企業レポート

【G Suite 導入支援事例】ハナマルキ株式会社 様

ストリートスマートは、「ひとりひとりが活躍し、仕事を歓びに変えられる人を1人でも多く増やす」というミッションを掲げ、企業のクラウドツール導入や活用促進の支援をさせていただいています。
今回は、2019年8月に G Suite を導入され、研修などを通して支援させていただいているハナマルキ株式会社様へインタビューを行い、G Suite の導入から現在まで、活用を促進するために実施した施策や、その成果をお伺いしました。是非ご覧ください。

 

ハナマルキ株式会社様のご紹介

1918年の創業以来、日本の伝統食である味噌を製造、販売する味噌・醸造製品メーカー。
「液体塩こうじ」や「透きとおった甘酒」など、独自商品の開発にも積極的にチャレンジ。
現在はグローバル展開を加速させており、タイに新工場を建設、欧米や中国への拡売にも力を入れている。

<本社事務所>
 〒103-8205
 東京都中央区日本橋茅場町2-15-4

コーポレートサイト
 https://www.hanamaruki.co.jp/

 

今回は、G Suite の活用推進をリードされている情報管理部の森様と、G Suite に関する委員会に所属されている商品企画部の國吉様にお話を伺いました。

<プロフィール>
情報管理部
電算課長
森 香織 氏

商品企画部 商品企画室 兼
マーケティング部 こだわり事業室
係長
國吉 優子 氏

 

理想的なICT環境の実現を目指し、2019年に G Suite を導入。

ー2019年8月に G Suite Enterprise を導入されていますが、導入の経緯を教えてください。

森氏:G Suite の導入前は別のツールを活用していましたが、業務において主に下記4点の課題がありました。

  1. デバイス間でのメールの同期
    外出先からもスマートフォンでメールを確認したいが、
    PCとモバイルで同期ができず、履歴が残らない
  2. データ容量の圧迫
    商品写真を撮影することが多いが、ファイルサイズが大きく
    ローカルの容量を圧迫している
  3. セキュリティ面のリスク
    ノートPC内データの紛失・破損のリスクがある
  4. 紙文化
    紙ベースの業務が慣例化しており、申請処理に手間と時間がかかる

上記の課題を解決するため、数社のツールを比較検討し、主にバージョンアップの手間がかからないこと、ユーザービリティの良さ、セキュリティの安全性から、G Suite を選定しました。

社内で G Suite の導入をリードした 情報管理部 電算課長  森香織氏

 

G Suite のガイド役となる委員会を設置。全社員へ向けた研修も。

ー社内で G Suite を浸透させるために、工夫したことを教えてください。

森氏:「業務改革を目的とした G Suite 推進委員会」を設置し、G Suite 活用へのガイド役となるメンバーを集めました。取締役3名、私が所属している情報管理部から3名、加えて全国の支店・営業所・工場に所属している社員も召集し、21名のメンバーで構成しています。委員長は私が務めており、國吉も委員会のメンバーです。

 

ー委員会ではどのような活動を行っているのでしょうか。

國吉氏:発足当初は Google 社のオフィスへ訪問し、フリーアドレスなど Google 社が実現している働き方を学ばせていただきました。その後は、例えばテレビ会議システムである Google Meet の機能を学び『自分たちの部署でどう使えるか』を考えディスカッションするなど、2ヶ月に1回の頻度で活動を行っています。

その他、G Suite に関する社員からの質問は、同じ部署の委員会メンバーにて対応するようにし、解決しない場合のみ情報管理部へ問い合わせすることを徹底しました。よくある質問はスプレッドシートにまとめるなど、効率化への取り組みも行いました。

「業務改革を目的とした G Suite 推進委員会」メンバーである 國吉優子氏

 

森氏:この委員会の取り組みのおかげで、情報管理部への問い合わせの数が減り、とても感謝しています。

 

ー導入時には、弊社より全社員へ向けて研修を実施させていただきました。どのような経緯で研修をご依頼いただいたのでしょうか。

森氏:弊社は1918年に創業し、2018年に100周年を迎えました。
その節目に社長より「さらなる100年に向けて社員のスキルアップを目指す」という方針が示されたのです。
その一環として、社員全員へ向けて G Suite 研修を行うことに決定しました。

研修は3時間で行ったのですが、地方拠点に在籍している社員も多いので、東京への移動を含めると研修に丸1日の時間を充てることになります。
それだけ「G Suite の活用推進に力を入れよう」という経営陣の姿勢が表れていると感じました。

 

ーG Suite という新しいツールの導入に抵抗を持つ社員の方もいたのではないでしょうか。

変化に対して抵抗を持つ方もいると思いますが、研修の冒頭に「今までこうだったから、という固定概念を持つのではなく、新しい視点で学び、活用してほしい。このアプリケーションを使うことで、やがて仕事の仕方が変わります」というメッセージを伝えていました。

 

ー2020年5月には、オンラインで Google スプレッドシートに関する研修も提供させていただきました。スプレッドシートに限定した理由を教えていただけますか。

森氏:G Suite を利用する中で、スプレッドシートが業務において非常に有効であると感じました。多くの部署がスプレッドシートの活用により業務効率化を図れていたのです。「より活用を促進するために、研修を行ってはどうか」という國吉からの提案により、実施することに決まりました。

