活用コラム

Google Workspace だからこそ実現できる協働的で生産性の高い働き方 ~効果的な活用で組織が獲得できる 4 つの価値とは? ~

Google Workspace だからこそ実現できる組織・スタッフの生産性向上

Google Workspace (旧G Suite)はチームで働くための革新的なツールです。

どこからでも、どのデバイスからでも、協働的に生産性高く仕事ができるしかけが、たくさん組み込まれています。メールやカレンダー、クラウドストレージはもちろん、ビジネスチャットやビデオ会議ツールなどが、使いやすく統合されています。

すべての情報・資料はクラウド上に一元的に管理されること、操作はシンプル・簡単であることにより、スタッフ全員が同じスタイルで再現性の高い仕事を行いやすく、組織の生産性向上を可能にします。

組織の全員がGoogle Workspace を十分に活用すると、その組織は次の「4つの価値」を獲得することができます。

組織の経営者の方からは、それぞれに大きなビジネスインパクトがあり、経営にとって価値があるという声をいただきます。

 

①高い生産性

アウトプットのスピードが劇的に改善します。
例えば、ある食品メーカー様では、新製品の企画から製造までの時間が短くなりました。

②革新性

例えば、とある小売店様の場合、距離の離れた店舗間でも、知見や良い事例が共有され、現場から新しいサービスが生まれたり、業務改善が起こるようになりました。

③協調性

リモートワークでも、コミュニケーションが活発で、協力して生産性高く仕事を進めることができるようになります。

④優秀な人材の獲得と保持

オフィスに縛られず柔軟に働ける仕事環境が、優秀な人材を惹きつけたという声をいただきました。

 

Google Workspaceによって変革する業務シーン

この4つの価値がなぜ獲得できるのか、Google Workspace で実現できる働き方の業務シーンについて、ここでは2つの例をご紹介します。

添付ファイルはもうやめよう! 資料はURLリンクでの共有へ

Google Workspaceを使うと、データの管理が変わります。

メールにファイルを添付して送り合っている職場はまだ多いのではないでしょうか。
資料に修正が入ると再度メールに添付して送信していると、その都度ファイルコピーが拡散することになります。
その結果、個人がファイルを管理することになり、最新バージョンのファイルが分からない…といったことにもなりかねません。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどの、クラウド型ドキュメントツールは、それぞれのドキュメントごとに、世界で1つだけのURLがあります。

従来のメールにファイルを添付しての資料共有方法ではなく、クラウド上に存在するドキュメントのURLをメールやチャット本文にコピペしてシェアすれば、それだけで最新のファイルを同僚に共有することができます。

もちろんスマホやタブレットからでもファイルにはアクセスできます。

勝手に資料が複製されていくということ起こらず、会社の資産である資料・情報を一元管理することができるようになります。

 

企画書、提案書は独りで進めず、チームで作成。手戻りを防いで効率的にアウトプットする。

せっかく資料を作成しても、最初の方向性がずれていては無駄に時間を使ってしまいますよね。

関係者間の認識合わせには、グラフィカルな手書きの概念図を利用することをおすすめします。

下の例では、ノートに手書きした概念図をスマホで撮影して、メモアプリのGoogle Keepに取り込み、Googleスライドに簡単に取り込んでいます。

スライドを関係者と共有して、方向性にずれがないかを事前に話すことで、チームで資料作成作業を進める準備ができました。必要があれば、Google Meet のビデオ会議で、スライドを画面共有しながら、認識合わせをすることもできます。

その後も、上司は「そういえば、あの資料どうなっているかな?」と思ったら、検索して資料にアクセスし、いつでも進捗を確認することができます。もし方向性が違っていたら、コメント機能を使って修正を指示することができます。

社内会議はもちろん、お客様とのプロジェクトを進めるシーンなどでも、このような方法が効率的ではないでしょうか。また、このような働き方ができている企業様は、コロナ禍でも問題なくリモートワークしやすいのではないかと思われます。

 

求められるのはツールだけではなく「働く人・働き方」の変革です

Google Workspace は素晴らしいツールではありますが、あくまでツールです。

その価値を最大限に引き出すために、プレーヤー、つまり組織や働くメンバーが進化する必要があります。Google Workspace の価値を最大限に引き出すカギは、働くメンバーや組織、働き方のマインドセット、そして、企業文化の進化・最適化です。

