活用コラム

【連載③】Google Meet で始める安全・快適なビデオ会議術 〜Google Meet のビデオ会議に社外の人を招待する方法〜

急速に広まった感染症対策の影響もあり、テレワークの認知が一気に広がっています。
テレワークを導入する企業が増えてきた昨今、テレワークに欠かせないツールの一つとして注目が集まっているのが、ビデオ会議システム。テレワークにおいて、ビデオ会議は重要な業務の一つです。

Google が提供するクラウドグループウェアサービス「G Suite」に含まれるビデオ会議ツール「Google Meet」は、 操作がシンプル・簡単であり、企業にとって重要なセキュリティ面でも万全なツールです。
ビジネス仕様のビデオ会議ツールのため、個人向けのビデオ会議ツールよりも安全性が高いのが特長です。
通信が暗号化されており、Google の堅牢で安全なインフラの元で動作するため、安心してビデオ会議を実施できます。

 

本連載では「Google Meet」を中心に、Google のグループウェア「G Suite」を使ったテレワークを実施する上でのちょっとしたTipsや使い方を解説しています。

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社外の人もアカウント不要で Google Meet に簡単に参加できる!

今回は、社外のメンバーを Google Meet のビデオ会議に招待する方法を紹介していきます。

Google Meet は、Google のアカウントがなくても、URLをクリックするだけで会議に参加できるため、社内メンバーに限らず、社外のゲストともビデオ会議を簡単に開催することができます。

社外とのやりとりは、セキュリティ面で不安を感じる人もいるかもしれませんが、Google Meet はビジネス仕様のビデオ会議ツールで、通信がすべて暗号化されるため、安全に使用できます。
また、遠方の取引先との商談などの場合でも、ビデオ会議なら出張費の削減や移動時間の短縮というメリットもありますね。

 

先ず、「Google カレンダー」から、Google Meet によるビデオ会議の予定を作成します。

 

ゲストを追加の項目に、メールアドレスを入力し会議に参加するメンバーを追加します。
メールアドレスを入力した際に、候補として表示されなくても、ビデオ会議のゲストとして追加されます。

 

ビデオ会議への招待メールを送信する確認メッセージが表示されるため、「送信」をクリックします。
「送信しない」をクリックしたときは、招待メールが送付されません。

 

さらに、社外のメンバーをゲストに追加する場合には、組織外であることを確認するメッセージが表示されます。

メールアドレス等に誤りがないか確認のうえ「外部のゲストを招待」をクリックします。
これで、社外のメンバーにビデオ会議に参加する招待メールが送信されます。

 

受信した招待メールには、Google Meet のビデオ会議の参加に必要なURLも記載されています。

 

社外のメンバーが会議に参加する場合には、ビデオ会議の主催者に許諾を得る必要があります。
会議のURLにアクセスし、「参加をリクエスト」をクリックします。

 

ビデオ会議の主催者は、参加リクエストが表示されたら「承諾」をクリックします。

 

社外メンバーがビデオ会議に参加する場合には、許諾を得る必要があるため、面倒なようにも思えますが、この手続きをすることで、関係のないユーザーの参加を遮断でき、安全にビデオ会議を行うことができます。

 

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本連載は全10回に渡り、Google Meetを使用した安全・快適なビデオ会議術をご紹介します

今回は、安全・快適なビデオ会議術として、Google Meet を使用した、アカウントひとつですぐにビデオ会議を開催できる方法をご紹介いたしました。次の連載第2回では、「Google カレンダーを使ったビデオ会議の予定登録方法」をご紹介していきますので、ぜひご覧ください。

本連載「Google Meet で始める安全・快適なビデオ会議術」は、弊社が運営するMaster Newsにて配信しております。他の記事もご覧いただけます。

 

<Master News>
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