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ワークスタイル変革コラム

【ワークスタイルラボ】リモートワーク実施レポート!制度導入へのポイントまで

弊社では、平均年齢が若いこともあり、実際に産休・育休を取得した社員、介護により休みを取得した社員はおりません。しかし、家族の看護で一時的にリモートワークを実施したケースがありますので、今回はその社員についてどのように対応することになったか、そしてその事例から得たリモートワークの導入にあたってのポイントを整理しお伝え致します。

リモートワーク実施の背景

弊社の社員Aは、当時大阪勤務でした。あるとき東北の実家に住む家族が急に入院することになり看護が必要となったほか、他の家族も要介護であったりと、仕事を完全に休むほどではないものの、どうしても人手が必要となってしまいました。そこで、社員Aから実家でリモートワークさせてもらえないかと相談がありました。

会社にとって初めてのケースではあったものの、クラウドの導入によりフレキシブルデーなどを実現していることもあり、実家からの働くことを許可し、実際に約1ヶ月ほどリモートワークを行ないました。

※フレキシブルデーに関する詳細はこちら

制度としての細かい規定はまだなかったものの、社員Aは下記のようなスケジュールで仕事を行なっていました。

 

リモートワーク中の業務スケジュール

リモートワーク中の業務スケジュール

6:00  起床〜朝食〜洗濯など家事

10:00 勤務開始@自宅
12:30 昼食
13:00 移動(病院の近くのカフェへ)
業務再開@カフェ
18:00 業務終了

18:30 面会
19:30 帰宅〜夕食の準備など家事
21:00 残っている業務など

24:00 就寝

 

急な連絡などがない限りは一定のリズムで仕事に望むことが可能だったため、10時〜18時はコアな業務時間とし、上長にもそのように伝えていました。また、面会時間の都合で昼間に病院近くへ移動しておき、18時には一旦仕事を切り上げ、面会の時間にあてていました。なお、業務の都合で打合わせが夕刻にある場合などは、お昼に面会に行くなどしてスケジュールは柔軟に動けるよう調整していました。その後は帰宅し、夕食などとったあと、業務が残っている場合は仕事をする、というのが大まかなスケジュールでした。

 

リモートワーク導入について考えたいこと

この事例からお伝えしたいことについて、2つのケース別にお伝えします。

ケース①:リモートワーク導入に積極的 もしくは 導入済

・リモートワークを制度として取り組むことにあまり障壁がない。
・導入したいと思っている。
・制度として導入したものの、上手く機能していない。

弊社の場合、もともとフレキシブルデーなどを採用していることもあり、業務は思いのほか滞り無く取り組むことができました。拠点も東京、大阪間と連絡をとるのと同じように、チャットやハングアウトのビデオ会議を使い、さほど距離を感じることもありませんでした。

唯一不安だったのは、やはり他のスタッフの動きが見えにくくなることでした。普段、隣に座っているスタッフがいれば、特に会話をしていなくても、今日は電話が多くかかってきて手を取られているな。◯◯社との打合わせ中が長引いているななどと様子を伺い知ることが出来ますが、やはり物理的に距離が離れていると、そうした些細な情報がありません。

そこで、実際に気になったリモートワークで気をつけたいポイントについてお伝えします。

 

◎こまめに状況を発信をすること

リモートワークをする本人もオフィスで他の社員がどのように動いているのかが見えなくなり不安な気持ちがあり、きっと逆の立場であっても同じだろうと、普段よりもこまめに進捗を連絡したり、ビデオ会議で様子を伝えるよう努めました。本当に些細なことに思われても、積極的に状況を発信し、困ったことがあればすぐ相談する。距離があるゆえに、互いに状況が見えず、いつもであれば問題がないことでも業務がつまづくことがあり得ます。遠慮せず、どんどん発信してみましょう。

 

◎自分の希望、意思をしっかり伝えること

せっかくリモートワークをしているのに、きちんと自分の希望を伝えず中途半端に気を遣ってしまっては、かえって周囲に迷惑をかけかねません。自分のスケジュールの希望やどういったケースで業務に困難が生じるかなどはっきり伝え、自身の動きだけでは対応が難しいところなどは、関係者としっかり話し合って合意点を見つけ、決定しましょう。

 

 

