Google Workspace を活用することで、データの管理やチームでの協働の仕方を大きく改革することができます。Google Workspace の価値を享受するためには、社内での導入や運用サポートが重要ですよね。
本記事では、Google Workspace の導入を進める際の疑問や不安を解消し、導入を成功させるために重要となるポイントを紹介します。Google Workspace の導入を担当される管理者の方や、情報システム部門の方におすすめです。
Google Workspace で得られる「４つの価値」とは
Google Workspace には、協働的に生産性高く仕事ができるしかけがたくさん組み込まれています。テレワークなど新しい働き方にも対応できる革新的なツールとして、多くの企業で導入が進められています。
組織の全員がGoogle Workspace を十分に活用すると、その組織は次の「4つの価値」を獲得することができます。
Google Workspace が提供する「４つの価値」とは？
Google Workspace だからこそ実現できる協働的で生産性の高い働き方 ～効果的な活用で組織が獲得できる 4 つの価値とは？ ～
Google Workspace は、メールやカレンダー機能だけじゃない！働き方を変えるための活用を
Google Workspace を単にツールとして導入するだけでは、上記の４つの価値を十分に獲得することはできません。
数年前に行った、G suite（Google Workspace の前身）を導入した企業への調査では、73％の企業が「Gmailとカレンダーしか使っていない」という結果が明らかになっています。
この背景には、「導入するにあたり、十分な周知と教育が必要であることは分かっているが、対応リソースが追いつかない」という現状があります。
せっかく Google Workspace を導入しても、これまでのシステムと同様の使い方に留まるだけでは、期待しているような高い生産性には結びつきません。導入サポートとコストの負荷だけが残ってしまうようでは、もったいないですよね。
Google Workspace の導入において重要となるのは、細かな機能を知ることだけではありません。組織全体でどのような働き方を目指すのかを明らかにし、そのためのツールとして捉えることが、Google Workspaceの価値を最大限に引き出すカギとなります。
Google Workspace 導入を成功させるための３つのポイント
Google Workspace によって働き方の改革を実現していくためには、Google Workspace を単なるツールではなく“生産性を高める武器”にする必要があります。導入時や導入後の不安を解消し、Google Workspace の導入を成功させるための３つのポイントを紹介します。
ポイント① 実現したいゴールを決め、導入前の準備を行う
まずは、組織全体としてどのような働き方をしていきたいのか、そのゴールを明確にすることが重要です。そしてメンバー一人一人が、自分たちの働き方がどう変わるのか、Google Workspace の機能をどんなシーンでどう活用するのかなど、新しい働き方を視覚化できるようにしましょう。具体的なイメージを持っておくことで共通認識が深まり、活用が定着するまでの時間を短くすることができます。
例えば、営業部門の業務において、Google Workspace の機能を活用できる場面を洗い出し、誰がどこでどのように使うかを整理します（以下の概念図は、案件把握から初回提案までの働き方を可視化した例）。
多くのメンバーがイメージできる業務で、かつ、変革した際のインパクトが大きい業務を、いくつか選定して視覚化を行うことをおすすめします。視覚化する際には、Google Workspace の操作を録画した動画などを用いて、デモンストレーションを行うことが効果的です。
また、理想の組織や働き方などのビジョンは、会社の根本思想に基づき検討するものです。そのため、経営層を巻き込んで進めていく必要があります。経営層に Google Workspace への移行の目的や意図を本質的に理解してもらうことで、導入の後ろ盾となっていただくことが重要です。
ポイント② 「定着」フェーズを担う責任部署を決める
Google Workspace を組織全体に定着させていくフェーズは、業務プロセスや働き方も変えていく上で非常に重要です。働き方改革を推進している部署やDX部門など、定着フェーズの責任部署を決めて進めていきます。
各部署から導入に前向きなメンバーを集めて、新たなプロジェクトを設けることも有用でしょう。実際の業務に近いメンバーが Google Workspace の便利な使い方を現場で共有していくことで、多くのメンバーがその価値を身近に感じることができます。
ポイント③ 継続的なフォローアップと社内教育を実施する
Google workspace の機能は、頻繁にアップデートされることが特徴の1つです。せっかく便利な新機能が追加されても、その情報を得ることなく活用できないようでは”宝の持ち腐れ”となってしまいます。アップデートの情報を常にキャッチアップして社内へ発信をするなど、継続したフォローアップを行っていきましょう。
また、Google Workspace はチームで協働するための革新的なツールです。一部の部門やメンバーだけでなく、全員が使いこなせないと意味がありません。新入社員や中途入社の社員への教育、定期的なスキルアップ研修など、社内教育にも力を入れていくことが重要です。
社内教育のためのツールとして、各種マニュアルや教育動画などのコンテンツを活用することもおすすめです。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
ご紹介した情報が、多くの企業様の Google Workspace 活用のお役に立てましたら幸いです。
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