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【最初に覚えると便利!】初心者向け|Google ドライブ™ の特徴と業務を効率化できる便利な機能をご紹介

株式会社ストリートスマート(以下、弊社)は、Google 認定パートナーとして、多くの企業様へ、Google Workspace™ を活用したワークスタイル変革の支援を行っています。

この記事では、弊社が運営している Google Workspace の活用促進をサポートする eラーニングサービス「Master Program」の教材から、業務で役立つノウハウをご紹介します。

Google ドライブでできる「保管・共有」、「共同編集」とは?

Google ドライブの大きな特徴は、ファイルやデータを保管して共有する機能と、1つのファイルを同時に編集できる共同編集機能があることです。

本ページではそれぞれの機能についてご紹介します。

 

▼Google ドライブについての詳細はこちらの教材ページをご覧ください。
【はじめての Google ドライブ】Google ドライブを活用し始める方へのおすすめ

 

メンバーとの共有も簡単にできる!Google ドライブの保管・共有機能の特徴

Google ドライブでできること

❶大量のデータを安全に保管し、共有することができる

Google ドライブはクラウド上に非常に大きい保存領域を持っているため、デバイス内の重要なデータを保管することができます。
そのため、万が一デバイスが壊れた時のデータ消失や、盗難・紛失した時のデータの漏洩(※)に備えることができます。
※クラウド上で管理するため、盗難されたデバイスからのアクセスを制限してデータ漏洩を防ぐことができる

さらに、Google ドライブ上のデータは他のメンバーと共有することもできます。
共有されたメンバーは常に最新のバージョンを確認することができるため、ファイルを更新する度にメールで送るという作業がなくなります。

 

❷マイドライブと共有ドライブの違い

Google ドライブには2つの保存領域があります。

 

・マイドライブ
個人に与えられた保存領域です。メンバーと共有する際は、フォルダやファイルごとに共有設定を行うことができます。

 

・共有ドライブ
組織が管理する保存領域です。共有が必要なメンバーをあらかじめ登録しておくことで、共有ドライブ上に保存したデータはメンバー全員に自動共有されます。登録されているメンバーは全員ファイルやフォルダにアクセスできるようになります。
※プランや設定によって、該当機能はご利用いただけない場合がございます。

 

 

ファイルを共同編集する

Google ドライブ内に作成・保管したデータは、メンバーと共有することで、リアルタイムに複数人で編集することができます。

コメント機能について

共有されたデータには、メンション付きコメントを追加することもできます。
メンションとは、コメントを伝えたい相手を指定することです。

メンションを付けた相手には、コメントの内容が自動的にメールで通知されるため、コメントの見落としを防ぐことができます。

別途メールやチャットで内容を伝えるよりも、迅速でわかりやすいコミュニケーションをとることができるため、効率的に資料作成を進めることができます。

 

▼資料の共同作成を効率アップする便利な「提案モード」についてはこちらをご覧ください。
レビューに最適!Google ドキュメント™ でWordのように履歴を残す方法

 

Google ドライブ をさらに活用しよう!

eラーニング「Master Program」では、上記の他にも業務に役立つ Google ドライブの機能について解説した教材を用意しております。

  • 【操作】同時編集できる Google ドキュメントの基本操作
  • 【操作】Google ドライブ上でのファイル作成(ドキュメント/スプレッドシート/スライドについて)
  • 【操作】コメント機能について
  • 【操作】ファイルを検索する

「Master Program」で学べる Google ドライブに関する教材一覧はこちらからご確認ください。
※コンテンツの視聴は登録ユーザーのみ

■Google ドライブ のすべての機能
https://master-program.master-apps.jp/video/content/10

 

 

※Google Workspace 、Google ドライブ、および Google ドキュメントは、Google LLC の商標です。

 

ストリートスマートの Google Workspace 活用促進サービス

弊社では、Google Workspace の導入から定着までサポートできるよう、さまざまなサービスを提供しています。

利用登録ユーザー数30万人突破!「Master Program」

今日仕事に使えるTipsも、気になる新機能も、動画と記事で学べる Google Workspace の活用促進をサポートする教育プラットフォームです。

「今すぐ知りたい・しっかり学びたい」に応える教材ラインナップが揃っています。
▶▶https://www.master-apps.jp/master-program/

Master Program

 

Google Workspace の導入・活用促進に関するご相談はストリートスマートへ

弊社は、2014年に日本初の Google トレーニングパートナーとして認定されました。お客様への支援実績と技術力を認定する Google Cloud Partner Advantage プログラムでは、2021年には Work Transformation(働き方の変革)分野のスペシャライゼーション認定を取得。3,000社以上の企業様への支援実績があります。

 

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