活用コラム

電子帳簿保存法×Google Workspace|電子データの保存と検索

2022年1月に電子帳簿保存法(以下、電帳法)が改正され、2024年1月からは電子取引の場合、紙ではなくデータでの保存が義務付けられました。

Google Workspace は、「電子取引ソフト法的要件認証」のJIIMA認証を取得済みですので、電帳法対応のサービスとしてご利用いただけます。

ストリートスマートでは、Google Workspace を活用した電帳法に関するご支援を目的に電帳法特設ページを先日公開いたしました。

本連載では、特設ページに掲載した内容以外で、電帳法対応の検討を進める事業者様に役立つ情報をご紹介していきます。
今回は、「電子データの保存と検索」について解説します。

 

▶前回までの連載はこちらからご覧ください
 ・電子帳簿保存法×Google Workspace|タイムスタンプの運用

 

 

1.電子帳簿の保存要件

2022年1月の電帳法改正では、帳簿書類を電子データで保存する際のルールが見直されました。
電子帳簿は「優良な電子帳簿」「その他の電子帳簿」の2つに区分され、それぞれ保存要件が定められました。

どちらの帳簿でも保存要件を満たせば電帳法の運用自体に問題はありませんが、優良電子帳簿の場合、所得税の青色申告特別控除(65 万円)が適用される優遇措置があります。
※あらかじめ所轄税務署長へ届出書の提出が必要です

優遇措置を受けるには、優良な電子帳簿として下記の要件を満たす必要があります。

①訂正・削除の事実及びその内容を確認できること

②帳簿の相互関連性が確認できること

③検索要件を満たすこと※

検索要件については、ページ下部で解説します。

※出典:「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」(国税庁)より引用

 

2.検索要件を満たす運用

電子帳簿の保存要件では、該当の取引記録がすぐに見つけられるよう、下記の検索要件を満たした運用が必要です。

①取引年月日、取引金額、取引先を検索の条件として設定できること

②日付又は金額の範囲指定により検索できること

③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

 

※出典:「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」(国税庁)より引用

①取引年月日、取引金額、取引先を検索の条件として設定できること

命名規則を定め、電子データのファイル名を下記のように社内で統一し、要件を満たした運用ができる体制を整えましょう。

②と③は、税務職員からデータの提示や提出を求められた際、対応できる場合は不要です。

 

3.電子取引の保存要件

2024年1月より、電子取引の情報は電子データによる保存が必須(紙保存が廃止)となります。

電子取引では、「真実性の要件」「可視性の要件」を満たした保存が必要です。
真実性の要件とは、改ざんなどがない本物の文書であることが証明できる状態を指します。
可視性の要件とは、電子データで保存した情報をすぐに確認できる状態を指します。

真実性の要件を満たすには、下記①〜④いずれか一つの対応が必要です。

①書類の発行者側でタイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う

②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく

③記録事項の訂正・削除の事実及び内容が確認できるシステムを利用する(または訂正・削除ができないシステムを利用する)

④改ざん防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿って運用する

※タイムスタンプの運用については、「電帳法×GoogleWorkspace|タイムスタンプの運用」で解説していますので詳しくはこちらの記事をご確認ください。

 

可視性の要件を満たすには、下記の対応が必要です。

①明瞭な状態で速やかに電子データを出力できる環境を整備すること

②システムに付属する概要書、仕様書、操作説明書を備付けること

③検索機能を確保すること

出典:「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」(国税庁)より引用

 

4.Google Workspace でできること

Google Workspace は、「電子取引ソフト法的要件認証」のJIIMA認証を取得しました。

Google Workspace は、「訂正・削除の事実及び内容を確認できるクラウド」のため、「真実性の要件」の③を満たしています。
また、Google Workspace のアプリの一つである Googleドライブでは、電子取引データを保存・検索・閲覧・出力が可能です。
命名規則に従って電子データを保存し、検索によって該当データを探し出すことができます。

 

詳細の設定は、下記のマニュアルをダウンロードくださいませ。(無料)
 ▶https://www.master-apps.jp/special/denshichobo/#form 

 

 

5.Google Workspace を活用するメリット

Google Workspace は、あらゆる働き方に対応する生産性向上とコラボレーションのツールです。
メール、カレンダー、ビデオ会議、チャットなど業務に必要なアプリケーションが揃っています。
電帳法への対応だけでなく、各種アプリケーションを利用することで社内の生産性向上や業務効率化を促します。
ストリートスマートでは、これまで3,000社以上の企業様へ、Google Workspace を活用したワークスタイル変革のご支援を行ってまいりました。
詳細は、「Google Workspace だからこそ実現できる組織・スタッフの生産性向上」をご覧ください。

 

6.Google Workspace による電帳法対応はこんな企業におすすめ!

・既に導入済の Google Workspace を電帳法の対応にも活用したい

・これから電帳法への対応を検討していく

・電帳法への対応と同時に社内の業務効率を見直したい

・できるだけコストを抑えて電帳法の対応を進めたい

 

電子取引は、2024年1月から対応が必須になります。システムの選定、社内ルールの制定など運用開始までに必要な準備を整え、余裕を持って対応を進めましょう。

 

 

※Google Workspace は、JIIMAが認証する「電子帳簿保存ソフト法的認証製品」です。

 JIIMA公式Webサイト
 https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/

 国税庁ホームページ
 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

 

※Google Workspace および Google ドライブは、Google LLC の商標です。

 

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3,000社以上の企業様への支援実績があります。

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