G Suite・クラウドを活用したワークスタイル変革サービス

ワークスタイル変革コラム

クラウドツールを導入するだけでは組織は変わらない

クラウドの導入が常識化しつつある今、「自社でもクラウド化を」と思い切って導入に踏み切ったものの、結果的にあまりメリットを感じられないというケースが少なくありません。それはなぜなのでしょうか?また、いったいどうすればクラウドを効果的に活用できるのでしょうか?

せっかく導入しても社内で活用されないケース

せっかく導入しても社内で活用されないケース

「作業効率を改善するためにクラウドを導入したのに、思ったほど社員に使われていない」というケースがあります。考えられるのは、クラウドの導入以前に活用していたシステムからの移行の手順が明確でなかったり、あるいは新旧システムの住み分けがきちんとできていなかったりすること。また、どんなシステムでも導入後が肝心ですが、システム概要の説明からスムーズな利用につなげるためのトレーニング機会の不足、なども考えられます。こちらは、事前の計画、準備を徹底することである程度予防することができるでしょう。活用のためのマニュアルや、トレーニングを実施するのも、いまからでも遅くありません。社内においてもサポート体制を強化していくことは、結果的に効率をあげます。

思ったほどコストダウンにつながらないケース

思ったほどコストダウンにつながらないケース

クラウドシステムは確かにいままでのオンプレミスのシステム導入に比べると、はるかに安価です。基本的には常時更新され、メンテナンスやアップデートで空白の時間が生まれたり、そこに人を配置する必要がなくなるため、運用コストの削減をも実現します。

 

また、いままでのシステムは、セキュリティ上の理由からも、一社一社の業務フローや社風にもあったカスタマイズされたものが好まれ主流でしたが、いまではクラウドにおけるセキュアなシステムの登場と、汎用的なパッケージシステムの進歩によりこの安価なクラウドが実現していることも忘れてはなりません。この前提を考慮せず、従来のシステムをクラウドで再現することが目的となり、多様なカスタマイズを組み、想定よりもコストが増加してしまうことは十分にありえます。その場合、ぜひ、クラウドツールのどこに価値があるのか、に今一度着目していただければと思います。

便利機能に気付かずに、導入効果を実感できないケース

便利機能に気付かずに、導入効果を実感できないケース

「クラウドを導入しても、いまいち機能を使いきれていない気がする」というケースもあります。このようにクラウドの導入効果を実感できない場合は、クラウドの便利な機能を使いこなすことができていないのかもしれません。クラウドサービスは、常に進化し、日々アップデートされていきます。そのため、導入後も、しっかりとクラウドベンダーやトレーニングパートナーからの新着情報をキャッチすることもおすすめです。

自社の運用が楽になるポイントを見逃していると、せっかくクラウドを導入しても、効果を実感することはできません。

まとめ

クラウドは、ただ単にシステムを導入すれば良い方向に向くというわけではありません。逆に言えば、活用の仕方次第では、大幅なコスト削減や労働時間の短縮を実現することも可能なのです。クラウドを宝の持ち腐れにすることなく、ぜひ最大限までフル活用して、効果的な運用を実現しましょう。

クラウドの問題を解決し、効果的に運用する方法とは?

このようなクラウドの諸問題を解決し、より効果的に運用するためには、クラウドに詳しいプロのアドバイスを受けるのが最適な方法です。「プロのアドバイスは経費がかかるから」と敬遠する企業もありますが、そこはやはり“餅は餅屋”。その道の解決方法は、その道のプロにしかわかりません。

MasterAppsとGoogleの共催で、クラウドを活用するためのセミナーも開催しています。まずは気軽に、セミナーに参加してみることから始めてみると良いでしょう。
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