活用コラム

電子帳簿保存法×Google Workspace|システム選定のポイント① ~JIIMA認証~

2022年1月に電子帳簿保存法(以下、電帳法)が改正され、2024年1月からは電子取引の場合、紙ではなくデータでの保存が義務付けられました。

Google Workspace は、「電子取引ソフト法的要件認証」のJIIMA認証を取得済みですので、電帳法対応のサービスとしてご利用いただけます。

ストリートスマートでは、Google Workspace を活用した電帳法に関するご支援を目的に電帳法特設ページを先日公開いたしました。

本連載では、特設ページに掲載した内容以外で、電帳法対応の検討を進める事業者様に役立つ情報をご紹介していきます。
今回は、システム選定のポイントの一つである「JIIMA認証」について解説します。

 

▶前回までの連載はこちらからご覧ください
 ・電子帳簿保存法×Google Workspace|タイムスタンプの運用
 ・電子帳簿保存法×Google Workspace|電子データの保存と検索

 

 

1.電帳法改正による必須の対応

電帳法には、3つの保存方法があります。

①電子帳簿等保存

②スキャナ保存

③電子取引データ保存

 

2022年1月の電帳法改正で、2024年1月より電子取引の情報は電子データによる保存が必須(紙保存が廃止)となりました。

※出典:令和3年度改正 電子帳簿保存法 YouTube 動画「国税庁動画チャンネル」(令和4年1月更新)掲載資料(国税庁)より引用

 

2.電子取引とは

電子取引とは、EDI取引、インターネット取引、電子メール取引、クラウド取引等を指します。
具体的な例として、下記のような取引が挙げられます。

・電子メールにより請求書や領収書等のデータを受領したとき

・通販サイト等、インターネット上でダウンロードした請求書や領収書等のデータ

・ホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショット

 

つまり、データで受け取ったもの/ダウンロードしたものは、紙にプリントアウトせず、データのまま保管する必要があります。

 

※電子取引の保存要件については、下記記事をご覧ください。

 

3.システム選定のポイント

電子取引データの保存については、必ずしも専用システムやソフトウェア等を利用して対応する必要はありませんが、膨大なデータを蓄積していくことになるため、保存や検索が簡単にできるソフトウェアの導入がおすすめです。

市販のソフトウェアを利用する場合、各種要件を満たしたものを選定する必要があります。

要件を満たしているかどうかを判断する機関として、公益社団法人日本⽂書情報マネジメント協会(JIIMA)が存在します。

JIIMAによる認証を取得したソフトには、認証マークが付与されます。

認証マークが付与されたソフトウェアを導入する企業は、電帳法及びその他の税法が要求している要件を個々にチェックする必要がないため、スムーズな導入が可能です。

電帳法対応におけるシステム選定には、JIIMAの認証を受けているものが安心です。

詳細は、JIIMA公式サイトをご覧ください。

 

4.Google Workspace でできること

Google Workspace は、「電子取引ソフト法的要件認証」のJIIMA認証を取得しました。

Google Workspace のアプリの一つである Googleドライブでは、電子取引データを保存・検索・閲覧・出力が可能です。

命名規則に従って電子データを保存し、検索によって該当データを探し出すことができます。

設定の詳細は、下記のマニュアル(無料)で公開していますので、ダウンロードしてご確認ください。

 

詳細の設定は、下記のマニュアルをダウンロードくださいませ。(無料)
 ▶https://www.master-apps.jp/special/denshichobo/#form 

 

 

5.Google Workspace を活用するメリット

①JIIMA認証を取得しているため、安心して電帳法対応ができる

②メール、チャット、ビデオ会議など日常業務に必要なアプリケーションが揃っている

 

Google Workspace は、電帳法への対応だけでなく、コミュニケーション、コラボレーションを活発にするための各種アプリケーションが揃っています。

メール、チャット、ビデオ会議など、近年のリモートワークを中心とした働き方にも柔軟に対応します。

ストリートスマートでは、これまで3,000社以上の企業様へ、Google Workspace を活用したワークスタイル変革のご支援を行ってまいりました。
詳細は、「Google Workspace だからこそ実現できる組織・スタッフの生産性向上」をご覧ください。

 

6.Google Workspace による電帳法対応はこんな企業におすすめ!

・既に導入済の Google Workspace を電帳法の対応にも活用したい

・これから電帳法への対応を検討していく

・電帳法への対応と同時に社内の業務効率を見直したい

・できるだけコストを抑えて電帳法の対応を進めたい

 

電子取引は、2024年1月から対応が必須になります。システムの選定、社内ルールの制定など運用開始までに必要な準備を整え、余裕を持って対応を進めましょう。

 

 

※Google Workspace は、JIIMAが認証する「電子帳簿保存ソフト法的認証製品」です。

 JIIMA公式Webサイト
 https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/

 国税庁ホームページ
 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

 

※Google Workspace、YouTube および Google ドライブは、Google LLC の商標です。

 

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3,000社以上の企業様への支援実績があります。

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