Master ProgramGoogle Workspace

コメント機能を使って共同作業を超加速!

株式会社ストリートスマート(以下、弊社)は、Google 認定パートナーとして、多くの企業様へ Google Workspace を活用したワークスタイル変革の支援を行っています。
この記事では、実際のトレーニングの内容を少しだけご紹介します。

これから Google Workspace を始める人も、既に使っている人にも役に立つトピックです。

「コメント機能」のフル活用でコミュニケーション速度をあげる!

Google ドライブは、ファイルを保存・共有するだけでなく、共同作業を円滑に進めるための機能も充実しています。その中でも特に便利なのが「コメント機能」です。
今回は、Google ドライブの「コメント機能」に焦点を当て、知っておくと便利な機能や使い方をご紹介します。

【1】 @メンションで、コメントをもっとスマートに!

Google Workspace を利用していても意外と知られていない機能が、メンションです。「@」を入力して担当者を選択するだけで、特定の人にコメントを通知することができます。

【@メンションを使うメリット】

  • 誰へのコメントか明確になる
    • – 複数人でやり取りする場合でも、誰に向けたコメントなのかがはっきりと分かります。
  • 迅速な対応ができる
    •  – メンションされた人はメールで通知を受け取れるので、すぐにコメントに気づくことができます。
  • コミュニケーションの効率化
    • -「ご確認お願いします」という連絡を別途送る必要がなくなり、スムーズな情報共有が可能です。

例えば、「自分宛てにメンションを飛ばして、タスクの備忘として自分のメールに通知させる。」という使い方もできます。メンションはコミュニケーション以外にも便利な活用方法があります。

【2】リアクションでコメントに反応!

コメントに対しての返信は文字だけでなく絵文字を使ってリアクションを返すことができます。リアクションを使うことで、コメントへの同意や共感を簡単に表現できます。

【3】コメントは履歴で一覧確認できる!

追加されたコメントは、すべて履歴として記録されます。過去のコメントを一覧として確認もできます。

【4】PDFにもコメントを残せる!

Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドだけでなく、Google ドライブに格納されているPDFファイルにも直接コメントを追加できます。上部の「+」ボタンからコメントの範囲を選択し、コメントを入力します。

コメント機能を活用するメリット

  • スムーズな情報共有
    • – ファイルの内容に関する質問や意見交換をスムーズに行えます。
  • 効率的な共同作業:
    • – 修正箇所や改善点を明確に共有することで、共同作業の効率化に繋がります。
  • コミュニケーションの活性化:
    • – リアクション機能を使うことで、メンバー間のコミュニケーションを活性化できます。
  • 作業履歴の記録
    • – コメント履歴は、誰がいつどのようなコメントを残したのかを記録として残せるため、後から振り返る際に役立ちます。

コメント機能はスムーズな情報共有・チームでの共同作業を効率化し、コミュニケーションを円滑にするために必要不可欠です。日常的に使うアプリだからこそ使いこなしてみましょう。

コメント運用に関してはこちらの記事で詳しくご紹介しております。気になるかたはぜひご確認ください。

▶▶「コメントしました!」への正しい対応は?返信と完了方法

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