ストリートスマートは、「ひとりひとりが活躍し、仕事を歓びに変えられる人を1人でも多く増やす」というミッションを掲げ、企業のクラウドツール導入や活用促進の支援をさせていただいています。今回は、2020年7月に Google Workspace（旧 G Suite） を導入され、システム環境の構築から研修などを通して支援させていただいているタイヘイ株式会社へインタビューを行い、Google Workspace の導入から現在まで、活用を促進するために実施した施策や、その成果をお伺いしました。是非ご覧ください。
目次
タイヘイ株式会社のご紹介
1880年（明治13年）創業。「ファミリーライフサポーター」をカンパニーテーマに掲げ、今よりもっとトータルに暮らしに役立つ企業を目指し、醤油の製造販売を中心として福祉施設への食材の提供、スーパーやコンビニエンスストアなど量販店へのカット野菜・キット商品の製造、また印刷事業や融資などの金融事業を行っています。
今回は、Google Workspace の活用推進をリードされている情報システム部の皆様をはじめ、Google Workspace を活用されている総務部、業務部、食材事業部の方にもご参加いただきお話を伺いました。
＜プロフィール＞
総務部 部長 / 河野 利之 氏
総務部 情報システム部 部長 / 金子 哲 氏
総務部 情報システム部 / 元上 千夏 氏
業務部 業務一課 係長 / 小林 嵩平 氏
関連総務部 / 髙井 幹子 氏
総務部 人事採用センター 主任 / 鈴木 琴音 氏
総務部 食材東日本担当 / 井田 光咲 氏
製品・支援・コスト、全ての面で導入障壁の低い Google Workspace（旧 G Suite） の導入へ
ー2020年1月から半年間の準備期間を経て、7月から本格的に Google Workspace（旧 G Suite Business、以下 Google Workspace ）を導入されていますが、導入された経緯を教えてください。
金子氏：弊社は元々、共通のグループウェアを使用しておりませんでした。そんな中、下記4点の課題からグループウェアの導入を考え始めました。
- メールサーバ容量不足
受信ボックスが一杯になりそうになったらメールを消去するなど、業務としても非効率な状態。さらにメールデータはPCに保存されていたため、PCを変える際にメールも引っ越さないといけないという管理も手間であった。 - 共有ファイルサーバ容量不足
いくら容量を増やしても容量が足りなくなり、フォルダが開かないなど業務に支障が出ていた。 - FAX（紙）・電話文化からの効率化
FAXと電話でやりとりをする文化を脱却することで、関連会社や社内の情報共有などの業務を効率化させたい。 - フリー（無料）のグループウェアからの移行
本部ビルのメンバー約100名でフリーのグループウェアを使っていたが、セキュリティ面で安全なグループウェアが必要だと考えていた。
ー共通のグループウェアが何もない状態から、グループ会社も含め約2000IDを一気に導入されたということですが、Google Workspace に決めたポイントはございますか？
金子氏：操作方法がシンプルかつ、Gmail や Google カレンダーなどの Google 製品は個人的に利用したことがある人も多かったので、全国に拠点が多く、ITに慣れていない弊社でも導入が可能であると思いました。
また、導入支援をしてくださるということだったので、導入作業の負担も軽減できると思いました。
ー製品面でも支援面でも、導入に対する障壁が低いと思われたということですね。
金子氏：はい。それだけでなく、他の製品と比較した際に Google Workspace はネットワークにあまり負荷がかからず、インフラ環境をそれ専用にグレードアップする必要がなかったというコスト面でも決め手になりました。
プラスして、先ほどの4点の課題も一気に解決できそうだと思いました。
FAX・電話文化から Google Workspace フル活用へ舵きり
ーFAXと電話でのやりとりがメインだったということですが、それによってどういった課題がありましたか？
