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ワークスタイル変革コラム

チャット導入で長時間労働が蔓延…?業務改善にチャットをうまく活用するコツ

ビジネスチャットで社内外のコミュニケーションを運用することが当たり前になってきました。日本発のビジネスチャットでは、「メールの時代は終わった」と打ち出して話題となったチャットワーク、この1〜2年ではアメリカ発のSlackがテック系の企業を中心に人気を伸ばしています。

今回は、ビジネスチャットを業務改善の手段の一つとして導入する『メリット』実際運用してみてのリアルな『課題』その『解決策』までを、弊社での実際の経験談からお伝えします。

チャット導入で実現する、業務効率化の2大メリット

チャット導入で実現する、業務効率化の2大メリット

1.隙間時間の活用
チャットの便利なところは、いつでもどこでも気軽にコミュニケーションがとれることです。例えば、電車やバスでの通勤中、アポイント先への移動中、モバイルからでもストレスなくチャットを確認し、返信・承認をすることができます。
実は、あるデータで日本のビジネスマンは、メールを一日に10回以上確認し、1通のメールを作成するのに5分〜10分かかるというケースが全体の70%近くにのぼります*。隙間時間を活用できれば、別の業務に時間を当てたり、その分早く帰宅することだってできるでしょう。

*一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015

 

2.文章作成の時間短縮
メールでは通常、「お世話になります。株式会社◯◯の、、」などから始めるのが通例ですが、チャットであれば必要はありません。いきなり要件からスタートしてOK。案外、メールでの文面作成には時間を取られているのです。どんなに小さなことでも、「塵も積もれば山となる」です。

また、そもそもチャットでは長文を送ることはほぼありません。時系列で流れていくことが前提ですから、あくまで、相手に伝わるように要点をシンプルにまとめるのがコツです。もし詳細が必要であれば、「詳細は、下記の資料をご覧下さい。」と添付資料やURLへ誘導して、素早い情報伝達、意思決定を実現するために使用すると大変有効です。

チャットの導入によって長時間労働が蔓延…?その原因は?

チャットの導入によって長時間労働が蔓延…?その原因は?

しかし、いつでもどこからでも気軽に使用できるというメリットゆえに、長時間労働、休日出勤を助長してしまうことがあります。実は弊社でも問題として上げられたことがありました。

当時、ついつい業務時間外にチャットを見てしまい、深夜や早朝に仕事を始めてしまうこともしばしば。自分宛にチャットがなくても、複数人が閲覧できるグループチャットで通知が飛んでいると、朝からプレッシャーを感じながら出社することになったり、せっかくの休日も自分宛にチャットが来ているかもしれないと常に不安で気になってしまい、結局自分も仕事をしてしまう。さっぱり休むことができない。…という意見が多数出たのです。

まさに、社内のサーバーに接続しないとメールが見られなかった時代にはない、これからの新しい課題とも言えそうです。

ただ、休日の返信を強制していたわけではありませんし、緊急であれば電話を使おうという認識がありましたので、業務時間外のチャットの通知をオフにするなど、各自が設定の管理ができれば問題解決かもしれません。しかし、個人のリテラシーに頼り会社としての方針が示されていない状態では、新しい社員が入社した時などにも不安の声が後を断たないため、、いくつか対策を実験的に取り組むことにしました。

長時間労働を断つための解決策は、「思い切って制限してみる!」

長時間労働を断つための解決策は、「思い切って制限してみる!」

まずは思いきって、勤務時間以外は、チャットの送信を禁止しました。もちろん、休日もチャットを送ってはいけません。緊急時は、電話をすれば良いので、「次の勤務日に確認できれば問題ないもの」と「本当に緊急のもの」との切り分けを図りました。

当初「そんなルールにしたら、絶対に業務に支障が出る!電話も増える!」とほとんどの社員が考えていたのですが、、

やってみると意外や意外、「チャットが送れなくて本当に困った」という意見がほぼでなかったのです。実は、いつでも仕事ができることに甘え、業務効率化に本気で取り組めていなかったのです。また、すべてのチャットがプレッシャーなのではなく、上司からの時間外のチャットに対する反応についてが心理的にマネージが難しく、これが主たる原因ではと考えました。
弊社ではその後、さらに問題の原因を掘り下げ、その原因へのアプローチのみに絞り、ルールを緩和していき、、現在では、個々人がそれぞれに判断の基準を持ち、ストレスを最小限にし、チャット活用によって業務効率化を進めてきました。

まとめ

まとめ

チャットの利用によって、長時間労働、休日出勤を助長してしまっているのでは、、と社内で声があがった際に、まずは思いきって業務時間外のチャットを禁止にすることで、業務効率化への甘えや、そもそも問題の原因を明確化していくことができました。

今回お伝えしたいのは、
●まずは問題の原因の検討をつけ、その対策をトライアル的にやってみること
●結果を計測して、当初考えていた原因をより明確化できたら、それに合わせてルールも変化させていって良いということ
●このような課題を越えてもなお、ビジネスチャットが有効なコミュニケーションツール、業務改善ツールであるということ

インターネットや携帯端末の発達、社会への浸透に伴って、こうしたテクノロジーと働き方は切っても切り離せないトピックとなってきています。上手にテクノロジーと付き合い、より有意義な働き方を実現していくために、この記事がみなさまの一助になれば幸いです。

 

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