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ワークスタイル変革コラム

仕事の効率をアップさせる!G Suite 導入を成功へ導く推進チームの役割とは?

働き方の改革や生産性向上への関心が高まり、G Suite などのクラウドを導入する企業が増えています。しかしながら「 Gmail と Googleカレンダー しか使っていない」といった現状が多く、クラウド活用による働き方改革にはほど遠い状況が見られます。
なぜ、クラウドを導入したのにその活用に失敗してしまうのでしょうか?本記事では、失敗の原因とクラウド導入を成功に導くカギを握る社内の推進チームの役割について紹介いたします。

クラウド導入が失敗する原因とは

クラウド導入が失敗する原因とは

クラウド導入が失敗する理由はさまざまありますが、クラウドを導入した後の浸透活動を怠ったことが原因で失敗するケースが多いです。

まずは典型的な「クラウド導入失敗」のプロセスから見ていきましょう。
(1)クラウド導入が社内にされる

(2)システムが浸透せずに3ヶ月経過する

(3)社内でクラウドを使う人と使わない人が混在する

(4)結果、クラウドを導入する前の状態に戻る

このプロセスからわかる通り、失敗と成功を分ける分岐点はクラウドを導入した直後にあります。クラウドが導入されて便利なツールが使えるにも関わらず、従来の使い慣れたツールを使用する従業員が大半になるのが失敗の大きな原因です。使い慣れたものを使い続けるのは人間の習慣ですが、この習慣を変えなければシステムは浸透しません。
導入後3ヶ月間でクラウドシステムが浸透しなければ失敗に終わる確率が高くなります。

クラウド導入を成功させる3つのポイント

クラウド導入を成功させる3つのポイント

それではクラウド導入を成功させるためにはどうすればよいのでしょうか。今回は3つのポイントをご紹介します。

◆クラウド導入前からエバンジェリストを中心とした社内推進チームを発足する

エバンジェリストとは、IT技術をわかりやすく人に啓蒙を図る役割を担う人材のことで、クラウド導入を成功に導くにはエバンジェリストの存在は不可欠となります。 クラウドを導入する前からエバンジェリストを中心とした、社内のクラウド推進チームを発足・育成することで、社内浸透の長期化を防ぎ、効率よく新しいツールへと移行させるための役割を担ってもらうことが良いでしょう。 《クラウド推進チーム選出のポイント》 クラウド推進チームとして効果的に機能する人選は「上級職から1名以上」、「各部署からITスキルが高くない人を数名」です。ITスキルが高い人ばかりが推進チームのメンバーになると、周囲の人が萎縮してしまい浸透するスピードが遅くなる傾向があります。また、メンバーは違った部署から1名ずつ選出すると浸透スピードが速くなります。 ITスキルがない人の選定基準としては、社内で幅広く顔が利く人を選びましょう。

◆システム導入後は2~3ヶ月程度で浸透させる

前述の通り、システムの浸透は、遅くなればなるほど失敗する確率が高くなります。クラウドサービス導入後は2~3ヶ月間を目安に浸透させることを目標にしましょう。

◆新しいツールを使う仕組み作りをする

従業員全員に使ってもらうには、クラウドを導入しただけでは十分ではありません。 人によってITリテラシーは異なりますし、導入後すぐに適応できる人もいればできない人もいます。ただ使い方を説明するだけではなく、なぜそのツールを使うのか、その利便性や生産性の向上が図れるなどの目的を明確にし、従業員全員の意識を変えていくことが重要です。 この浸透をさせる活動こそが、クラウド導入成功のカギを握っています。新しいツールを使う仕組み作りとは、導入後のスムーズなシステム移行と従業員の意識改革なのです。

まとめ

まとめ

・クラウド導入前からエバンジェリストを中心とした推進チームを発足する。
・システム導入後は2~3ヶ月程度で浸透させる。
・新しいツールを使う仕組み作りをする。

3つのポイントを押さえれば、G Suite 導入を成功させることも難しくありません。スピーディに社内変革を行い、業務効率をアップさせましょう。

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