河野氏：弊社は多角経営を行っておりますが、各事業部間での情報共有が得意ではありませんでした。そもそも事業所にいる現場のスタッフは、個人のメールアドレスを持っておりませんでしたし、連絡網も責任者にメールを送り、責任者が部下に伝えるという中間地点を挟む非効率さがありました。
小林氏：商品開発では営業所の意見を吸い上げたつもりでも、いざ商品を発売すると全国的には需要がなかったなど、意見を拾いきれていませんでした。
井田氏：総務部では、例えば夏の制服の必要枚数も、全国80拠点ある営業所から、一気にFAXをもらっていたんです。それを一枚一枚集計して、まだ届いていない営業所を見つけ、電話で催促して、やっと発注する、というような流れでした。その他の集計業務も、全国からFAXでもらったものを表に入力していたので、時間もかかっていましたね。
ーGoogle Workspace 導入後、それぞれの場面でどのアプリケーションを活用されているのでしょうか？
河野氏：連絡手段でいうと、Gmail です。現場スタッフも個人メールを持つようになったので、責任者を通しての連絡網ではなく、伝えたい人にダイレクトに伝えられるようになりました。
小林氏：現場からのクレームや、お客様からのご要望などの情報共有は Google フォームを活用しています。Google フォームに記入されたご要望は、所属長や栄養士もリアルタイムで確認できるようにしています。
井田氏：集計などは Google スプレッドシートを活用することで簡易化されました。共同編集機能を使って各営業所に入力してもらうことで、まだ入力していない営業所が一目瞭然でわかりますし、今までは総務と各営業所の一対一のやりとりだけだったのが、スプレッドシート上で他の営業所の情報も見れるので、営業所間の情報共有にもなっています。
仕事を効率化することは仕事の深化と質の向上に繋がる
ー導入によりどういった成果を実感されていますか？
金子氏：Google Meet（以下、Meet）での会議や打合せが増えたことで、経費削減（交通費・会議資料などの紙代）がかなりできています。他にも、Google Workspace で効率化し生まれた時間をより細かい仕事に充てることができているため、仕事の質が向上しています。
小林氏：Google フォームによって報告業務の効率が上がり、商品に対する情報を取りこぼさずに集約できています。また、傾向や改善点が目に見えて分かりやすくなり、改善までの時間も短くなりました。他にも、今まではどうしても売上が高い営業所の意見を取り入れがちでしたが、現在は平等に意見を吸い上げることができています。これは結果として、お客様により満足していただける商品開発や改善に繋がっています。
また、クレームの過去事例が蓄積されていくことで、どの業者のクレームが多いかなどの統計が取れたり、過去の対応策を元に策をすぐに講じれる利点もあります。
新卒会社説明会は Google Meet で参加者2倍、全国の学生を対象とした採用を実現
ーその他に導入したことでの成果はありましたか？
鈴木氏：はい、採用の面で新たな活用法と成果が生まれました。
ー採用ですか？
鈴木氏：新型コロナウイルスによりオンラインの対応が必然となった背景から、会社説明会や面接などで Meet を使用したんです。今まで会社説明会は東京のみで行っていたので、1回あたり50名までが限界でした。しかし、オンライン開催にしたことで参加人数は今までの倍以上の120名に増加しました。
ー今までの倍以上の参加数とはすごいですね。
鈴木氏：はい。Meet だと「まずは聞いてみよう」という手軽さがあって学生も参加しやすかったのかなと思います。課題であった地方学生への対応も簡単にできるようになり、全国の学生を対象とした採用が実現できたことは Google Workspace を導入したからこその効果であり、新たな活用法でした。
ー素晴らしいですね。説明会や面接以外でも活用されたのですか？
鈴木氏：はい。座談会も今までは本部開催だったのを、各事業部を Meet で繋いで行いました。これに関しても、思っていたよりもいいことばかりで驚きました。
