G Suite・クラウドを活用したワークスタイル変革サービス

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G Suite (旧 Google Apps ) で作成した社内ポータルはいつ見ても進化していました。それが導入のきっかけです。

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「ストリートスマートの社内ポータルはいつ見ても進化していました。それがG Suite (旧 Google Apps )導入のきっかけです。ストリートスマートのサポートで、弊社にも情報共有の基盤が完成しました」豫洲短板産業株式会社
業種
主に産業機器や車両用金属の仲卸専門商社
事業所数
3箇所
従業員数
140名
課題

場所に縛られない業務環境と全社員参加型の会社運営の実現

G Suite (旧 Google Apps ) で作成した社内ポータルはいつ見ても進化していました。それが導入のきっかけです。

豫洲短板産業株式会社 概要

 

主に産業機器や車両などに使われるステンレス、チタン、アルミ、鋼合金の仲卸を行う専門商社。“ステンレス鋼材のデパート”をコンセプトに、常時1万点の在庫を揃え、自動倉庫や最新コンピュータシステムの導入により即応体制を構築し、顧客の細分化されたニーズに応えている。2010年より中国・上海に現地法人を設け、今後のグローバル展開を目指す。本社・工場;大阪市、支店;松山市、従業員数;140名、創業;1933年。

森興産株式会社 概要

豫洲短板産業株式会社のホールディング会社。 グループ会社における社内情報共有の仕組み作りをはじめ、経営企画の役割も担っている。本社;大阪市。

 

ストリートスマートにG Suite (旧 Google Apps )導入支援を依頼

──“御社がストリートスマートに委託している業務内容を教えてください。”

豫洲短板産業・工場内に保管される鋼材

弊社はG Suite (旧 Google Apps )導入支援を委託しています。

ストリートスマートのG Suite (旧 Google Apps )導入支援は、Google社が提供する有料のクラウドサービス「G Suite (旧 Google Apps ) for Business」の活用をサポートするサービスです。

具体的なサービス内容は、アカウント取得、メールサーバー移行・各種設定登録、社内ポータルサイトの構築、IT顧問、運用支援コンサルティングです。

G Suite (旧 Google Apps )を導入したのは2010年4月。

現在は、社内ポータルサイトの構築がほぼ終わり、2012年1月から運用を開始します。これによって、社内における情報共有システムが本格稼働します。

 

目的は場所に縛られない業務環境と全社員参加型の会社運営の実現

──“G Suite (旧 Google Apps )を導入した目的を教えてください。”

豫洲短板産業株式会社 代表取締役社長 森晋吾氏

豫洲短板産業株式会社 代表取締役社長 森晋吾氏

第一の目的は、主に出張が多い私が、場所に縛られずリアルタイムに業務を遂行できる環境を構築することでした。

以前は、社内にいなければメールを見ることも出来ず、会社の情報が伝わって来ませんでした。

また、私が出張などで外出している間は、稟議が止まってしまいました。

そのような状況を変え、社外にいても稟議書に目を通し、報告を受け、決済を下したり指示を出したり、またメールを確認して返信をしたり、社内にいる時と同じように業務を遂行出来る環境を作りたかったのです。

 

第二の目的は、社員全員で情報を共有できる環境の構築です。

弊社では現在、従来のトップダウン型の会社運営から、全社員参加型の会社運営へと転換を図っています。その中で、社員一人ひとりに会社の運営に参加する意識・姿勢を持ってもらうために、社内のあらゆる情報を共有できる環境が必要でした。

業務の中でパソコンやタブレットPC、携帯端末などを使わない社員でも、会社の方針や動向を把握する必要はあります。これまでそのような社員には情報が届きにくい環境でした。

特に製造現場ではパソコンを置いて固定のネットワークを組むことが困難なため、これまでは部長クラスでも容易に情報にアクセス出来ませんでした。

しかし現在は、ワイヤレスLANとタブレットPCを組み合わせることで、そのような状況を改善することが出来ました。

さらにクラウドサービスのG Suite (旧 Google Apps )なら自宅のPCや個人が所有するスマートフォンからもアクセス可能です。

G Suite (旧 Google Apps )のアカウントを社員全員に付与することで、その気さえあれば知りたい会社の情報に誰もがアクセス出来る環境が実現しました。

