活用コラム

【実践編】Google Workspace 「定着」フェーズで押さえるべき重要ポイント・陥りがちな事例を解説

Google Workspace(旧 G Suite)実践編として、前回は Google Workspace の「検討・導入」フェーズにおける押さえるべきポイントや、陥りがちな事例を解説いたしました。

今回は「定着」フェーズの解説です。
Google Workspace は導入したら終わりではなく、むしろ定着フェーズが非常に重要です。

ぜひご参考にしていただけますと幸いです。

 

▼Google Workspace が提供する「4つの価値」とは?
Google Workspace だからこそ実現できる協働的で生産性の高い働き方 ~効果的な活用で組織が獲得できる 4 つの価値とは? ~

 

▼「検討・導入」フェーズはこちらからご覧いただけます
【実践編】Google Workspace 「検討・導入」フェーズで押さえるべき重要ポイント・陥りがちな事例を解説

 

「定着」フェーズ、押さえるべき5つの重要ポイント

Google Workspace を導入したら終わり、ではありません。
設定したゴールに辿り着き、Google Workspace を単なるツールではなく“生産性を高める武器”にするためには、導入後の「定着」フェーズが重要です。ここでは、弊社が支援させていただいたクライアント様の事例と共に、「定着」フェーズにおける押さえるべき重要ポイント5つを解説します。

 

重要ポイント 1:導入してからが始まり。プロジェクトを継続し、世の中や働き方の変化に対応する

まず重要なのが、プロジェクトを継続することです。Google Workspace を導入する際に、プロジェクトを発足し力を入れる企業が多いですが、導入完了後はプロジェクトを解散するケースも見られます。

しかし、「検討・導入」フェーズで設定したゴールに辿り着くためには、現状とのギャップを埋める活動を継続していく必要があります。Google Workspace を効果的に活用し続けていくことで「4つの価値」が得られ、Google Workspace が会社の資産となっていきます。

加えて、世の中や働き方も変化していくため、その変化に柔軟に対応していく必要があります。

 

▼4つの価値とは
 ①高い生産性
 ②革新性
 ③協調性
 ④優秀な人材の獲得と保持
詳しくはこちら

【クライアント様 事例】

食品メーカー企業様:
コロナ禍になる前から Google Workspace を導入しており、導入時には地方の工場へも弊社が研修させていただくなど、本社と各工場で活用されていました。しかし、コロナ禍により本社から工場へ出張できなくなったため、Google Meet を活用して工場と繋ぎオンラインで商品開発を進める働き方へ移行。世の中の変化に Google Workspace を活用して柔軟に対応することで、企業活動に大きな影響なく、結果として働き方の選択肢を増やすことができました。

 

重要ポイント 2:「定着」フェーズを担う責任部署を決める

Google Workspace 導入のタイミングでは、主に情報システム部が中心となり検討しますが、導入後の「定着」フェーズは各部門にお任せし、会社全体としての旗振り役が不在となりがちです。

すると、従来の慣れているやり方やツールに戻ってしまい、せっかくの導入が水の泡となってしまいます。

「定着」フェーズでは、社内に浸透させ活用していくだけでなく、業務プロセスや働き方も変えていく重要なフェーズです。働き方改革を推進している部署やDX部門など、「定着」フェーズの責任部署を決めることが重要です。

【クライアント様 事例】

インフラ系企業様:
社内で業務改善プロジェクトがあったため、このプロジェクトが Google Workspace の旗振り役も務めることに。「Google Workspace での改善」という項目を追加し、改善コンテストで表彰されると部門のメンバーで懇親会ができるほどの表彰金がもらえる仕組みを作られました。これにより、Google Workspace の活用と業務改善に対する継続した働きかけを醸成することができました。

 

重要ポイント 3:Google Workspace のアップデートに対するフォローアップをする

3つ目は、Google Workspace の機能のアップデートに対し、継続的なフォローアップや教育をすることです。

Google Workspace は頻繁にアップデートが行われ、どんどん便利になっていきますが、社内のユーザーがアップデート情報をキャッチアップできていないことが多々あります。せっかく Google ならではの革新的な機能がアップデートにより追加されても、その情報を得ることなく活かせないまま、といった宝の持ち腐れ状態になってしまいます。

