企業レポート

【Google Workspace(旧 G Suite)導入支援事例】東京書籍株式会社 様

ストリートスマートは、「ひとりひとりが活躍し、仕事を歓びに変えられる人を1人でも多く増やす」というミッションを掲げ、企業のクラウドツール導入や活用促進の支援をさせていただいています。今回は、2017年秋に Google Workspace(旧 G Suite) を導入され、システム環境の構築から研修などを通して支援させていただいていた東京書籍株式会社様へインタビューを行い、Google Workspace の導入から現在まで、活用を促進するために実施した施策や、その成果をお伺いしました。是非ご覧ください。

 

東京書籍株式会社様のご紹介

1909(明治42)年の創業以来、「教科書」事業を柱として成長。学校教育の主たる教材である教科書を制作・発行し、常に「より良い教科書づくり」を実践。この精神は企業理念として「教育と文化を通じて人づくり」となっており、現在も社員一人ひとりに脈々と受け継がれています。

<本社>
 〒114-8524
 東京都北区堀船 2-17-1

コーポレートサイト
 https://www.tokyo-shoseki.co.jp/

 

今回は、Google Workspace 導入時の責任者である新井様、導入から現在も運用と活用推進をリードされている情報システム部の中鉢様と濱村様にお話を伺いました。

<プロフィール>
 総務部長 / 新井 隆之 氏
 情報システム部 部長 / 中鉢 浩 氏
 情報システム部 ITインフラ管理チーム 係長 / 濱村 英治 氏

 

ワークライフバランスのとれた、より効率的な働き方を目指す働き方改革を推進

ーGoogle Workspace(旧 G Suite)を導入された経緯を教えてください。

新井氏:ワークライフバランスのとれた、より効率的な働き方を目指す働き方改革を推進したいという思いがありました。また、営業部門からは外出先から社内に連絡し、情報を共有する手段を強化して欲しいという声が多くあり、社内で委員会を立ち上げグループウェアの導入を検討していきました。

 

ーそれまでは他のグループウェアを使用されていたのでしょうか?

新井氏:以前利用していたグループウェアはクラウドではなく端末に依存するものだったので、パソコン自体を持ち歩かないとといけないなど、シームレスに利用できませんでした。

 

ーパソコンは持ち出せるようにされていたのですか?

新井氏:はい。暗号化したパソコンとガラケーを社外で利用できるようにしていましたが、より柔軟に情報共有したいという声が出ていました。営業は出張に行くと1週間は会社に戻ってこられない場合もあるのですが、営業の社員全員が社内の情報をリアルタイムに共有する手段が十分ではなく、リアルタイムの社内情報の共有が未整備の状況でした。

 

(総務部長 / 新井 隆之 氏)

 

ーグループウェアを活用した働き方改革では、どのような効果を狙っていたのでしょうか。

新井氏:大きく3つの効果を狙っていました。

  1. 業務の見える化
    データを共有化し、お客様のお問い合わせ内容や社内の情報が集約されている掲示板に社外からアクセスできるようにすることで、社員間の情報共有を活性化。

  2. 働き方の柔軟化
    個人で保有する端末を複数かつシームレス化し、端末に依存しないアプリへ移行することでどこでも働ける環境に。

  3. 業務のIT化による効率化
    ワークフローなどをシステム化することで業務を効率化。

 

ー働き方改革を進める上で、数あるグループウェアの中から Google Workspace を採択した理由は何だったのでしょうか?

新井氏:最終的に端末を選ばずシームレスに仕事をしていきたい、というゴールがあったので、完全にクラウド化されているというのが決め手でした。今回の働き方改革を進める上で、「働くスタイルに変革をもたらす」というコンセプトで設計されている Google Workspace は、我々の働き方改革に対する要望にかなり応えていただけるグループウェアで、最適解と判断しました。

その他にも、Google ドライブの容量制限がないことや、価格のバランスが非常に良かったこと、サービスの将来性も高いと判断したことから、長く利用し続けることが可能なグループウェアであると判断しました。

 

Google Workspace の導入で働き方改革が促進

ーGoogle Workspace を導入されて、働き方改革は促進されましたか?

新井氏:はい。『業務の見える化』に関しては、外出先からも Google ドライブ上でデータや書類が閲覧できたり、社内掲示板も確認できるので、リアルタイムに社内の情報をキャッチアップしてもらえるようになり、情報の共有化が活性化しています。

『働き方の柔軟化』に関しては、Google Workspace はパソコンやスマートフォンなど端末を選ばないので、特に営業部門は出張先から Google Meet(以下、Meet)で会議に参加できたり、他の仕事も進めたりすることができるため、場所を選ばず業務を進めることができるようになりました

『業務のIT化による効率化』も、今では一つのファイルで随時共同編集していくのは当たり前の光景になり、わざわざ集まってデータのやりとりをしなくてもリライト作業ができるなど、業務の効率化を実感しています。

 

ーその他に Google Workspace を導入することでの効果や利点は感じていますか。

新井氏:とても使いやすいグループウェアで、働き方改革が大きく進展しました。

濱村氏:今までは暗号化されたパソコンを使用していたので、パソコン自体の破損は業務に大きな支障が出る状況でした。しかし、Google Workspace は完全クラウド型なので、外部からの攻撃やパソコンの故障など、さまざまなリスクに即座に対応が可能です。また、常に最新版がアップデートされているため、こちらでアップデートをする必要もなく、便利な機能が自動で追加されていくのも素晴らしいです。

