけを積極的に行い、よりスピーディーな浸透を目指しましょう。
次回予告｜Master Programの活用方法
次回は、Master Programの活用状況データから、どのような仮説を立てGoogle Workspace の利活用を全社で浸透させていくかについてお伝えします。
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第1回「【Google Workspace 活用推進】Master Programでできること～主な機能と期待できる変化～」
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