アップデートや Google Workspace に関するTipsを社内周知するだけでなく、スキルアップ研修を開催するなど、継続したフォローアップや教育が重要です。

【クライアント様 事例】

ヘルスケア企業様:
IT部門の担当者様が、定期的にアップデート情報を Currents で共有。また、Currents のコミュニティでは、便利な使い方などのノウハウを社員同士で共有しています。継続した教育や情報共有により、社内のキャッチアップだけでなく、アップデートに対する期待やより効果的な活用法が生まれています。

 

重要ポイント 4:新卒中途入社のメンバーにも教育する

4つ目が、新卒中途入社のメンバーにもしっかりと教育することです。

導入時に在籍していたメンバーには操作方法やマインドセットの研修を行っても、導入後に入社したメンバーは配属先に任せてしまう、となりがちです。入社時のオンボーディングの一種として、Google Workspace に関する研修を組み込むこともおすすめです。

 

重要ポイント 5:“全員”が使いこなせないと意味がありません

最後にお伝えしておきたいのが、全員が使いこなせないと意味がない、ということです。

Google Workspace はチームで働くための革新的なツールであり、協働的に生産性高く仕事ができる仕掛けがたくさん組み込まれています。つまり、全員が使いこなせてこそ Google Workspace の力を最大限活用できる、ということです。

一部の部門やメンバーだけが使いこなしていては不十分です。今一度、社内のメンバー全員が使いこなせないと意味がない、ということをご認識ください。

 

以上が、「定着」フェーズで押さえておくべき重要ポイント5つです。前回の「検討・導入」フェーズでも触れましたが、ユーザーへの教育は非常に重要です。

・導入時の教育(操作方法・根本のマインドセット etc…)
・定着時の継続した教育(アップデート情報・活用Tips・入社メンバー etc…)

をしっかり押さえていただけたらと思います。

 

「定着」フェーズで陥りやすい事例とは?

ここでは、「定着」フェーズで陥りがちなあるある事例を解説していきます。

 

あるある 1:「そもそも使えていません・・・」

弊社にご相談いただく中で一番多いケースが、導入して数年経っても使えていないというパターンです。

主な原因は、方針・計画の策定だけでなく、 Google Workspace を活用した実現したい働き方をメンバーに理解してもらうことやユーザー教育などをせずに導入してしまったこと。また、導入後のフォローアップを担う責任部署の不在により、導入して終わり、となっているためです。

使えていないというのは、コスト面だけでなく効率的な働き方を得る機会損失という面でも、組織として大きな損失です。また、後になってから活用しよう!というアクションをしても、全社のモチベーションを上げるのは容易ではありません。

 

あるある 2 :「メールとカレンダーしか使ってません・・・」

2つ目は、一部のアプリケーションしか活用できていないケースです。

他にも、Google Workspace 以外のツールも併用している場合、ツールの使い分けのルールが定められていないため、「今回のビデオ会議はどれを使うの?」など、ユーザーが混乱しているケースも見受けられます。

併用を継続する場合は、使い分けのルールを設定することをおすすめします。もしくは Google Workspace に一本化することも手段のひとつです。それによりコスト削減だけでなく、使い分けに対する混乱も防ぐことができ、業務の効率化にも繋がります。

 

あるある 3 :せっかく導入したのに、働き方が昔のまま

Google Workspace を導入するということは、従来の働き方から変わるということです。しかし、昔の働き方のまま変わっていないケースがあります。

本来であれば、ファイルはリンクを共有することで最新版を確認してもらえるのを、メールにファイルを添付して何度も送りあったり、必要なデータは検索すれば一発で見つけられるのを、フォルダへの仕分けに時間を費やしたり、上司が「あの資料どこだっけ?メールで送って」と言ったり…。これでは仕事の効率化になりません。

