株式会社ストリートスマート（以下、弊社）は、Google 認定パートナーとして、多くの企業様へ Google Workspace を活用したワークスタイル変革の支援を行っています。
この記事では、実際のトレーニングの内容を少しだけご紹介します。
これから Google Workspace を始める人も、既に使っている人にも役に立つトピックです。
Google ドキュメントでメールの下書きを作成しよう
Google ドキュメントは、文書作成や共同作業にとても便利なツールですが、「メールの下書き作成」にも活用できます。特に、複数人で文章チェックしながらメールを作成したい場合に便利です。
例えば「新入社員が顧客宛てに作成したメールを送信する前に、上司や先輩がチェックする」といった流れを Google ドキュメント上で完結することができます。
メール下書き機能の使い方
1. Google ドキュメントで「メールの下書き」を選択する
既存の Google ドキュメント上に「@」を入力し、表示されたメニューから「メールの下書き」を選択します。 もしくは、上部のメニューバーから「挿入」>「構成要素」>「メールの下書き」を選択します。
（新規ファイルの場合は「メールの下書き」というボタンが表示されているので、それを選択します。）
オススメは、会議の議事録の Google ドキュメント上でメールの下書きを作成すること。
議事録の内容を確認しながらメールの下書きを作成できるので便利です。
2. メール内容を入力する
表示されたメールの下書き欄に、宛先、件名、本文など、必要な情報を入力します。
3. 共同編集で内容をチェック
Google ドキュメントの共有機能を使えば、上司や先輩とメールの下書きを共同編集できます。 右上のアイコンから「提案」モードに切り替えれば、メールの添削もスムーズに行えます。
複数人で意見交換しながら、より質の高いメールを作成しましょう。
4. 「M」マークからメール送信する
作成したメールの下書きの左側に「M」マークが表示されます。
この「M」マークをクリックすると、宛先や件名が入った状態で Gmail がポップアップ表示されます。 わざわざ Gmail 画面に切り替えて、文章や宛先をコピペする必要もありません。 ポップアップされた Gmail の画面から、そのままメールを送信することができます。
Google ドキュメントの活用方法はメールの下書き機能以外にも！
Googleドキュメント の「メール下書き機能」を活用すれば、より効率的に、質の高いメールを作成することができます。
もちろんメールの作成以外にも、Google ドキュメント上からカレンダー招待をしたり、プロジェクト管理に役立つツールをクリック一つで簡単に作成することができます。
ぜひお手元の Google ドキュメントで試してみてください。
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