G Suite・クラウドを活用したワークスタイル変革サービス

ワークスタイル変革コラム

社内のコミュニケーションを変えれば業務が劇的に効率化する

働き方改革に取り組む企業も多い中で、業務の効率化が重要であることはわかっているけれど、何から手をつけたらいいのかわからない、という声を多く伺います。そんなときはまず、社内のコミュニケーションを見直してみましょう。

社内でもまだメールをお使いではありませんか?特に日本企業の場合、メールは体裁やルールが重要視され、たとえ社内であっても役職名や冒頭の挨拶など、改めた文章を求められることがほとんどでしょう。ちょっと確認したい、なるべく早くスケジュール調整がしたい、といった場合でも、整ったメール文を作成していては時間がかかりますし、かと言って電話も相手の業務を中断させることになるので控えたい、、といったジレンマに陥ったことがあるかもしれません。

そんなときは、クラウドグループウェアを活用し、社内コミュニケーションを見直しされることをおすすめします。今回は、G Suite を例に、どのようにコミュニケーションを変革することで、業務が効率化するのかを解説します。

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G Suite の導入によって何が変わる?

社内のメインコミュニケーションはハングアウトチャットにビジネスチャットを利用する企 業が増えています。チャットの利点は、メールのような堅苦しさや定形の挨拶は不要で、リアルタイムに聞きたいことを簡潔に聞くことができること。電話やメールをするほどでもな い、だけどほんの少しの確認で、ぐっとスムーズに業務が進むことは大いにあります。

G Suite のハングアウトチャットを使えば、一対一のコミュニケーションはもちろん、部署 やプロジェクトごとのグループも簡単に作成でき、よりスムーズなコミュニケーションを実 現します。また、チャット画面から即座にビデオ会議が立ち上げられるため、チャットで在席状況を確認した上で、通話することが可能です。電話の場合、出てみなければ要件がわかりませんが、ハングアウトで一言チャットを入れるだけで、業務の優先度によりコントロー ルすることも可能になるのです。

ぜひ、社内メールゼロを目指しましょう。

日頃の些細な出来事も Google+ で共有

業務上のやりとりはもちろんですが、他部署や他拠点の様子が伺い知れるだけで、日常のコミュニケーションがスムーズになることがあります。

G Suite の Google+ は、いわば社内SNSのような機能です。社内のメンバーのみが閲覧できるコミュニティを作成し、業界の最新情報をシェアしたり、社内イベントや台風接近時の出勤時間変更といった全社アナウンスに利用したり、部活動の掲示板のように利用することも可能です。写真や動画なども一緒に投稿できるため、よりビジュアルのコミュニケーションを実現します。

日本も少し前までは、オフィスに出社し固定席で働くのがメジャーであったかもしれません が、今後ますます労働力の確保が難しくなる中、リモートワークや、サテライトオフィスでの勤務なども増えていくことが予測されます。隣にいれば些細なことも簡単に聞けたけれど、姿が見えないとコミュニケーションが難しくなるのも事実です。そんなとき、日常の様子を気軽にアップできる “場所” があることは、業務の効率化にプラスの効果を与えます。

会議の日程調整を不要に?

従来のやり方で複数人が出席する会議や出張などの日程を調整するには、多くの時間を費やしていたでしょう。

そこで、G Suite の機能のひとつである Google カレンダーを活用するこ とで、予定調整の方法が変わります。Google カレンダーでは自身のスケジュール管理ができるのはもちろん、同僚の予定や会議室の空き状況まで確認できるため、予定確認の連絡が不要になります。空いている時間を見つけ、すぐに招待をすることができます。

そうは言っても、予定調整中の空き時間はどうしたらいいの?という場合にも、任意の日には終日カレンダーの招待を自動でキャンセルする設定や、そもそも予定調整が可能な枠をカレンダー上に表示できるので安心です。また、参加する人数が多く、空き時間を確認することが困難なときは、AIの機能で、すべてのメンバーが参加可能な時間帯を自動で探すことも可能です。

もはや、自分で会議のための日程調整をする必要がなくなりつつあるのです。

まとめ

G Suite を導入することで社内のコミュニケーションが以下のように変わります。

  • ・社内メールがゼロ。メインのコミュニケーションは即時性のあるチャットに
  • ・Google+ で日常をシェアすることで、業務コミュニケーションを円滑に
  • ・事前の少しの準備で、スケジュール調整が「ほぼ」不要に

すでにお分かりいただけるように、上記3つの変化によって業務効率が劇的に向上します。

業務の効率化について、どこから手をつけたらいいかお悩みの方は、まず社内コミュニケー ションのあり方を見直し、最適なツールを検討してみましょう。

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