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ワークスタイル変革コラム

Googleハングアウト が社内コミュニケーションを円滑にする理由とは

会社での働き方が変わっていく中で、社内のコミュニケーション方法も大きく変化しています。今や伝達事項は電話ではなく、気軽にメッセージのやり取りができるツールが一般的になっています。
そんなツールを使ってのコミュニケーションは、全国に拠点のある企業の拠点間の繋がりにも役立ちます。

社内でのコミュニケーションのあり方や必要性を見直し、生産性を上げるための Googleハングアウト の活用法を紹介します。

Google ハングアウト のチャットでコミュニケーションをスムーズに!

Google ハングアウト のチャットでコミュニケーションをスムーズに!

ハングアウトとは Google が提供するメッセージングアプリです。個人間はもちろんグループ間でのテキストメッセージ、SMSの送受信、音声通話、ビデオ通話など、様々なコミュニケーションツールが利用できるサービスです。 まずは、具体的な活用法を見ていきましょう。

◆個人同士のコミュニケーションツールに便利!

社内での業務を円滑に進めるためには、コミュニケーションが欠かせません。今までは直接話しかけるか、近くにいない人には電話やメールを使っていましたが、新しくチャットというツールを使うことでさらにスムーズなやり取りが可能になります。

・タイムレスにやり取りできる

メールや電話では「お疲れ様です。●●です」などの挨拶が必ず必要ですが、チャット機能では誰からのメッセージかがすぐに分かるので、挨拶の手間を省くことができます。 また、忙しい場合は後で返信することができるので、メッセージを送る側は相手の都合を考えて時間を調整する必要もなくなり、タイムレスにコミュニケーションを取ることができます。

・気軽にメッセージが送れる

メールや電話をするほどではないけどちょっと確認しておきたいことも、業務上では多々あります。そんな時にも気軽にメッセージが送れるチャットが便利。また、静かな雰囲気の部署の人へもわざわざ声を掛けに行く必要がなくなります。電話中の人へ緊急の伝言をしたい場合などにも使えます。

・既読機能で確認漏れがなくなる

チャットには相手がメッセージを読んだことが確認できる既読機能があります。相手が読んでいなければ既読がつかないため、メッセージの確認漏れや送信ミスなどを防ぐことができます。

◆他拠点の社員とも気軽にやり取りができる!

全国に拠点を持つ企業では、他拠点の社員同士が顔を合わせるのは年に数回という場合も多いでしょう。ほとんど顔を合わせることがなく、用事がなければ連絡も取らない関係では円滑なコミュニケーションも難しくなります。 ちょっとした相談や確認など、ハングアウトを使えば、隣の席の人に話しかけるような気軽さで遠くにいる拠点の社員ともコミュニケーションを取ることができます。

◆他拠点との会議にも役立つ!

個人同士のやり取りだけでなく会議を行う場合にもハングアウトの機能が役立ちます。従来のテレビ会議などとは違ってセッティングも楽に行うことができるため、会議とまでいかなくても、複数人での打ち合わせを気軽に行うことができます。

まとめ

まとめ

仕事の生産性を高めるには、社員一人ひとりが気軽に連絡を取り合うことのできる環境作りが大切です。社員同士のコミュニケーションを高めるには従来のやり方だけではなく新しいツールを導入して、コミュニケーションの幅を広げることが必要になります。

気軽にメッセージが送れてタイムレスなコミュニケーションができるツールとして取り入れる企業が増えています。

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