なぜ、全社員参加型の会社運営へと転換を図る必要があったのですか。

人数が増えるに従いトップダウン型の意思決定では、社員の意識を統一することが困難になってきました。これからは、どれだけ高いモチベーションで働いてもらえるかが会社の経営を左右すると考えています。

改善

柔軟性とコストの面から G Suite (旧 Google Apps ) を選択

柔軟性とコストがG Suite (旧 Google Apps )を選んだ理由

──“情報共有を目的としたクラウドサービスは他にもありますが、G Suite (旧 Google Apps )を選んだ理由を教えてください。”

(1)柔軟性、(2)コストの2つです。

(1)柔軟性

G Suite (旧 Google Apps )には60の機能があります。この機能を組み合わせて、自社に合ったシステムを柔軟に構築することが可能です。そして会社の変化に応じてカスタマイズしていくことも出来ます。

(2)コスト

1アカウント500円/月で運用することが出来るため、社員全員分のアカウントを取得することが可能です。それによって全社員で情報を共有するという弊社の目的を達成することが可能となりました。

この2点が最大の理由です。

さらにGoogleサイトを使って、各アプリケーション上の情報や、ブログ、SNSへの投稿を集約した社内ポータルサイトの構築が可能です。

ポータルサイトを構築することで、情報の検索性が高まり、必要な情報へ手軽にアクセスすることが可能となります。

 

通信環境の整備に伴い情報共有の仕組みを再構築

──“G Suite (旧 Google Apps )導入以前、社内で情報を共有するためのシステムは構築していましたか”

工場内ではタブレット端末を使用。

工場内ではタブレット端末を使用。

まず、拠点ごとにファイルサーバーを持ち、議事録などの文書管理をしていました。端末の設置やネットワークを敷設しにくい工場では使用出来ないため、総務部門中心に使用していました。

また、2つのグループウェアを導入し活用していました。

1つ目は、LotusNotesをベースにしたグループウェアです。主に掲示板として使用していました。

2つ目は、サーバー・インストール型のグループウェアです。各部門の管理者がメーラーとスケジュール機能のみ運用していました。前者は開発コストが嵩むため機能追加が困難でした。後者はライセンス料が高く全社員分のアカウントを取るまでには至りませんでした。

従来、以上のようなシステムを運用していましたが、ブロードバンド化が進みワイヤレス通信が便利になってきたことで、データベースの一本化なども含め、社内情報共有システムの再構築を検討しました。工場では会議録の閲覧にEvernoteの活用を試していました。

──“動画はどのように活用していたのですか。”

動画は、6年ぐらい前に社員大会を記録し始めたことをきっかけに、社内の行事を全て録画するようになったのですが、それをCDなどの記録メディアに残すことは出来ても、自由に閲覧できない状況でした。この動画をもっと有効に活用したいと思いリグアに相談した際に、G Suite (旧 Google Apps )を紹介され、導入に至りました。

 

実際にストリートスマートが運用するシステムだから安心して導入できた

──“他のサービスとの比較検討はしましたか。”

いいえ、していません。動画の管理方法について相談すると、G Suite (旧 Google Apps )をご案内いただき、実際にストリートスマートが自社で運用している社内ポータルサイトを見せてもらいました。

ストリートスマートの社内ポータルサイトでは、メールやスケジュール、動画、ドキュメントの他、稟議、回覧、社長ブログやTwitterのログなどもありました。

それを見て、経営者が日頃発信するメッセージを含めた会社の情報が一か所に集約されることで、業務の効率化だけではなく、経営理念や行動指針の統一などに活かせると考えました。

また、状況に応じて機能が追加され、常に進化していました。

弊社にもこのシステムをこのままそのまま導入したいと考え、導入支援を依頼しました。そのような経緯があったため、他のサービスは検討していません。

──“ストリートスマートとの取引は、以前からあったのですか。”

