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ワークスタイル変革コラム

サイバー攻撃よりもハイリスク? G Suite は情報漏洩に繋がるシャドーITへの対策にも!

メールやファイル共有サービスが普及した今の時代で重要なのが情報管理です。ただセキュリティを強化するだけでなく、情報を取り扱う社員の意識改革も必要です。

企業の情報漏洩の原因として多いのが、人的ミスによるものです。実はサイバー攻撃で情報漏洩するケースよりも、意図せず外部へ情報を流してしまうケースの方が圧倒的に多いのが現状です。情報漏洩は企業にとって大きなダメージになります。
今回は情報漏洩などのリスクを未然に防ぐための、情報管理に関する基本的な考えから具体的な対策まで紹介します。

対策が急がれるシャドーITとは?

対策が急がれるシャドーITとは?

◆シャドーITが広がる原因

・自宅に仕事を持ち帰るため

長時間労働や残業の軽減といった働き方改革が進む中、企業ではノー残業デーを設けたり、業務の効率化を図ったりしています。しかし締め切りや急なトラブルなどで時間内に業務が終わらず、社内での残業ができないため、業務を自宅に持ち帰ることもあります。長時間労働との悪循環がシャドーITを広げる原因のひとつになっています。

・社内ツールに不満があるため

社内で使用しているツールが使いにくいため、私物のパソコンのツールやソフトを利用する場合もあります。利用制限のある社内のツールやシステムより、利便性の高いWebサービスを利用する方が業務効率が良い場合もあるからです。 これらがシャドーITが広がっていく原因の一端となっています。

企業がやっておくべき!シャドーIT対策3つ

企業がやっておくべき!シャドーIT対策3つ

シャドーITの対策に、G Suite の機能が役立ちます。ここではシャドーITの対策につながる G Suite の機能を見ていきましょう。

◆安全性の向上

私物の端末を使ったりデータを持ち出したりした時のリスクとして情報漏洩が考えられますが、それらを介して会社のパソコンにウイルスが持ち込まれる可能性もあります。 G Suite のサービスの一部である Googleドライブ では、ファイルのダウンロードや共有前に、そのファイルに対してウィルススキャンを実行する仕組みになっています。会社のウィルス対策としても安全性を向上させることができます。

◆情報漏洩のリスクを軽減

社外で業務の連絡を取っていた端末やスマートフォンを紛失した場合でも、端末の遠隔ロックやデータの消去を行うことができるため、情報漏洩を最小限に止めることができます。

◆社外での業務を確認

Google Vault という監査機能を使えばメールやチャット、ドライブ上のすべてのデータをアーカイブでき、所定の方法で書き出すことが可能です。求められた情報を即座に開示できる仕組みを持つことは、社会的責任を担う企業の信頼性向上にも つながります。また、特定の期間にユーザーが行った操作ログを確認することができるため、会社で決められたルール以外のことをしていないかをチェックしたり、たとえトラブルがあった時でも、早急に対応することが可能になります。G Suite 導入はウイルス対策や人的ミスによる情報漏洩を防ぐことにも有効です。リスクが軽減されるため社外での業務の幅を広げることができ、時間あたりの生産性を高めることにもつながります。

まとめ

まとめ

《シャドーITの主な原因》

・自宅に仕事を持ち帰るため
・社内ツールに不満があるため

《 G Suite 導入でできるシャドーITの対策》

・安全性の向上
・情報漏洩のリスクを軽減
・社外での業務を確認 シャドーITによる情報漏洩などのリスク回避には、安全で高機能なツールの導入や社外で使用できる環境を整備することが重要です。

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