ゴルフで例えると、昔、1番ウッドはその名が示すとおり、木製でした。ボールをまっすぐ飛ばすことが大変だったため、プレイヤーはまっすぐ飛ばすためのスイングを心がけていました。

現代の1番ウッドは、ヘッドはチタン製、シャフトはカーボン製、などと大幅に進化していますボールはまっすぐ遠くまで飛びやすくなっています。これに対して、プレイヤーは、遠くに飛ばすことを目的としたスイングをしています。体型も、よりアスリート的になり、筋肉質でパワーを発揮できるように進化しています。

ツールの進化にあわせて、人も進化する必要があるのです。

 

こんな働き方は組織の危険信号

新型コロナウイルスの影響でテレワークの必要性が高まり、ITツールの整備が多くの企業で進んでいます。にもかかわらず、働き方を変えることができず、残念な働き方を継続している企業や人が未だに散見されます。

例えば下記のようなシーンが社内で見られたら、それは危険信号です。

危険な働き方①「上司が部下に「あの資料どこにある?メールに添付して送って」と指示している

どこからでもデータにアクセスできる環境が整ったにも関わらず、資料の格納場所が分からず無駄な工数・時間をかけているケース。

危険な働き方②「なんとなく会議に参加するだけで、発言やアウトプットを行わない人がいる」

日本企業では、会議に出席することや顔を見せること自体が価値だと考える傾向がありました。しかしテレワークを前提とした今、顔を見せることにもはや価値はなく、アウトプットや結果が重視されるべきです。会議に出席しているだけでは意味を為しません。

危険な働き方③「会議資料を家のプリンターで大量に印刷している」

ITツールをフル活用すべき今、いまだ紙文化から脱却できずコストや工数、そして資源まで無駄にしているケースです。印刷せず、端末で閲覧しながら仕事することに慣れましょう。

 

働き方のビジョンを共有して、組織全体で変革を進める

働き方がバラバラだと、リモートワークがやりづらいと感じられたりしないでしょうか?

皆様の会社でも、見積書や稟議書、議事録などは、あらかじめテンプレートが用意され、誰でも同じアウトプットを作成できるよう、再現性を高める工夫をされていると思います。

その再現性を高める工夫を、働き方や仕事のスタイルの領域にも広げていきましょう。

例えば、コミュニケーションや資料を検索する、資料作成、会議運営などの基本的な仕事は、全員が同じスタイル、協働的に実施し、仕事の効率を高めていきます。
そこで創出された時間を本来の業務、売上や企業価値向上に結びつく活動に割り当てることができます。

組織の働き方を変えるのは、組織の全員の責務です。
そして、ツールだけを変えても、働き方を変えることはできません。
今こそ、働き方のビジョンを組織の全員で共有し、新しい組織への一歩を踏み出しましょう。

 

Google Workspaceを効果的に活用できる組織となるためのヒントをご覧ください

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
Google Workspace を活用することで、皆様の組織やチームがより活き活きと走りだすイメージをさらにお持ちいただけましたでしょうか。

最後に、さらに実践的に「Google Workspace を活用した働き方の変革」に取り組みたい担当者様に向けて、2つのコンテンツをご用意しました。

私たちストリートスマートは、これまで多くの企業様の働き方の変革をGoogle Workspac によってご支援させていただきました。そのノウハウをこのコンテンツには凝縮しております。なお、どちらも無料でご利用いただけます。

多くの企業様の組織変革のお役にたてましたら幸いです。

 

Google Workspace 活用の実践コンテンツ

eBookダウンロード「【Google Workspace の効果的な活用へ向けた解説書】価値獲得のための 4 ステップとは」

Google Workspace の活用で得られる 4 つの価値と、獲得へ向けたステップとは?

この冊子は、私たちのこれまでの Google Workspace の効果的な利用をご支援してきた知見・ノウハウをまとめたものです。
組織・スタッフの生産性向上の使命をお持ちの方であれば、”そうだったのか!” とひざをたたいていただける内容もきっと含まれていると考えております。

ぜひ、お読みいただき、貴社での Google Workspace のさらなる効果的な利用に結びつけていただけましたら幸いです。

 

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