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ワークスタイル変革コラム

G Suite で働き方変革を。G Suite の企業導入を加速する社内マーケティングとは?

G Suite を導入し、さらなる生産性の向上や働き方改革を目指す企業が増えてきています。
しかし、せっかく導入しても使用する機能が Gmail や Googleカレンダー のみに留まってはいませんか? G Suite を導入し、スピーディに全社員に浸透させるためには、社内マーケティングが不可欠です。

本記事では G Suite の企業導入のカギを握る社内マーケティングの手法について、ご紹介します。

そもそも、なぜ 社内マーケティングが必要なのか?

そもそも、なぜ 社内マーケティングが必要なのか?

まずは、なぜ生産性の向上につながる G Suite の導入に、わざわざ社内マーケティングが必要なのか、ユーザー視点になって考えてみましょう。

◆新しいシステムに抵抗がある

使い慣れたシステムやソフトがあるのに、突然新しいシステムを使うように言われても、その変化に戸惑う人がほとんどです。使い方やボタンの配置など確認しながら使わなければならず、それを面倒に感じる場合もあるでしょう。

◆習慣で古いシステムを開いてしまう

メールや文書、表計算のソフトなど、つい習慣で従来のシステムを使ってしまうのも導入が進まない理由のひとつ。慣れたソフトを使って作業し、保存する時だけ新しいシステムを使うといった手間が発生する場合もあります。

どんなに新しくて便利だと言われても、一度身についた習慣を変えることは難しいものです。

◆他の社員も使っていない

自分以外の社員が G Suite の機能をどんどん使っていれば、自分も置いていかれないように積極的に使用するでしょう。しかし他の社員の使用頻度が低ければ、自分ひとりが使っても互換性も悪く、かえって不便さを感じ、使われない原因のひとつとなります。

ではこの問題点を解決するにはどうすればいいのでしょうか。

G Suite 導入のカギ!社内マーケティングでやるべき3つのこと

G Suite 導入の課題を解決するには、社内マーケティングで社員の視点でアプローチすることがカギになります。

ここでは、社内マーケティングでやるべきこと3つを見ていきましょう。

①変化への不安に共感し、何が変わるのかを明確にする

まずは、今回の G Suite 導入にあたり、社員に変化を受け入れてもらう必要があることに関して、お詫びや感謝の気持ちを示しましょう。単に、システムが変更になります、という事務的なアナウンスでは、既述のように変化が受け入れがたいのは自明です。

また、なぜ新しいシステムを導入するのか、それを使うことで何がどう変わるのかを明確に伝えることも必要です。

導入の背景や目的をしっかり説明し、何が変わるのかを把握できると、不安や抵抗感は和らぎ、システムの浸透につながります。

②移行そのものをイベント化する

さらにシステムの移行の過程そのものをイベント化する方法があります。各部署でどの機能を実際に使っているかを競うなど、社内でのイベントにして楽しみながら移行してみるのもおすすめです。導入イベントに留まらず、導入後は現場からの成功事例を共有し、その後の活用につなげることも可能です。

③マネジメント層が積極に活用する

導入後も継続して活用を促していく必要があります。そのためには、特に現場のマネジメントをしている部長などの管理職にある社員が積極的に使い、身近な社員の意識を高めていくことが重要です。

G Suite 導入を Gmail や Googleカレンダー のみの利用に留まらせることなく、さらに G Suite を深く理解してシステムを活用するためには、こうした社内のマーケティングが不可欠と言えます。

まとめ

・変化への不安に共感し、G Suite 導入の背景や目的、何が変わるのかを明確にする
・移行をイベント化する
・マネジメント層が積極的に活用する

この3つのポイントを抑え、社内マーケティングに活用できれば、G Suite 導入をよりスピーディに行うことができるでしょう。

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