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【特集】メールの処理時間を半分以下に!Google Workspace™ で最も使われるアプリ Gmail™ の時短術をご紹介

株式会社ストリートスマート(以下、弊社)は、Google 認定パートナーとして、多くの企業様へ、Google Workspace を活用したワークスタイル変革の支援を行っています。

この記事では、弊社が運営している、Google Workspace の活用促進をサポートする eラーニングサービス「Master Program」の教材から、業務で役立つノウハウをご紹介します。

 

■特集記事一覧

 ・【特集】ちょっとした工夫で生産性が高まる!Google Workspace™ を使って会議を効率化する方法をご紹介

 ・【特集】資料作成がスマートに!Google Workspace™ で作業時間を短縮する方法をご紹介

 

Gmail を仕事で使い始める方におすすめ!最初に押さえておくべきポイントをまとめてご紹介

画面の見方から検索、アーカイブ、送信メールの取り消しまで

Gmail には、メールの送受信だけではなく、効率的な業務につながる機能がたくさん搭載されています。教材記事「【はじめての Gmail】Gmail を本格的に始める方へのおすすめ」では、本格的に業務で Gmail の活用を始める方に向けて、チーム内でのやりとりやお仕事に役立つ機能のうち、特に押さえておくとよいものをまとめてご紹介します。

■働き方を変える、Gmail の3大特徴

Gmail には、大きく3つの特徴があります。すべてに共通しているのは、メールの処理にかかる無駄な時間を削減できるということです。

 

①大容量
 メールの保管容量が大容量(プランによっては無制限)であることから、わざわざメールを削除して容量を確保する必要がなくなり、メールを削除するかどうか考える時間を削減できます。

 

②高速検索
 検索機能を利用することで、メールを探す時間が削減できます。

 

③デバイスフリー
 スマートフォン、パソコン、タブレットなどさまざまな端末からメールを見ることができるため、場所を問わずどこからでもお仕事ができるようになります。

■これだけは押さえたい!Gmail の基本的な使い方7つ

具体的な活用場面のイメージと共に、Gmail の基本的な7つの使い方をご紹介します。

 

 ①Gmail 画面の見方

 ②受信メールを確認する

 ③メールを新規作成する

 ④返信メールを作成する

 ⑤探したいメールを検索する

 ⑥アーカイブで受信トレイを整理する

 ⑦誤送信したメールを取り消す

 

Gmail には、上記7つの他にも業務に役立つ機能がたくさん搭載されています!教材ページでは、様々なお役立ち機能を動画で紹介しています。

 

詳細は、下記の教材ページでご覧ください。

▶【はじめての Gmail】Gmail を本格的に始める方へのおすすめ
https://master-program.master-apps.jp/article/content/282

 

手作業で整理する必要なし!メールチェックの時間を減らす、「フィルタ機能」「検索機能」「アーカイブ機能」をご紹介

メールの処理時間を減らすには?

毎日メールを大量に受信するため、「重要なメールが埋もれてしまい、確認が漏れていた」「受信トレイを整理するのにかなり時間を要する」という経験はありませんか?Gmail の機能を活用すれば、メールの処理時間を大幅に減らすことができます。

 

■メールを自動で仕分けしてくれるフィルタ機能

教材ページ「メールチェックの時間を減らす Gmail のフィルタ機能」では、メールを自動で仕分けてくれるフィルタ機能の使い方と、フィルタを使ってメールの処理時間を大幅に減らすコツをご紹介します。フィルタ機能を活用すると、「メールを仕分ける時間」「メールを探す時間」「今読むべきかを検討する時間」を大幅に短縮することが可能になります。

 

■アーカイブ機能で受信トレイをすっきり整理!

メールは見返さない!Gmail のアーカイブ機能で受信トレイをすっきり整理」では、受信メールに既読メールを残さない「ゼロメールボックス」の運用を可能にするアーカイブ機能の使い方と、受信トレイをすっきりさせるコツをご紹介します。

 

■メール整理&確認の時間を大幅に節約する検索機能

検索機能を活用すると、メールを探したり、管理する時間が半分以下に抑えられます。「受信メールの整理は不要!「検索」で Gmail の確認時間を大幅節約」では、Gmail の最大の特徴である「Google の検索機能」についてご紹介します。必要なメールを検索で簡単に見つけることができるので、わざわざメールを仕分けて整理しておく必要はありません。

 

 

メールの処理時間短縮に便利な3つの機能を、機能ごとに教材ページで詳しくご紹介しています。

▶メールチェックの時間を減らす Gmail のフィルタ機能
https://master-program.master-apps.jp/article/content/142

 

▶メールは見返さない!Gmail のアーカイブ機能で受信トレイをすっきり整理
https://master-program.master-apps.jp/article/content/141

 

▶受信メールの整理は不要!「検索」で Gmail の確認時間を大幅節約
https://master-program.master-apps.jp/article/content/292

 

今すぐ使える技が満載!「メール時短術」教材特集

eラーニング「Master Program」では、他にも Gmail でメールの処理時間を大幅に減らす技を配信しています。

  • 【操作】メールを探す時間を短縮できるメールの検索方法
  • 【操作】業務効率をUPする受信トレイの管理方法「アーカイブ」
  • 【操作】リマインダーとしてスヌーズ機能を使う
  • 【操作】自動仕分け(フィルタ)でメールの整理時間を削減する
  • 【操作】スター機能でメールに目印をつける
  • 【操作】検索に効果的なラベルを使った整理方法
  • 【操作】ラベルの並び替え、編集・削除
  • 【操作】よく使うメール内容をテンプレートとして登録する


教材の詳細は下記の特集ページをご覧ください。

▶特集「メール時短術」
https://master-program.master-apps.jp/tag/6/content/list

 

※Google Workspace および Gmail は、 Google LLC の商標です。

 

 

ストリートスマートの Google Workspace 活用促進サービス

弊社では、Google Workspace の導入から定着まで多様なアプローチで支援しています。

利用登録ユーザー数30万人突破!「Master Program」

今日仕事に使えるTipsも、気になる新機能も、動画と記事で学べる Google Workspace の活用促進をサポートする教育プラットフォームです。
「今すぐ知りたい・しっかり学びたい」に応える教材ラインナップが揃っています。
▶▶https://www.master-apps.jp/master-program/

 

Google Workspace の導入・活用促進に関するご相談はストリートスマートへ

弊社は、2014年に日本初の Google トレーニングパートナーとして認定されました。お客様への支援実績と技術力を認定する Google Cloud Partner Advantage プログラムでは、2020年に教育分野(国内初)、2021年には Work Transformation(働き方の変革)分野のスペシャライゼーション認定を取得。3,000社以上の企業様への支援実績があります。

各種お申込み、ご相談等はお気軽にお問い合わせください。

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 https://www.master-apps.jp/service/

 

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 お問い合わせフォーム:https://www.master-apps.jp/inquiry/

 

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