企業レポート

【Google Workspace(旧 G Suite)導入支援事例】株式会社TBSテレビ様

ストリートスマートは、「ひとりひとりが活躍し、仕事を歓びに変えられる人を1人でも多く増やす」というミッションを掲げ、企業のクラウドツール導入や活用促進の支援をさせていただいています。今回は、2017年冬から G Suite を導入され、システム環境の構築から研修などを通して支援させていただいている株式会社TBSテレビ様へインタビューを行い、G Suite の導入から現在まで、活用を促進するために実施した施策や、その成果をお伺いしました。是非ご覧ください。

 

株式会社TBSテレビ様のご紹介

1951年創立した株式会社TBSホールディングスの100%出資グループ会社として2000年3月創立。時代を超えて世界の人々に愛されるコンテンツとサービスを創りだし、多様な価値観が尊重され、希望にあふれる社会の実現に貢献することを企業理念とし、総合メディアグループとして放送・映像・文化・配信などを展開。放送文化の担い手としての役割を果たしています。

<所在地>
 〒107-8006 
 東京都港区赤坂5丁目3番6号

コーポレートサイト
 https://www.tbsholdings.co.jp/tbstv/

 

今回は、G Suite の活用推進をリードされている情報システム局 システム開発部の稲川様とインフラセキュリティ部の峯松様にお話を伺いました。

<プロフィール>
 情報システム局 システム開発部 部次長 / 稲川 太郎 氏
 情報システム局 インフラセキュリティ部 / 峯松 健太 氏

 

容量無制限が G Suite 導入の決定打

ー2017年冬から G Suite Business を導入されていますが、導入された経緯を教えてください。

峯松氏:当時、グループウェアや働き方改革が語られ出したタイミングに弊社が使用していたメールサービスの更新時期が重なったんです。そこで、単にメールの更新をするだけでなく、社内での情報共有ツールが欲しいという現場からの声や、働き方改革でいつでもどこでも働けるような新しい環境の構築ができたらと思い、グループウェアの導入を考えました。

稲川氏:当時は会社で仕事をすることが常識でしたので「社外からファイルにアクセスするなんてセキュリティ面は大丈夫なのか」「パソコンを持ち出して紛失した際にどうなるんだ」とセキュリティの面で心配をされる方も多く、その方々に理解頂くのに時間をかけたことを思い出します。

 

ー数あるグループウェアの中でなぜ G Suite にされたのでしょうか?

峯松氏:いろいろなグループウェアを比較検討し、弊社は事業の特性上、映像など扱うファイル一つひとつが大きいので、容量無制限というのが何よりも魅力的でしたね。あとは、実際に操作した時の軽快さ、サクサク動く感覚が他の製品と全然違いました。Google ドキュメントの共同編集を試した時、他の製品も試しましたがラグが大きく、G Suite は違うな、と思いましたね。

 

ーG Suite への決定は情報システム局の皆さんの判断だったのですか?

峯松氏:現場の意見が大事なので、報道やドラマ、営業など多岐にわたる現場に使ってもらい判断してもらいました。あとは、ドラマの技術担当から「動画の制作時のファイル共有フローがこれからの時代に合っていないのでなんとかして欲しい」という声もあったり、当時の Google Cloud をすでに使っていたというのも大きかったです。

 

(情報システム局 インフラセキュリティ部 / 峯松 健太 氏)

 

バイク便の物理的・直線コミュニケーションから、 G Suite のデータ・円のコミュニケーションへ

ー先ほど、動画制作時のフローがこれからの時代に合っていないとありましたが、今までドラマの制作フローはどのようにされていたのですか?

峯松氏:まずは収録したら編集作業に移るのですが、編集、CG、音声、音効とそれぞれ違う会社なので手渡しで運んでいました。例えば、窓の外が雷のシーンであれば、窓枠に入る雷のCGをCG会社から送ってもらってはめ込むんです。でもこれだけだと雷の映像だけなので、音効の会社に雷のCGを渡してそれに合わせた音を入れてもらいます。ドラマの1場面を制作するのにも、沢山の会社が関わっているので、やりとりが物理的に渡すというアナログな手法だと大変でした。

 

一何気なく見ていたシーンに沢山の技術会社が携わっていたのですね。大変さが容易に想像できます。

稲川氏:そうなんです。同じビル内にいるわけではないので、持って行ったものの先方が不在で待ち時間が生まれるなどもよくありました。今ではネット上でデータを送れるサービスも増えてきましたが、それだけだと “協働で制作する” という面で不十分なんですよね。

 

ーそれはどういうことでしょうか?

