活用コラム

【連載⑤】Google Meet で始める安全・快適なビデオ会議術 〜議事録を同時編集して会議を効率的に進める方法〜

急速に広まった感染症対策の影響もあり、テレワークの認知が一気に広がっています。
テレワークを導入する企業が増えてきた昨今、テレワークに欠かせないツールの一つとして注目が集まっているのが、ビデオ会議システム。テレワークにおいて、ビデオ会議は重要な業務の一つです。

Google が提供するクラウドグループウェアサービス「G Suite」に含まれるビデオ会議ツール「Google Meet」は、 操作がシンプル・簡単であり、企業にとって重要なセキュリティ面でも万全なツールです。
ビジネス仕様のビデオ会議ツールのため、個人向けのビデオ会議ツールよりも安全性が高いのが特長です。
通信が暗号化されており、Google の堅牢で安全なインフラの元で動作するため、安心してビデオ会議を実施できます。

 

本連載では「Google Meet」を中心に、Google のグループウェア「G Suite」を使ったテレワークを実施する上でのちょっとしたTipsや使い方を解説しています。

今なら Google のグループウェア「G Suite」を使ったテレワークのノウハウをまとめた特別ガイド本「できる テレワーク ビデオ会議編 for Google Meet」を無償で提供中。

 

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ビデオ会議を進行しながら、複数人と同時に議事録作成!

今回は、Google ドキュメントで作成した議事録に参加者全員でアクセスしながらビデオ会議を進行し、しかも議事録を会議中に複数人で同時編集する方法を紹介していきます。

ビデオ会議中に議事録を複数人と同時編集することで、話している内容をその場で確認でき、勘違いや誤解を減らすことができます。
また、会議終了時には議事録が完成しているので、あとで話の内容をまとめ直す手間がかからず、会議や業務の効率化につなげることができます。
まず、作成した Google ドキュメントを事前に、会議参加者へ共有します。

 

共有ボタンをクリックすると共有設定画面が表示されます。ファイルの共有相手を選択し、「送信」をクリックします。権限は忘れずに「編集者」を選択しておきます。

 

会議が始まったら、同時に編集していきます。ファイルを同時に閲覧している際には、右上に共有相手のアイコンが表示されます。

 

Google ドキュメントには、コメントを追加することもできます。コミュニケーションをとりながら同時編集ができるので、確認不足や認識のズレを防ぐことができます。

 

会議中に複数人と同時に議事録を作成することで、会議での決定事項などを、関係者にすぐに共有することができます。そうすることで、会議終了後も効率良く進めることができます。

 

 

Google Meetを活用したテレワークの特別ガイド本を無料でダウンロードいただけます

新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入する企業が増加する中、できるシリーズ編集部との共著にて、Googleが提供するビデオ会議システム「Google Meet」の特別ガイド本「できる テレワーク ビデオ会議編 for Google Meet」を制作いたしました。

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本連載は全10回に渡り、Google Meetを使用した安全・快適なビデオ会議術をご紹介します

今回は、安全・快適なビデオ会議術として、Google Meet を使用した、アカウントひとつですぐにビデオ会議を開催できる方法をご紹介いたしました。次の連載第2回では、「Google カレンダーを使ったビデオ会議の予定登録方法」をご紹介していきますので、ぜひご覧ください。

本連載「Google Meet で始める安全・快適なビデオ会議術」は、弊社が運営するMaster Newsにて配信しております。
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