企業レポート

【導入事例】インフォコム株式会社様 /Google Workspace 導入から10年を目前に進化。IT企業がMaster Program導入で得られた3つの効果

ストリートスマートは、「テクノロジーと『人』をつなげる」をミッションに、企業のクラウドツール導入や活用促進の支援をさせていただいています。今回は、2021年秋から Master Program を導入され、Google Workspace の活用支援をさせていただいているインフォコム株式会社様へインタビューを行い、Master Program導入のきっかけや導入後に社内でどんな変化があったのか、その成果をお伺いしました。是非ご覧ください。

インフォコム株式会社様のご紹介

「ICTの進化を通じて社会のイノベーションに貢献する」を企業理念に、医療・企業・公共機関向けにシステム構築やパッケージ製品を提供するITサービスと、一般消費者向けに電子コミック配信サービス等を提供するネットビジネスを展開。また、新規事業創出を見据えた取り組み、AI/IoTをはじめとする新規技術の研究も実施されています。

<所在地>
 〒107-0052
 東京都港区赤坂9-7-2 東京ミッドタウン・イースト10階

<コーポレートサイト>
 https://www.infocom.co.jp/ja/index.html

 

今回は、Google Workspace の活用推進をリードされているIT企画室の三田様と情報システムチームの宗石様、前田様にお話を伺いました。

<プロフィール>
 IT企画室 副室長 / 三田 聖彦 氏
 IT企画室 情報システムチーム / 宗石 晃 氏
 IT企画室 企画チーム / 前田 明人 氏

Master Programとは

Master Programは、組織全員の Google Workspace 活用力を底上げするためのeラーニングサービスです。今すぐに仕事で使えるTipsや、気になる新機能、最新のアップデート情報も、動画や記事の教材コンテンツで学ぶことができます。

「時と場所を選ばす仕事ができる環境を提供する」ため、Google Workspace を導入

ー2013年から Google Workspace を導入されていますが、導入された経緯を教えてください。

前田氏:当時、スマートフォンの利用者が増えていたタイミングでしたので、会社としても「時と場所を選ばす仕事ができる環境を提供する」ということを目的に、「スマートワークスタイル」というコンセプトを打ち出していたんです。その実現のために、クラウドで管理されたデータにどこからでもアクセスできる Google Workspace(当時はGoogle Apps) を導入することになりました。

 

ーコロナ禍でリモートワークは当たり前になりましたが、10年近く前からそういった取り組みをされているんですね。Google Workspace の社内浸透に向けて課題だったことは何でしょうか?

前田氏:正直なところ、IT会社ということもあり、「Google ツールで分からない部分があれば、検索すれば分かるだろう」と過信していました。マニュアルもあまり整備せずに導入しました。

ところが、想像以上に機能アップデートが多く、さらに、アップデートは急に実装されるので、戸惑うことが少なくありませんでした。

 

ー機能アップデートが多いのは、Google の強みですが、それに伴うマニュアル更新は大変ですよね。

前田氏:はい、導入以来、ずっとマニュアルの更新が追い付かない状態でした。IT企画室にGoogle Workspace に関する質問が来ても、社内マニュアルは内容が古く、外部の情報を探しても答えがまとまっているところがないという状態でしたので、回答するのにも時間と労力がかかっていました。

▲インタビューは、オフラインとオンライン両方を活用し実施しました。中央:三田氏、右:前田氏

情報が網羅されたMaster Programを社内展開用マニュアルとして採用

ーMaster Programを導入されたきっかけを教えてください。 

前田氏:そろそろ本腰を入れてマニュアルを整備しなくてはいけないと思い、準備を始めていました。そんなとき、2021年9月に、ストリートスマートが主催していた Google Workspace に関するセミナーに参加し、そこでMaster Programが社内に展開するマニュアルとして活用できそうだと考えたことが導入のきっかけです。

また、導入を検討するにあたってMaster Program内の理解度テストをやってみたのですが、思っていた以上に点数がとれなかったこともあり、社員にも学んでもらう必要性を感じました。

ーMaster Program導入にあたって、魅力を感じたポイントを教えてください。

前田氏:まず、Google Workspace に関する情報が網羅されている点です。先ほどもお話したように、Google Workspace についての情報が網羅されているWebページはあまりありません。Master Programを導入すると、わからないことがあってもログインして該当の動画を見れば回答が得られるので、外部へ情報を探しに行く手間が不要になりました。

また、機能アップデートに対応していることも導入の重要なポイントでした。今まで、社内マニュアルは更新できていなかったので、その課題が解消できるのは大きな魅力でしたね。

動画が多い点も、魅力のひとつです。最近は動画で情報を得る時代ですから、文字で説明されているよりも、社員にとって利用のハードルがさがるのではないかと思いました。

新しい記事や動画が増え、進化を続けるMaster Program。導入で得られた効果とは

ー情報が網羅されていること、アップデートに対応していることがポイントだったとのことですが、実際に導入して、よかったと思う点は何でしょうか?

宗石氏:今は国内グループ会社6社を含む約1800人がMaster Programを使える状態なので、1800人が使うマニュアルだと考えています。

新しい記事や動画がどんどん増えているのは良いと思います。Google Apps Script に関するコンテンツが増えてきているのも嬉しいです。

▲Master Programの導入についてお話される前田氏

 

ーMaster Program導入で効果があったことは何でしょうか?

三田氏:3つあります。

効果① 社員からの質問をMaster Programで回答できるようになった

Google Workspace に関する質問が社内から出た際に、答えを 調べる必要がなくなりました。Master Programの中のコンテンツを探し、そのURLをお伝えするだけでよくなったので、すぐに回答できるようになりました。

 

効果② 管理機能で各人の状況や何が分からないのかを知ることができる

Master Programの管理機能では、誰がどのコンテンツを視聴しているのかがわかります。よく活用している人、そうでない人が分かるだけでなく、さらに、その人が何のコンテンツを見ていて、どんなことに困っているのかを予測できる、といったメリットがあります。

導入前は、あまり馴染みのないアプリや機能などの動画に需要があるのかと思っていましたが、実際によく見られているコンテンツは、Gmail など基本的なアプリケーションの動画でした。

 

効果③ マニュアルを社内で整備する工数が削減できた

自分たちで頻繁なアップデートに対応していくのは業務負荷が大きく、難しかったので、Master Programにログインさえすれば最新マニュアルが見れるのは助かっています。

▲宗石氏

 

三田氏:コロナ禍で Google Meet も Google Chat も利用頻度は増えました。株主総会も3年連続オンラインで開催しており、Google Workspace を利用するシーンもどんどん増えています。

IT企画室としても、今後さらに社内への周知を強化していくことで、Master Programひいては Google Workspace の活用を促進させていきたいです。

 

今回は、Google Workspace 導入から10年を前に、新たにMaster Programを導入されたインフォコム株式会社様にお話を伺いました。
導入から半年余り、実際に社内でどのように活用されているかをお聞きでき、大変有意義な時間となりました。今後も、Master Programの利便性向上のため、コンテンツの拡充などアップデートに努めてまいります。