目次
Google Workspace の
効果的な活用で得られる「4つの価値」
Google Workspace はチームで働くためのツールです。クラウド上での情報管理や、メンバー同士のコミュニケーションを円滑にする機能により、チームのさらなる協働を促します。 Google Workspace を組織の全員が十分に活用することで、チームは以下の4つの価値を得られます。
01高い生産性
豊富なアプリケーションを連携させて効率的な作業が可能です。また、複数人での同時編集や自動バックアップが可能なため、アウトプットや意思決定のスピードを上げられます。
02革新性
情報共有をスムーズにするアプリケーションが、チームでの新しいアイデアやサービスの発想を手助けします。組織の働き方やアウトプットのイノベーションを促進します。
03協調性
Chat や Meet などのアプリや、共同編集機能で遠隔地でも円滑に意思疎通できるので、社員同士のつながりやコミュニケーションが活発化し、知識が共有しやすくなります。
04優秀な人の獲得と保持
オフィス以外での勤務を可能にし、業務を効率化できるので、働きやすい職場作りへとつながります。より優秀な人材を惹きつけ、長く活躍できる職場環境へ導きます。
Google Workspace の主な特長
Google Workspace には、日々の業務で必要な機能が1か所にまとまっています。チームメンバーの円滑なコラボレーションを可能にする道具がそろっています。さまざまなアプリがありますが、大きく以下の特長を持ちます。
いつでもどこでもコミュニケーション
メールやビデオ通話、チャットなど、ネット環境さえあればいつでもどこでも使えるアプリがチームのコミュニケーションを活性化。Gmail やカレンダーからビデオ通話にアクセスし、チームメンバーとのミーティングなども簡単に調整できます。
共同編集可能で効率的に作業
ブラウザ上では、文書や表計算、スライドなどを複数人で共同編集できます。編集の内容はリアルタイムに自動保存され、編集履歴もすべて確認可能。1ファイルでチームメンバーとコラボレーションしながら、素早く作業を進められます。
クラウドで簡単に保存・検索
PCからもスマートフォンからもアクセスできるクラウド上にデータを保存します。最もお手軽な Business Starter エディションでも、1ユーザー30GBの大容量。高速検索で、大量の保存データから目的のファイルを瞬時に見つけ出せます。
強力なセキュリティ対策
専任チームを擁する Google の最新鋭のセキュリティ対策で安全に運営されています。また、導入した企業の管理者が、アクセス認証設定をしたり、ユーザーの権限を柔軟に設定したりと、個別の条件に合わせたセキュリティ対策も可能です。
アプリ同士の連携
Google Workspace はアプリ同士の連携にも強みがあります。 Gmail からカレンダーに予定を追加したり、カレンダーから Google Meet の会議を設定したりと、各アプリケーションを横断的に使用することで、より効率的に作業を進められます。
Google Workspace のアプリケーション
Gmail
Google Chat
Google Meet
Google カレンダー
Google ドライブ
Google ドキュメント
Google スプレッドシート
Google スライド
Google フォーム
Google サイト
Google Keep
管理コンソールGoogle Workspace の料金
Google Workspace には、 「Business」（社員数300人までの企業向け）と、「Enterprise」（大企業向け） のエディションがあります。それぞれ料金や機能が異なるため、自社に最適なエディションをご選択ください。
Google Workspace Business エディション（最大300ユーザーまで）
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | |
|---|---|---|---|
| 月額 | ¥748 (税込) | ¥1,496 (税込) | ¥2,244 (税込) |
| 保存容量 | 30GB / ユーザー | 2TB / ユーザー | 5TB / ユーザー |
| ビデオ会議 | 100ユーザー ※1会議あたりの最大接続数 | 150ユーザー ※1会議あたりの最大接続数 | 500ユーザー ※1会議あたりの最大接続数 |
| その他の特徴 |
|
|
|
Google Workspace Enterprise エディション（ユーザー数の制限なし）
| Enterprise Essentials | Enterprise Standard | Enterprise Plus | |
|---|---|---|---|
| 月額 | ¥1,243 (税込) | ¥2,860 (税込) | ¥3,740 (税込) |
| 保存容量 | 1TB / ユーザー | 5TB / ユーザー | 5TB / ユーザー |
| ビデオ会議 | 150ユーザー ※1会議あたりの最大接続数 | 500ユーザー ※1会議あたりの最大接続数 | 500ユーザー ※1会議あたりの最大接続数 |
| その他の特徴 |
|
|
|
企業における Google Workspace の活用方法
企業ならではの効果的な Google Workspace 活用方法をコラムで紹介しています。アプリをただ導入するだけではなく、組織内での活用方法を定めたり、アプリごとの応用的な使い方までマスターすることで、より協働的な働き方に近づくことが可能です。
Google Workspace 導入の落とし穴
いざ Google Workspace を導入しようとしても、社内への説明や運用面でつまずく場合もあります。 Google Workspace 導入前後に起こりやすい、課題について紹介します。
導入直後の社内の混乱・不安
よくあるのが、テクニカルな設定だけが先に進み、社内で Google Workspace を使う体制が整っていないパターンです。Google Workspace 導入の意図やゴール、使用ルールが共有されていないため、人によって使い方に差が出たり、混乱が生じます。せっかく導入したとしても、すべてのユーザーが使いこなせなければ、チームの働き方を変えることはできません。
マニュアル作成やアップデート情報の取得に手間がかかる
Google Workspace をスムーズに導入するためには、社内での使い方をまとめたマニュアルなどが必要です。とはいえ、数あるアプリとその機能をすべて網羅したマニュアルを作成するのには大きな手間がかかります。また、3か月に1度以上の頻度で行われるアップデート情報を漏らさずに取得し、社内マニュアルに反映する必要も出てきます。
導入後に社内サポートのコミュニケーションコストがかかる
マニュアルを配っただけでは、 Google Workspace の活用が自然に定着しない場合があります。実際の操作方法や効率的な使い方を伝えないままでは、その都度ユーザーから質問が来たり、非効率で誤った使い方をしてしまうユーザーも出てくる可能性があります。導入初期や、入社直後のユーザーへは手厚いサポートや教育をするのが理想ですが、手間もかかります。
技術的な設定を失敗できない
Google Workspace 導入時には数々の設定が必要となり、社内の情報管理に関わる部分なので、失敗できません。しかし、複雑で量の多い設定項目で想像よりも時間がかかるという声をよく聞きます。また、導入に密接にかかわる情報システム部の視点だけで慎重に制限をかけすぎた結果、活用の幅が狭まり使いにくくなってしまったという失敗もよくあります。
導入数年後でもメールとカレンダーしか使っていない
Google Workspace を導入したものの、結局従来の働き方から変化がないというケースもよくある課題です。URLの共有だけで済む資料共有をメールにファイル添付したり、チャットで済む連絡を電話でしたりと、上司や部長クラスが活用方法がわからずに古い方法を取り続けてしまうパターンも少なくありません。使いこなす人と使いこなせない人のギャップがどんどん開き、協働を困難にします。
そのような不安やリスクを解消します
ストリートスマートでは Google Workspace 導入時や運用中に起こりうるリスクを防ぐ、Google Workspace 導入・運用支援サービスをご提供しています。導入時の方針策定や技術的な設定から、社員教育までサポートします。
企業の Google Workspace 導入事例
企業における、 Google Workspace 導入・活用の事例をご紹介します。いずれも、ストリートスマートが導入・活用の支援に携わり、効果的な Google Workspace 活用を実現されている企業です。
実現できる組織・スタッフの生産性向上