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ワークスタイル変革コラム

ワークスタイル変革によりオフィスはどう変わるのか

四角いフロアにズラッとデスクが並び、上司を先頭に部下が向かい合わせになって座る、そんな昔ながらのオフィスが無くなりつつあります。

その代表的な例が、個人のデスクを持たない「フリーアドレス」の導入でしょう。携帯電話の普及により、固定電話の配線に悩むこともなくなり、クラウドの発達によってすべてのデータはインターネット上に保存することでペーパーレス化し、ロッカーや引き出しさえも不要になりました。新たなオフィスのスタイルが、いま社内の風景を大きく変えようとしています。

フリーアドレスの導入により、開放的なオフィスへ

フリーアドレスの導入により、開放的なオフィスへ

自分の席を自分で決めるという、斬新な「フリーアドレス制」は、いま多くの企業が導入し始めています。基本的に固定席というものがなく、朝出社したらどの席に座るかをその時の気分や業務内容で決めるという、まるで図書館のようなシステムです。

このフリーアドレス制の導入によって、フロアは自由で開放的な空間になり、その一角にカフェ感覚の会議スペースやミーティングスペースを置くこともできるようになりました。外出する社員が多く、全員分のデスクを必要としないオフィスにとっては、非常に効率的な手法といえるでしょう。

固定電話が無くなり配線に悩まされることがなくなる

固定電話が無くなり配線に悩まされることがなくなる

このフリーアドレス制を大きく後押ししたのが、ICT(情報通信技術)の進歩です。クラウドサービスを活用し会社のデータをインターネット上で保管、編集することが当たり前となり、モバイル端末が普及した現在では、固定電話の配線に悩まされることもなくなり、社員が必ずその席にいなければならない必然性もなくなりました。

社員は社内でも社外でも同じように情報をアクセスして仕事ができ、「デスクで仕事をする」という場面が大幅に減った社員も多いことでしょう。

ペーパーレス化によりロッカーや引き出しが不要に

ペーパーレス化によりロッカーや引き出しが不要に

資料を紙ではなくデータとして保存したり、書類をスキャンしてデータとして扱うことで、大幅なペーパーレス化が進展しました。これによって、ロッカーや引き出しは不要になり、オフィスはさらにスッキリと片付くようになったのです。

ペーパーレス化は紙のコスト削減につながり、データとして保存することで、ほしい情報を短時間で得られるようになりました。さらに、資料が無駄に重複することもなくなり、紙の劣化や紛失などの心配もなくなりました。資料の山に包まれた今までのオフィスのイメージは、もはやガラッと変わろうとしています。

社内のコミュンケーションが活性化し、生産性が向上

社内のコミュンケーションが活性化し、生産性が向上

固定席であれば普段、わざわざ業務上の意見を交換しない他部署の社員などともコミュニケーションの機会が自然と生まれます。定型でムダが見つけにくくなってしまっているルーティーン業務も、アイディアが必要なのに1人で考え込み袋小路に陥ってしまっていた業務についても、いつもとは違う視界、雰囲気、そして些細な会話や意見交換からアイディアや気づきを得ることができるでしょう。

こういったコミュニケーションが生まれやすい環境を創るためにも、円形のテーブルを用いる企業も多くあります。

 

まとめ

書類や資料が社内にビッシリと並び、上司の監視下に置かれた窮屈な空間で、アクセクと働いていた今までの会社員。「職場=狭い・縛られている」といったイメージも、こうしたワークスタイルの変革によって「職場=楽しい、リラックスできる」といったイメージに塗り替えられていくでしょう。

今後は私生活と職場との境い目もますますフラットになり、自宅で仕事をする人、海外に住みながらWebカメラを通して打ち合わせに参加する人など、仕事場に囚われない働き方も増えていくに違いありません。ICTの進歩は、仕事だけでなく、私たちの生活そのものも変えていきそうです。

 

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