弊社とストリートスマートとの取引は、2010年の年初、TV会議システムを構築してもらったことから始まりました。ストリートスマートは業務オペレーションのコンサルティングなどを行う会社で、業務効率化や社員研修のノウハウを豊富に蓄えた会社です。ある経営者同士の勉強会で知り合い、弊社からストリートスマートに相談し、取引に発展しました。

ストリートスマートが構築したテレビ会議システムは家庭用のテレビゲーム端末PlayStation3を活用したもので、低コストかつ高品質なシステムです。

通常、ハイエンドなテレビ会議システムは、拠点ごとに導入コストが100万円以上、月々の通信料は10万円以上かかります。

ストリートスマートが構築したテレビ会議システムは、そのようなハイエンドなシステムと遜色のない品質ですが、導入コストは3分の1以下です。しかもインターネット回線を使うため、通信料はほとんどかかりません。

これまでは数か月に1回、松山支店の代表が1名、本社の会議に参加することしか出来ませんでしたが、これによって拠点間の合同会議の開催がしやすくなりました。

このテレビ会議システムも、もともとストリートスマート社内で使っていたもので、実際に通信しているところを見せていただいた上で、安心して導入することができました。

そのような背景があり、以前から検討していた情報共有の方法を相談したところ、G Suite (旧 Google Apps )の活用例を見せていただきました。

 

社内ポータル構築までの経緯

──“旧来のシステムからG Suite (旧 Google Apps )への移行はどのように進みましたか。”

森興産株式会社代表取締役 森隼人氏

森興産株式会社代表取締役 森隼人氏

旧来システムからG Suite (旧 Google Apps )への移行は、使っている社員に移行によるストレスがかからないよう、慎重に段階を追って行いました。

特にメールは日常業務に深く浸透しているめ急に移行するのは困難です。従来メールソフトはOutlookを使用していましたので、最初からGmailに直接ログインして使うのではなくOutlookにGmailアカウントを設定し、従来通りOutlook上で運用するところからスタートしました。

また、最初から140名全員で使うのではなく、管理部門を中心とする30アカウントからスタートし、半年かけて全社員に拡大していきました。

 

──“移行にあたって苦労した点はありましたか。”

全社的にG Suite (旧 Google Apps )の利活用を浸透させる過程で苦労しました。というのは推進メンバーを任命しているのですが普段の業務を兼任しているためなかなか前に進みづらい状態でした。

そこで、当グループの経営企画部門を担う森興産の森社長に推進役を担ってもらい、全社員分のアカウントを取得するところまで進みました。そこからさらにレベルアップを図っていくために、ストリートスマートの研修『G Suite (旧 Google Apps )実践塾』(以下、実践塾と表記)を受けました。

 

──“実践塾ではどのようなことを行ったのですか。”

実践塾では、アカウント登録の流れ、メールの使い方、各種設定方法などといったG Suite (旧 Google Apps )の基本から日常業務の中での具体的な活用方法まで一通り覚えました。

管理部門中心に選抜したメンバーと希望者の20名弱が参加し、3か月間で6回の講習を受けながら、日々の業務の中でドキュメントに会議のレジメや議事録をアップしたり、iPadを活用して会議をペーパーレス化したり、日常業務の中に取り入れて行きました。

成果

仕事に対するモチベーション・生産効率の向上に

G Suite (旧 Google Apps )導入の効果

──“G Suite (旧 Google Apps )導入の効果を教えてください。”

導入効果は5つあります。

(1)外出先でも業務が遂行できるようになった

社外でも社内と同じ環境でメールチェックして、返信することが出来るようになり、大変便利になりました。また、社外から報告書や稟議書に目を通し、決裁を下したり、指示を出したりすることが出来るため安心して長期出張が出来ます。

(2)会議進行がスマートになった

会議中、タブレットPCでGoogleドキュメントにアップしたレジメや経営データにアクセスし閲覧できるため、事前に資料を用意する必要がなくなりました。ペーパーレス化にも繋がり、文書管理が楽になりました。

