G Suite・クラウドを活用したワークスタイル変革サービス

ワークスタイル変革コラム

新しいシステムを浸透させる。 IT・クラウド活用の社内教育を促進する手法とは?

ITやクラウドの活用で新しいシステムを社内に浸透させる時に、重要になるのが社内研修などの社内教育です。なぜ使い慣れた従来のシステムから新しいシステムへ移行しなければならないのか、その目的や背景を理解し、基本的操作方法に加え、その活用方法についての教育が不可欠です。

今回は、弊社が提供している G Suite を例として、社内教育を促進させて新しいシステムの浸透を図るポイントをご紹介します。

業務が変わる!社内教育が必要な理由

業務が変わる!社内教育が必要な理由

新しいシステムを導入する際には、社内研修などの社内教育が必要です。その理由は、新しいシステムをいち早く確実に社内に浸透させ、これまでの業務に支障をきたすことなく、むしろこれまで以上の業務の効率化を実現するためです。

そこで社内教育では、システムの基本的操作方法を教えるだけではなく、各業務やシーンを想定した基本的な活用方法なども併せて教えておくのが理想です。

システムの基本的操作方法はもちろん、基本的な活用方法なども理解しておけば、すぐに社内の業務効率が向上することはもちろん、自ずとそれまでは気がつかなかった活用方法やアイデアが生まれてくる可能性があります。

社内教育で伝えておきたい G Suite 活用方法

では次に、社内研修などの社内教育で伝えておきたい G Suite の活用方法をご紹介します。

◆ファイル共有、管理の効率化

以前はローカルファイルで利用していたデータなどを、すべてドライブで保存することでフォルダの管理もしやすくなり、共有することで社内での業務効率が上がります。またドライブの共同編集機能を使うことで、メンバー同士でのデータや資料のリアルタイムな編集が可能になり、業務が効率化します。

◆メール対応の効率化

メールは細かくフォルダ分けすることなくスピーディな検索が可能です。さらに移動中であったとしてもスマホなどでメールを確認したり、返信定型文などでメール返信にかかる時間を短縮できます。

◆会議の効率化

会議に参加するメンバー同士のスケジュールの共有を行えば、日程調整にかかる時間を短縮することができます。またドライブで会議資料の事前共有を行っておけば、会議そのものの時間も短縮することが可能です。また必要な場合はオフラインやビデオハングアウトを使って、離れた場所にいるメンバーにも会議に参加してもらうことが可能になります。

以上の3つが、社内教育で伝えておきたい G Suite の活用方法です。それほど難しい活用方法ではないため、社内への浸透が早く、比較的早い段階で業務効率の向上を実感できるでしょう。そのため、 G Suite の導入初期の社内教育を行う題材として取り上げて頂ければと思います。

まとめ

G Suite 導入で業務の効率化を実現するためには、これまでとは異なる社内教育が必要です。

そして社内浸透を加速させるための取り組みとして

・成功体験をさせること
・利用できたら褒めること

この2つを行い、G Suite を全社に浸透させていきましょう。

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