 

(情報システム部 ITインフラ管理チーム 係長 / 濱村 英治 氏)

 

環境をつくることで活用を推進

ーGoogle Workspace を推進するために実施した施策があれば教えてください。

濱村氏:ストリートスマート様に全員参加の Google Workspace 導入研修会を行っていただきました。やはり、今までのツールがいいという意見や、慣れているものを変える必要性は何なのか?という意見がある中で、「どういう部分が便利になるのか」ということを中心にお話しいただき「使ってみよう!」と思わせる研修内容が素晴らしかったです。研修でツール自体の考え方や、これだけ便利になるんだというメリットを納得してもらってから使用しはじめると、徐々に「便利になった」という意見を多くいただくようになりました。

その後も、各部門から研修会を開いてほしいという要望に対して、社内で10名程度の小規模研修会を行ったり、Google Workspace で新機能が導入された際には全社にアナウンスして利便性の向上を図るなどを行ってきました。

 

ー研修会以外にもございますか?

濱村氏:理解してから使いだすのではなく、まず Google Workspace を触ってもらう環境をつくることで、それをきっかけに活用しだしてもらう、という方法を行っていました。

 

地方在住や出張が不利にならない働き方へ

ー具体的に業務のどのような場面で Google Workspace を活用されているのでしょうか。

中鉢氏:一番最初に編集部門で活用しはじめたのですが、編集委員会は複数の編集委員が東京の会議室に集まって行うので、それぞれのスケジュールを調整するだけでも容易ではありませんでした。

現在は、スケジュールの設定を Google カレンダーと Google フォームを使って行い、直接来れない編集委員は Meet で参加していただき、Google ドキュメントでレジュメを共有しています。8名程の小規模な会議から、50名近くの会議まで行っています。

 

ーGoogle Workspace を活用した会議になって、編集委員からのお声はいかがですか?

中鉢氏:特に地方の編集委員は喜んでくださっています。地方での会議はどうしても少なく、東京へ来ていただくにも時間がかかるので、Meet のおかげで会議に参加する機会が増えて喜んでいただいていますし、ご参加いただくことで会議自体の質も向上しています。

(Google カレンダーで先生方とのスケジュール調整が簡単に)

 

ー素晴らしいです。その他の部署ではいかがですか?

濱村氏:営業部門で言うと、今までは出張先でお客様からご質問を受けると、編集部に確認して後日回答するというタイムラグがあったのですが、今はその場でお客様と編集部を Meet で繋いで回答できるので、業務の効率化になっています。

その他にも、都道府県や地区に関する情報は Google スプレッドシートなどで、それぞれが得た情報を入力して一つにまとめているので、それさえ見れば初めての場所でもわかるような工夫がされています。

 

(情報システム部 部長 / 中鉢 浩 氏)

 

守るシステムから、活用するシステムへ

ーシステムを導入して管理者目線としてはいかがですか?

濱村氏:今までの情報システムは、導入時に作ったシステムを「いかに安定して運用するか」の “守り“ がメインで、社員からは不具合の連絡が主でした。しかし Google Workspace は常にアップデートされているため、「新しい機能はないか」「こういうことはできないか」など、“活用” がメインのポジティブな連絡が増えたように感じます。

 

ー社員の皆様の意識が“活用する”に変化していることが素晴らしいですね。コロナ禍による仕事への支障はありませんでしたか?

中鉢氏:緊急事態宣言が2020年4月初旬に発令されるかもしれないとなり、3月下旬に250台ほどの Chromebook を急遽調達していただきました。他のパソコンに比べ、データ移行やネットワーク設定がほぼ不要で、ログインするだけで利用開始できる端末なので、1日で200台のキッティングを2人で行い、全社のテレワーク環境を速やかに構築することができました。

 

ー1日で200台のキッティングをたった2人で行うなんてすごいです。

中鉢氏:緊急事態宣言が発令された4月7日までには9割を配り終えており、業務への支障は出ませんでした。これは Google Workspace が入っていなかったらできなかったことです
また、テレワークで Meet による会議が浸透し、より大規模な社内研修会などでも利用されています。VPN接続では遅延や回線速度が問題となるケースが多いのですが、Chromebook では安定して運用できています。

 

(大規模な社内研修会にも Google Meet を活用)

 

導入から3年、より高度な活用を積極的に生み出していきたい

ー今後の展望はありますか?

中鉢氏:導入から3年が経ち、積極的に活用している人と、普通に使っている人の差が出ているかなと感じています。もちろん普通の使い方でも充分なのですが、Google Workspace はどんどん便利な機能が増え、アイデア次第で色々な活用法が生み出せるため、普通の使い方だけでは少しもったいないかなと思っています。

ですので、「こういう使い方したいけど何かない?」を一緒に考え、より高度な活用法を生み出していきたいですね。

濱村氏:編集・営業それぞれの部門でさまざまな使い方が生まれており、情報システム部には情報が入ってきているのですが、その情報が部門間を超えられていないので、良い機能や楽しい機能は積極的にどんどん発信してきたいと思っています。