株式会社ストリートスマート（以下、弊社）は、Google 認定パートナーとして、多くの企業様へ、Google Workspace™ を活用したワークスタイル変革の支援を行っています。
この記事では、弊社が運営している Google Workspace の活用促進をサポートする eラーニングサービス「Master Program」の教材から、業務で役立つノウハウをご紹介します。
Google ドライブでできる「保管・共有」、「共同編集」とは？
Google ドライブの大きな特徴は、ファイルやデータを保管して共有する機能と、1つのファイルを同時に編集できる共同編集機能があることです。
本ページではそれぞれの機能についてご紹介します。
▼Google ドライブについての詳細はこちらの教材ページをご覧ください。
【はじめての Google ドライブ】Google ドライブを活用し始める方へのおすすめ
メンバーとの共有も簡単にできる！Google ドライブの保管・共有機能の特徴
❶大量のデータを安全に保管し、共有することができる
Google ドライブはクラウド上に非常に大きい保存領域を持っているため、デバイス内の重要なデータを保管することができます。
そのため、万が一デバイスが壊れた時のデータ消失や、盗難・紛失した時のデータの漏洩（※）に備えることができます。
※クラウド上で管理するため、盗難されたデバイスからのアクセスを制限してデータ漏洩を防ぐことができる
さらに、Google ドライブ上のデータは他のメンバーと共有することもできます。
共有されたメンバーは常に最新のバージョンを確認することができるため、ファイルを更新する度にメールで送るという作業がなくなります。
❷マイドライブと共有ドライブの違い
Google ドライブには2つの保存領域があります。
- マイドライブ
個人に与えられた保存領域です。メンバーと共有する際は、フォルダやファイルごとに共有設定を行うことができます。
- 共有ドライブ
組織が管理する保存領域です。共有が必要なメンバーをあらかじめ登録しておくことで、共有ドライブ上に保存したデータはメンバー全員に自動共有されます。登録されているメンバーは全員ファイルやフォルダにアクセスできるようになります。
※プランや設定によって、該当機能はご利用いただけない場合がございます。
ファイルを共同編集する
Google ドライブ内に作成・保管したデータは、メンバーと共有することで、リアルタイムに複数人で編集することができます。
共有されたデータには、メンション付きコメントを追加することもできます。
メンションとは、コメントを伝えたい相手を指定することです。
メンションを付けた相手には、コメントの内容が自動的にメールで通知されるため、コメントの見落としを防ぐことができます。
別途メールやチャットで内容を伝えるよりも、迅速でわかりやすいコミュニケーションをとることができるため、効率的に資料作成を進めることができます。
▼資料の共同作成を効率アップする便利な「提案モード」についてはこちらをご覧ください。
レビューに最適！Google ドキュメント™ でWordのように履歴を残す方法
Google ドライブ をさらに活用しよう！
eラーニング「Master Program」では、上記の他にも業務に役立つ Google ドライブの機能について解説した教材を用意しております。
- 【操作】同時編集できる Google ドキュメントの基本操作
- 【操作】Google ドライブ上でのファイル作成（ドキュメント／スプレッドシート／スライドについて）
- 【操作】コメント機能について
- 【操作】ファイルを検索する
「Master Program」で学べる Google ドライブに関する教材一覧はこちらからご確認ください。
※コンテンツの視聴は登録ユーザーのみ
■Google ドライブ のすべての機能
https://master-program.master-apps.jp/video/content/10
※Google Workspace 、Google ドライブ、および Google ドキュメントは、Google LLC の商標です。
ストリートスマートの Google Workspace 活用促進サービス
弊社では、Google Workspace の導入から定着までサポートできるよう、さまざまなサービスを提供しています。
利用登録ユーザー数30万人突破！「Master Program」
今日仕事に使えるTipsも、気になる新機能も、動画と記事で学べる Google Workspace の活用促進をサポートする教育プラットフォームです。
「今すぐ知りたい・しっかり学びたい」に応える教材ラインナップが揃っています。
▶▶https://www.master-apps.jp/service/master-program/
Google Workspace の導入・活用促進に関するご相談はストリートスマートへ
弊社は、2014年に日本初の Google トレーニングパートナーとして認定されました。お客様への支援実績と技術力を認定する Google Cloud Partner Advantage プログラムでは、2021年には Work Transformation（働き方の変革）分野のスペシャライゼーション認定を取得。3,000社以上の企業様への支援実績があります。
各種お申込み、ご相談等はお気軽にお問い合わせください。
〈弊社サービス一覧〉
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メールアドレス ：info@street-smart.co.jp
お問い合わせフォーム：https://www.master-apps.jp/contact/
Google Workspace 活用の実践コンテンツ
eBookダウンロード「【Google Workspace の効果的な活用へ向けた解説書】価値獲得のための 4 ステップとは」
Google Workspace の活用で得られる 4 つの価値と、獲得へ向けたステップとは？
この冊子は、私たちのこれまでの Google Workspace の効果的な利用をご支援してきた知見・ノウハウをまとめたものです。
組織・スタッフの生産性向上の使命をお持ちの方であれば、”そうだったのか！” とひざをたたいていただける内容もきっと含まれていると考えております。
ぜひ、お読みいただき、貴社での Google Workspace のさらなる効果的な利用に結びつけていただけましたら幸いです。
※社内利用以外の二次利用は禁止されたコンテンツです。
※本資料に記載されている弊社の商号（株式会社ストリートスマート）以外の商号は第三者の商号です。また、本資料に記載されているシステム名及びサービス名等、並びにシステムのアイコン及びユーザーインターフェースのスクリーンショット等に関する商標権及び著作権等の一切の権利は第三者に帰属しているため、原則として、当該第三者の許諾なく利用することはできません。