(3)全社的な情報共有が可能となった

これまで会社の運営に関する情報にアクセスすることが困難だった製造部門のスタッフも、動画や各種ドキュメントにアクセスし閲覧することが可能となりました。

(4)拠点間に一体感が生まれてきた

拠点間の情報のやりとりは、以前は電話と議事録だけでした。そのような環境下では伝えきれない情報も多く、一体感のある会社運営は出来ていませんでした。

先行して導入したテレビ会議システムに加え、G Suite (旧 Google Apps )で朝礼の動画などの情報をリアルタイムで共有することで、一体感が生まれました。テレビ会議システムは会議だけではなく、日常の業務連絡などにも活用しています。

(5)社員の意識向上

ITリテラシーの向上と会社運営への参加意識の向上が進みました。

まず、製造部門社員の意識変化がありました。製造部門の部長クラスにはタブレットPCを配布しましたが、それを見て、一般社員の中からも、個人の端末を持ち込んでG Suite (旧 Google Apps )の情報にアクセスする者が出てきました。

また、実践塾のセミナーと、日常業務での実践を繰り返した結果、実践塾に参加したメンバーからさまざまなアイデアが出始めました。そのアイデアを一元管理し、優先順位を決めて進めて行くために、社内にIT推進委員会を設置し、現在、本格的に活動しようとしています。

──“ITリテラシーの向上によって、特に製造部門ではどのような効果をもたらすと考えていますか。”

今後、社員のモチベーションを保つためには情報の共有は欠かせません。経営方針や工場の運営方針を把握することは、仕事に対するモチベーションを維持し、生産効率の向上に確実につながります。

弊社ではこれまで顧客との接点である受発注および流通の面では先進的にシステム化に取り組んできましたが、今後は、社内のマネジメントにも情報システムの活用が必要だと考えています。そのためには、製造部門でも、iPadやクラウドサービスを使いこなす必要があります。

 

ストリートスマートの情報力と対応力を評価

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グループ間の連携でプロジェクトを推進している。

──“ストリートスマートに対する評価を教えてください。”

まず、情報量の多さと、情報のスピードに圧倒されます。例えば機能追加のニーズが発生した際に相談すると、それはこのような方法があるとか、今は出来ないがもうじき出来るようになるなどすぐに回答があります。

Google社のカンファレンスに参加したことがありますが、そこで初めて発表されたという最新動向も、リグアを通して知っていることばかりでした。そのため取り組みも早いです。

また、弊社側の事情で進捗がストップしている時でも、積極的な提案をして、プロジェクトを前に進めてくれます。決してほったらかしにせずきちんとフォローしてくれるところはありがたいです。

これまでのお付き合いの中で感じることは、リグアは非常に柔軟な会社です。良いと思ったことは積極的に取り入れています。その様子を見たり聞いたりしていると、私たちも多くの刺激を受けます。

 

今後のビジョン

──“今後のビジョンをお話し下さい。まず豫洲短板産業様としてのビジョンをお願いします。”

豫洲短板産業としては、当面はアジア全域を網羅した鋼材の流通会社を目指しています。

その第一歩として上海に現地法人を作りましたが、今後はさらに拠点を増やしていく計画です。その中でITの活用はさらに推し進めて行くべき課題です。1つのマイルストーンとして社内ポータルサイトの構築まで辿りつきました。その過程で会社全体のITリテラシーが向上し、情報共有の道筋は見えてきました。ここからさらに進化するためにも、継続してストリートスマートのサポートをお願いしたいと考えています。

──“では、森興産様としてのビジョンをお話し下さい。”

G Suite (旧 Google Apps )は、業種や会社の規模に関わらず活用できるシステムです。

ストリートスマートの活用事例を見て感動するのは、会社の状況に応じてカスタマイズできる柔軟性です。豫洲短板産業においては、今後、IT推進委員会がアイデアを出し合って活用方法を発展させていくことになります。

その取組が成功した際には、その成功ノウハウをグループ全体や、普段から密接な関係にある協力会社との間で共有し活用する計画です。それによって、私たちを取り巻くネットワーク全体のさらなる発展に貢献していきたいと考えています。

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