稲川氏:単にデータを送るというのは一方的な直線のやりとりなので、制作に必要なコミュニケーションができないんです。その点 G Suite だとファイルを共有するだけでなく、それに付随するコミュニケーションも同じ G Suite 内のコメント機能や Google Meet(以下、Meet) で簡単にできるんですよね。もし仮に、ファイルを送って、また別のツールでコメントして、だと非常に不便ですが、G Suite だとその中ですべて完結するので非常に便利です。

他にも、ファイルを Google ドライブに集めてお互い好きに出し入れできたり、スタッフが同じ場所に集まらなくても共同編集できたり、Google カレンダーの招待で予定が立てやすかったりと、全てを網羅して円のコミュニケーションができるので “協働制作” がスムーズなんです。

また、そういった各種ツールのアカウントがひとつなので、ツールによって互換性の不備やパスワードを忘れたといった手間も無く、シームレスに使えるのはありがたいです。

 

(情報システム局 システム開発部 部次長 / 稲川 太郎氏)

 

導入計画が素晴らしく、導入に苦労した感覚がない

ーG Suite を導入して社内で浸透させる際は大変だったのではないでしょうか。

峯松氏:実は苦労したり大変だった感覚がないんです。どちらかと言えば楽しくて、それは、ストリートスマート様の導入プランが素晴らしかったからだと思います。

ストリートスマート様に「薄く満遍なく多くの人に伝えていくのではなく、各現場に詳しい人(インフルエンサー)を育てることが一番の近道である」ということや、「会社の中で教えていくのは同じ職場の身近な人」「管理職がやらないといけない」ということを教えていただき、それらが素晴らしかったです。そのおかげで社内の考え方が変化していくようになり、企業文化さえも変わりました。

 

ーそのようにおっしゃっていただき光栄です。各現場のインフルエンサーはどのように決められたのですか?

稲川氏:各現場に必ずパソコンに詳しい人であったり、パソコンでわからないことがあると周りからよく聞かれる人がいたので、そういった方にお願いしました。

 

ー推進する上で工夫されたことなどはありますか?

峯松氏:インフルエンサーに対して正式な業務としてお願いすることが大切だと考え、会社組織の協力のもと、プロジェクトチームを作り、辞令を出して社内に周知してもらいました。

稲川氏:あとは弊社の内定者で、入社前の在学期間中に弊社で働く「内定者バイト」の方々がいるのですが、その方々に社内QAサポート、将来的にインフルエンサーを依頼したのもすごく良かったですね。モチベーションも高いですし、そもそもITに慣れている方も多い。あとは、入社後に通常業務で一人前になるのは一定期間かかると思いますが、ITサポートという面では各現場ですぐに活躍できるので、新入社員でありながら部署内で頼られる存在になりますし、スムーズに G Suite を活用した業務ができるので一石二鳥だなと思いました。

 

 

2020年5月の Google Meet 会議開催総数16,723回、参加者数延べ84,438人

ーコロナ禍によるテレワークでの G Suite の活用度合いはいかがでしたか?

峯松氏:Meet の社内利用状況を調べたのですが、2019年12月のビデオ会議の開催は約100回だったのに対し、2020年5月は16,723回も開催されていました。参加者数も延べ84,438人でした。

 

ー16,723回ですか!すごい活用度合いですね。

峯松氏:我々もビックリしました。よく考えると Meet の使い方に関する説明会を開催していないのですが、初めてでもわかるシンプルな設計のおかげでみんなが各自活用できたのだと思います。

今では Meet で会議をして、ドライブでファイルを共有して、というのが当たり前なので、これまでのUSBメモリや外付けHDDも必要なく、家に何も持ち帰らなくていいというのがあらためて素晴らしいですよね。おかげさまでコロナ禍になる前からどこでも仕事ができる環境を構築できていたので、コロナ禍の仕事も何の影響もなく行うことができました

稲川氏:導入前に活用していたファイル転送サービスの利用状況も、G Suite 導入後の現在は−92%の利用率と Google ドライブの活用頻度の増加が伺えます。

 

一緒に導入していくのが楽しかった、他のシステム導入もお願いしたい

ー今後の課題や展望はありますか?

峯松氏:グループ会社全社に導入したいです。JNN系列局(全28局)は G Suite を導入していない局があと6局だけなのでそこも広げたいです。
社内にはまだまだオンプレ環境のみで動作するシステムが多数あり、標準的なシステムは G Suite の土台をうまく利用したり、 Google Cloud Platform 上に移行するなど検討していきたいです。

 

ー最後に、弊社に対する評価を教えていただけますでしょうか。

稲川氏:良すぎて言えないです。笑
新しくシステムを導入するのは辛いことが多いのですが、ストリートスマート様との導入は本当に楽しかったです。ユーザー教育が素晴らしいですし、他のシステムもやって欲しいぐらいです。またご相談させてください!