他にも、若手のメンバーは実現したい働き方に向かっていても、上司や部長クラスが自分が分からないから従来のツールや手段を要求するといった、効率的な働き方を阻害しているパターンも多々あります。

また、せっかくリモートワークを導入しても、チャットで済むコミュニケーションを電話をかけて相手の時間を奪ってしまうなども見受けられます。新しい働き方を提示し、改善していきましょう。

【クライアント様 事例】

飲食チェーン企業様:
数十年慣れた働き方をしている部長やマネジメント層の皆様にとって、新しいグループウェアを使うことや、新しい働き方に変革することは容易ではありません。しかし、部長クラスがそれらを使えないと必然と部下たちは従来の働き方に留まってしまいます。
クライアント企業の部長様より「部下の前でわからないと言いづらい」というお声をいただき、部長だけを集めた研修を開催。操作方法だけでなく働き方へのマインドセットもさせていただきご好評をいただきました。

 

あるある 4:使えている人と使えていない人の差が大きい

使いこなしている人と、そうでない人の差がどんどん開いているケースです。

これは個人単位だけでなく、部門単位での活用の差も広がっていることがあります。Google Workspace の効果を理解している部門では、利用を促進させるよう業務プロセスにどんどん Google Workspace を取り込んでいく一方で、他の部門からの連絡はメールに資料が添付されて送られる、というような状態が生じています。

こういった部門間の活用の差は、社内全体や新入社員の混乱に繋がっている場合があります。

 

Google Workspace の定着は、情報共有と教育の習慣化が鍵

今回は実践編として、Google Workspace を定着させる段階での重要ポイントと、陥りがちな事例を解説しました。

Google Workspace に終わりなし。Google Workspace の恩恵を最大限受け続けるためには、社内へのアップデート情報や活用方法のシェアだけでなく、教育やフォローアップなどを習慣化することが必須です。そのために、プロジェクトの継続を担う責任部署も必ず決めていただけたらと思います。

Google Workspace は、貴社にとって大きな財産となります。今回の記事が少しでもお役に立てましたら幸いです。

 

▼Google Workspace が提供する「4つの価値」とは?
Google Workspace だからこそ実現できる協働的で生産性の高い働き方 ~効果的な活用で組織が獲得できる 4 つの価値とは? ~

 

▼「検討・導入」フェーズはこちらからご覧いただけます
【実践編】Google Workspace 「検討・導入」フェーズで押さえるべき重要ポイント・陥りがちな事例を解説

 

Google Workspace を効果的に活用できる組織となるためのヒントをご覧ください

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。

最後に、さらに実践的に「Google Workspace を活用した働き方の変革」に取り組みたい担当者様に向けて、2つのコンテンツをご用意しました。

私たちストリートスマートは、これまで多くの企業様の働き方の変革を Google Workspace によってご支援させていただきました。そのノウハウをこのコンテンツには凝縮しております。なお、どちらも無料でご利用いただけます。

多くの企業様の組織変革のお役にたてましたら幸いです。

 

 

Google Workspace 活用の実践コンテンツ

eBookダウンロード「【Google Workspace の効果的な活用へ向けた解説書】価値獲得のための 4 ステップとは」

Google Workspace の活用で得られる 4 つの価値と、獲得へ向けたステップとは?

この冊子は、私たちのこれまでの Google Workspace の効果的な利用をご支援してきた知見・ノウハウをまとめたものです。
組織・スタッフの生産性向上の使命をお持ちの方であれば、”そうだったのか!” とひざをたたいていただける内容もきっと含まれていると考えております。

ぜひ、お読みいただき、貴社での Google Workspace のさらなる効果的な利用に結びつけていただけましたら幸いです。

 

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Google Workspace(旧:G Suite)の導入・活用促進に関するご相談はストリートスマートへ

当サイトを運営する株式会社ストリートスマートは、2014年に日本初の Google トレーニングパートナーとして認定され、Google Workspace を活用したワークスタイル変革の支援に関して Google から4度の表彰を受け、2,500社以上の企業様への支援実績があります。

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▼支援事例
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東京書籍株式会社 様
タイヘイ株式会社 様
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