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ワークスタイル変革コラム

Googleハングアウト で会議がスリムに?!生産性を高める会議の進め方

会社の会議には、どのくらいの労働時間を要していますか?
会議にかかる時間や手間を省いて生産性の高い会議を進めるには、Google のハングアウト機能がおすすめです。
ハングアウト機能を使えば、会議室の予約やセッティング、資料のコピーや配布といった手間が省けるほか、遠方からの出張にかかる移動時間や経費も節約することができます。
今回は、さまざまな企業が注目しているハングアウト機能を使った会議の進め方を紹介します。

会議のスリム化に有効!Googleハングアウト 4つの特徴

会議のスリム化に有効!Googleハングアウト 4つの特徴

◆ Googleカレンダー の備考欄で議題を共有

あらかじめ Googleカレンダー の備考欄に会議の議題や関連資料を添付しておけば、参加者は事前に会議の内容を知り、考えをまとめておくことができます。 スムーズに意見交換や情報共有ができ、短時間で生産性の高い会議が可能になります。

◆画面共有による同時編集作業が可能

ハングアウトでは必要な資料を画面上で共有することが可能です。急きょ別の資料が必要になった場合にも便利です。 さらにその資料を複数人で同時に編集することもできます。その場で修正や指示をコメントを残しておくことができ、議事録としてリアルタイムに配布することもできます。さらに会議に参加できなかった人への共有にも便利です。

◆スマホアプリにより移動時間の削減が可能

ハングアウトはパソコンからの利用には限りません。スマホアプリを使えば、移動の合間ならどこからでも会議に参加することができます。わざわざ遠方から出向いて会議に参加する必要もなく、移動のコストや労力まで削減できます。

◆ビデオ会議の録画機能で情報共有がスムーズに

ビデオ会議の録画機能を使えば、参加できなかった社員への情報共有をスムーズに行うことができます。議事録代わりに使っても便利です。Google のハングアウト機能を使いこなせば、会議にかかるさまざまな無駄を省き、スリム化させることが可能です。

会議をハングアウトに移行するには?

会議をハングアウトに移行するには?

次に、便利で時間短縮にもなるハングアウトを活用した会議に移行させるポイントを見ていきましょう。

◆社員への意識改革

若い社員なら抵抗なく受け入れてくれるかもしれませんが、パソコンに不慣れな社員ほどハングアウトを使った会議には難色を示す人もいるかもしれません。 新しい仕組みへの移行は社員全員の意識改革がカギになります。それまでの会議に比べていかに無駄が減るか、いかに効率が上がるかを明確にし、全員への共有を行っていきましょう。

◆少しずつ使ってみる

いきなりハングアウトを使っての会議をスタートさせるのは難しいかもしれませんが、まずはシステムを少しずつ使ってみることから始めてみてはいかがでしょうか。 資料やスケジュールの共有、チャット機能での連絡など、小さなところからシステムの導入を図り、会議の導入へ進めていく方法が有効です。

Googleハングアウト の活用は、働き方改革にも!

Googleハングアウト の活用は、働き方改革にも!

社内の会議室で会議を開く場合は、参加者が同じ時間に集まる必要がありますが、ハングアウトの活用で出社しなくても会議に参加することが可能になります。
会議が遅い時間から始まる場合でも帰宅後に参加することができるため、育児や介護との両立をする社員も参加できるようになります。ビデオ会議ができない場合はチャット機能を使うことで、問題なくコミュニケーションを取ることができます。
ハングアウト機能を活用すれば、社員のリモートワークの推進や残業時間の短縮になり、働き方改革にも繋がります。

まとめ

・Googleハングアウト 機能を活用すれば生産性の高い会議ができる。
・会議をハングアウトに移行するには、社員の意識改革と少しずつ使っていくことが重要。
・ハングアウトの活用で働き方改革もできる。

Googleハングアウト を社内に導入して活用し、無駄のない生産性の高い会議を進めていきましょう。

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