 

G Suite の活用により業務効率が格段にアップ。フリーアドレスなど社員の働き方にも変化が。

ー具体的に、スプレッドシートで生産性が上がった例を教えてください。

國吉氏:スプレッドシート導入前までは、各自がファイルに記入し、それを転記したり修正したりすることで共有を図っていましたが、現在はスプレッドシートで管理しており、ひとつのシートに全員が記入するようにしています。
そのため、リアルタイムで更新ができ、更新後にメールでファイルを送付する必要もなく、誰もが常に最新版を確認でき、転記の必要がないためミスも減るという、良いこと尽くしの状態になりました。
業務効率が格段に上がった印象があります。

森氏:経理部門を担当している取締役からは「スプレッドシートを活用することで、決算業務が効率化された」というフィードバックをいただきました。
決算の際には、本社の経理部門と各工場の経理部門で連携する必要があるのですが、スプレッドシートを共有することで同時編集しながら集計業務を行ったり、最新版を探す際の手間を削減することができたとのことです。

 

ースプレッドシート以外に、G Suite により業務効率が上がった例があれば教えてください。

國吉氏:会議時に Google Meet を使用し、会議資料を画面に共有しながら進行することによって、ペーパーレス化が進みました。
また、会議中に Google ドキュメントを開き、議事録をその場で作成しています。
共有機能を活用することで会議メンバー全員で閲覧、編集ができるので、今まで何段階も踏んでいた仕事がスマートになったと感じています。

 

ー社内の風景も変わったのではないでしょうか。

國吉氏:はい、委員会に召集された時に「G Suite の活用が、働き方改革に直結したらいいな」と思っていたのですが、想定より早くそれが実現できたと感じています。

例えば弊社ではフリーアドレス制を導入したのですが、G Suite でなければフリーアドレスは実現できなかったと思います。今でこそそうですが、以前は社内でノートパソコンを持ち歩いて仕事する人はほとんどいませんでした。

また、Google Meet により、会議の仕方も変わりました。弊社は拠点間会議が多いのですが、以前は何ヶ月も前から日程調整をし、出張をして会議を行っていました。今は Google カレンダーで相手の空き時間を確認し、空いてさえいれば当日中でも会議ができる状態です。業務効率が向上した良い例ですね。

 

新型コロナウイルスの影響下でも、G Suite の活用で新しい生活様式を実現。

ー新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを導入されたと聞きましたが、どのように移行されたか教えてください。

森氏:実は、新型コロナウイルスの影響が広がる前から、リモートワークの導入を計画していました。
最近は大雨や雪など天候の影響で交通機関が止まることも多く、また2020年に開催予定だったオリンピックを見据えて、自宅から業務を実施できる体制を整えようと動いていました。

そんな矢先に新型コロナウイルスの影響が広がり、リモートワークの導入が急務になりました。
幸い2019年から G Suite を導入し、使いこなせるようになってきたタイミングだったので、比較的スムーズに移行できたかと思います。

 

國吉氏:当時弊社にはリモートワークや時差出勤の制度はありませんでしたが、この機会に会社がリモートワークを一気に推進してくれました。
私自身、コロナ禍で子どもの通う保育園が休園となり出社できない状況だったので、自宅でも仕事ができる環境は本当に助かりました。
G Suite がなければ、こんなにも早くリモートワークは実現できなかったと思います。

 

森氏:冒頭で、G Suite 導入前の4つの課題についてお話しましたが、早々にほぼ解決することができたと感じています。また、課題を洗い出した際に「新しい働き方」を実現するという目標も掲げていたのですが、それもある程度実現できました。弊社は間違いなく、G Suite のお陰で新しい生活様式を手に入れました。これは経営陣が活力的に G Suite を支援したことで、トップダウンとボトムアップでうまく成り立ち実現したものです。

 

ーそれは非常に嬉しいです。弊社が提供している G Suite のレクチャー動画「Master Program」もご利用いただいていますが、どのように使っていますか。

森氏:以前は、新入社員向けに社内システムの研修を行っていました。しかし新型コロナウイルスの影響でできなくなってしまったので、その代替として Master Program を活用しています。大きな質問は来ないようになったので助かっています。定期的に新機能の情報なども配信されるので、その際は情報管理部から社内へ告知するようにしています。

 

ーG Suite に関して、今後実施したいことがあれば教えてください。

森氏:次のフェーズとして、これまで G Suite の活用に限定していた委員会を「IT推進委員会」に改め、IT全般を用いて新しい働き方を推進していく組織へとアップデートしました。新メンバーも加入し、2020年8月から活動を開始しています。

また、導入当初は社外とのドライブ共有をオフに設定していたのですが、活用に慣れてきたのでオンに切り替えようかと検討しています。

 

國吉氏:以前と比較すると G Suite の活用は進みましたが、個人差や部門差はあります。特に私の部門は工場との連携が多いのですが、Google Meet を使っての「顔を合わせたコミュニケーション」をもっと加速させていきたいと思います。

取材後に、弊社前川とともにお写真を撮らせていただきました