これまでは、本部で話をするので実際の現場のイメージがつかなかったり、参加できるメンバーが限られていたので、他の職種についての質問に答えられなかったりと課題も多くありました。それが、今回はそれぞれの現場から Meet を繋いでもらったので、1つの事業部で複数人参加したり、工場の商品サンプルを Meet を通して見せることができたりと、学生にとって働く現場や会社の雰囲気がイメージしやすかったようです。
ー開催にあたって工夫したことはあったのでしょうか。
鈴木氏：私服参加で途中入退出もOKにしました。そうすることで、学校がある日でも、授業の合間に参加している学生もいました。他にも、質問はチャットからするというルールを設けたので、質問がしやすかったようで質疑応答が活発になりました。
開催後アンケートも Google フォームで簡単に意見が聞けるので、これからももっと採用場面で活用していきたいなと思っています。
「楽しく」という付加価値をつけることで社内浸透を活性化
ーFAXや電話文化から切り替えてまだ数ヶ月しか経っていないとは思えないほど、多方面で Google Workspace を活用されている印象なのですが、浸透させるために何か施策を実施されたのでしょうか？
元上氏：「新しいことを学ぶ」というのは、日常業務もある中でとても億劫なものです。ですので、Google Workspace の導入を単なる “仕事の効率化” や “新しいことを学ぶ” ではなく、そこに「楽しく」という付加価値を付けたいと思いました。そこで行ったのが『いいね！選手権』です。
ーいいですね！選手権ですか？
元上氏：はい。Google チャット内に「こういうことをしてみた！」「こんなことできるよ！」というのを、自由にスレッドを立ててもらえるようにして、それに対しみんなからの『いいね！』が集まるような仕組みです。
どうしても新システム導入時は、システム部門からの一方通行になりがちなので、それぞれが自主的に使用し、発見し、共有し合う「楽しく学ぶ」空気を作れたらと考えました。おかげで若い人を中心に、色々な活用案や機能を見つけ、発信してもらうことができ、部署を超えた社内コミュニケーションもできました。
ー“やらされる”でなく“楽しく自発的”な仕組みをつくられたとは素敵です。鈴木さんはいいね！選手権の優勝者だとお伺いしましたが、具体的にどのようなことを発信されたのですか？
鈴木氏：こういう発見があったよ！を誰よりも多く発見して発信しました。例えば、パソコンに付箋を貼ってToDo管理をしている人が多いのですが、それを Google Keep でできるよ！とか、共同編集に招待したら同じToDoをそのメンバーで管理できるよ！など、いろんなことを自ら見つけては発信していきました。
サポートなくして今はない。迅速かつ丁寧なサポートに感謝
ー弊社のサポートやフォロー体制はいかがでしたか。
金子氏：ストリートスマート様のエンジニアの方には大変お世話になりました。元々、さまざまなメールアプリを各々が使用していた状態から、Google Workspace の導入にあたり Gmail のみに統一しました。ですので、移行作業自体も大変ですが、想定されるトラブルや対応策の把握が大変困難であり、各グループ企業別でも対応策が異なっていたので、その都度たくさんの質問をさせていただきました。
その度に、迅速かつ丁寧な返答を頂けたことが何より助かりました。なかには夜遅くに対応していただいた時もあり、本当にご迷惑をおかけしたと感じると共に、あんなに丁寧なサポートをしてくださらなかったら、今頃テレワークも Google Workspace の導入そのものもできなかったと思っているので、ストリートスマート様には感謝しかありません。
全員が使いこなし、全グループ会社へ導入をしたい
ー今後の展望や課題などはございますか？
髙井氏：各法人の代表総務と関連総務部が出席する「関連総務会」というのを、今までは東と西で分けて開催していたのですが、Meet を使ったら分ける必要がないよね、となり、今度は東西関係なくシャッフルして半分に分けて開催する予定なんです。
河野氏：そういった今までは疑いもなく行っていたことに対し、Google Workspace を活用することで新しい化学反応を生んでいけたらなと思っています。まずは、全員が Google Workspace を使いこなし、ゆくゆくはクループ会社全てに導入をしていきたいです。
