G Suite・クラウドを活用したワークスタイル変革サービス

クラウド導入・教育事例

クラウド導入・教育社内トレーニング

G Suite (旧 Google Apps )で社内情報の90%以上を共有

川瀬社長
業種
コンサルティング
事業所数
3箇所
従業員数
20名
課題

複数拠点間での、各種情報共有が大変だった

Ligua_pc

 

当社の事業について

当社では、「IT活用とオペレーション構築で和と心を結ぶ」という志を掲げ、接骨院・整骨院への多店舗マネジメントやeラーニングシステムの開発等のIT支援事業を展開しています。

導入したきっかけはデータ共有機能の充実

G Suite (旧 Google Apps )を知った時、弊社のような中小企業でも、低コストで大企業並みのクオリティのITシステムを手に入れることができると思いました。

また、複数の拠点があり、データ等各種情報共有が大変だったので、GoogleドキュメントやGoogleサイト、ファイルキャビネット機能に魅力を感じました。

改善

社内ポータルサイトにて情報共有を行う

Googleを活用した社内サイト

 

まずは、社内情報の90%以上をG Suite (旧 Google Apps )で共有を目指す

同社が最初に取り組んだのが、社内グループウェアの構築。これまで、他社のグループウェアを利用していたが、機能としては、スケジュールのみの利用でした。

豊富な機能があること、スマートフォンと連携できることが大きなメリットであることをすぐに理解した同社は、社内情報の一元化に早くから取り組みを始め、ほとんどの情報を集約することに成功しました。

 

導入の際に戸惑った点や難しかった点

Gmailでは、既存メーラーにある「フォルダ」の代わりに「ラベル」を使用するので、その概念に慣れるまでに時間がかかりました。

それでもG Suite (旧 Google Apps )には優れた機能が多く、弊社のような中小企業にこそ必要と強く感じていたので、導入しました。

当時はG Suite (旧 Google Apps )に関する書籍はほとんど無く、導入をサポートしてくれる代理店も無かったので、導入作業にも運用できるようになるまでにも、随分時間がかかりました。

自社の導入経験で、G Suite (旧 Google Apps )を本当の意味で「運用」するには、きめこまやかなサポートが必要不可欠であると実感しました。

 

成果

G Suite (旧 Google Apps ) を教育ツールやお客さま間の情報共有を実現

GoogleAppsを教育のツールとして利用

同社は、社内のマニュアル類をGoogleの動画で共有する事で、研修時間など70%以上の時間短縮を実現した。マニュアルの運用状況を管理する仕組みの構築など、その活用ノウハウはとどまる事なく蓄積されている。

今後も引き続き、スマートフォンやGoogleAppsの様々な機能を使って、さらにレベルの高い教育の仕組み構築に取り組んでいくとしている。

 

お客さま間の情報共有までをも実現

GoogleAppsが社内での業務効率化に十二分に効果を発揮することがわかり、当社のお客様である、接骨院・整骨院の先生間の情報共有にも活用いただけるようサポートを開始しました。

 

導入した結果、得られた効果

サイト機能で構築した社内ポータルサイトでは、社内ルールや連絡事項などを周知しやすくなり、伝達漏れも減りました。

社員のツイッターやブログも組み込んでいますので、普段接点の無い他部署のスタッフ同士でも、コミュニケーションが活発になってきました。データの共有も非常にスムーズにできるようになり、業務スピードが上がったと思います。

Googleビデオでは、動画を簡単にアップできるので、社内会議や社内セミナーの動画を撮影してアップしておくことで、振り返りや欠席者への情報共有が簡単になりました。

パソコンやプリンターの使用方法マニュアルを動画で作成し、アップしておくことも情報共有の一環です。また、プレゼンや講演のリハーサルにも利用しています。

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