ケース②:リモートワークの導入に消極的 しかし現状に課題意識はある

・制度として検討しているが、導入前につまづいている。
・実際に導入に向けて、何から始めたらよいか分からず困っている。

それがもしマネージャークラスの社員だったら、、
今回の社員Aのケースは、まだ若手の社員であったため、プロジェクトやチーム、部署を率いる立場ではありませんでした。そのため、今後、介護を担っていくケースが増えるとされる40代、50代社員のケースとは少々事情が異なるかもしれません。しかし、そうした予測があるからこそ、いまから対策を考えていくことが重要でしょう。

むしろチームやプロジェクト、部署のあり方を見直すチャンスともいえます。今後さまざまな事情で、休みを取得しなくてはならない、リモートで勤務しなくてはならないという状況が発生する可能性は多いにあり得ます。みなさんの頼りになる上司、右腕の社員がそのような状況になったとき、どうなるでしょうか?常日頃から、仕事のあり方を見直すことが必要だと言えるでしょう。

リモートワーク導入の前段階、見直しのポイントをお伝えします。

 

◎情報共有、コミュニケーションの促進

風通しのよい企業文化を意識すること、日頃から情報が関係者に共有されておりそこにルールがあることが大変重要です。例えば、Googleドライブの「プロジェクトX」というフォルダを参照すれば関係する書類がすべて参照できる、など、毎回「あのファイルはどこ?」「◯月◯日にメールで送信しているはずですが」などというやり取りとしている状態だと、リモートワーク導入後さらにそれらの時間が倍増し、効果を感じられなくなってしまうでしょう。

また、コミュニケーションしやすい雰囲気も同じく重要です。例えば弊社では、日報をGoogle+という社内限定コミュニティで共有しており、全社員の日報を閲覧することが可能です。他部署の社員など、どんな業務を行なっているのか共有する機会がない場合でも、日報をたまに覗いてみると、とても身近に感じたり、ノウハウを共有しあうことも可能となります。もちろん、誰でもコメントすることが出来る他、Facebookの「イイネ!」のような機能もあり、気軽な交流の場にもなっています。

いざリモートワークを導入する際、こういった、誰でも話しかけやすい、相談しやすい、互いに興味が湧くような関係性を築いておくことは、スムーズな制度導入の大きな手助けとなります。

 

◎業務フローの見直し

仕事のフローについて、時間や場所、特定の人物に依存しないあり方を模索する必要があります。情報共有ももちろんですが、例えば業務のフローをマニュアル化することがおすすめです。マニュアルといっても、凝ったデザインや、数十枚ものスライドをつくる必要はありません。なるべく簡潔で、業務を細分化したマニュアルを作成することをお勧めします。

弊社は、Teachme Bizというサービスを活用しており、これは「スマホで写真を作成し、簡単に説明文を追加、クラウドで必要メンバーに共有しいつでもアクセス可能」という大変シンプルな仕組みです。もちろん、専門的なスキルを要する業務は経験も必要ですが、もしマニュアルさえあれば新入社員でもできてしまう「作業」なら、どんどんマニュアル化し、効率化を図っていきましょう。そうすることで、自身の抱えるタスクを整理し直すことが出来るほか、いざリモートワークが必要になった際も、積極的に助け合いがしやすい業務フローを作成することができるでしょう。

※Teachme Bizの詳細はこちら
マニュアル作成による業務改善のコンサルティングサービスに関心のある方は、こちらよりお問い合わせください。

 

「リモートワークの導入ができない職種もある!」という声について

「リモートワークの導入ができない職種もある!」という声について

最後に、リモートワーク導入を検討する際に必ずあがるこんな声について。

経理や人事など、、職種によってオフィスに在席する必要があるなどで、在宅やリモートで可能な職種は限られると思います。リモートワークが全社員に適応することは確かに難しいことかも知れません。しかし、だからといってリモートワークの検討をなしにしてしまうこととは問題が異なるでしょう。

最初から100%の制度をつくろうとすると、うまく運用することが難しく、制度が廃止されてしまうケースもあります。まずはできるところから、ミニマムでスタートし、修正を加え、スタートしていくことをおすすめいたします。

もともとリモートワーク制度導入の目的は、平等性の実現というよりは、生産性を最もあげること、時間的・物理的な困難を緩和、解決することのはずです。家庭環境など、全ての社員が異なる事情をもっていますから、皆に平等な制度の制定は事実上困難です。
あくまで達成すべき軸からぶれぬよう、検討されることをおすすめいたします。

 

今回は、弊社の実際のリモートワークの事例から、制度導入へのポイントについてお伝え致しました。

 

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