Googleオフィスでのセミナーに参加し、G Suite （旧 Google Apps ）でいま抱えている課題が解決できるのではと思ったのが導入きっかけです。

私たちの医院では、複数の拠点を持っており、情報の共有にタイムロスが発生してしまい、それによる余計な労力もかかっていました。例えば、各院の複数スタッフが関わる資料の作成も、互いに何度もファイルの受け渡しを行うなど、効率的とは言えない状況でした。

また、勤怠管理やシフト管理などの管理業務の煩雑さ、事務作業にも多くの時間をかけてしまっており、これらを改善したいという声があがっていました。

サポート内容

●G Suite （旧 Google Apps ） for Workの導入支援
●業務効率化コンサルティング
●スタッフ研修

具体的な取り組み

●タイムカードを廃止し、勤怠管理システム（スクリプト）で勤怠管理
●各院Excelで作成し集計していたシフト表を、スプレッドシートで一元管理
●手書きで作成していた議事録をドキュメントで作成、一限管理、メールでリンク共有
●各院の売上実績、担当者毎の実績をスプレッドシートで一元管理
●手作業にて管理していた在庫確認と発注を、スクリプトでマスタ管理、自動発注
●紙で手書きしていた各種申請書類をフォームに変更し、社内サイトに埋め込み

また、導入初期とコンサルティング期間中に、スタッフ向けのトレーニングを実施してもらいました。

これらの取り組みののち、情報共有がリアルタイムで実現できるようになりました。議事録は、複数医院のスタッフが閲覧するのですが、これをメールやサイトでリアルタイムに共有することにより、伝達漏れやミスが大幅に改善されました。

また、勤怠管理、シフト管理、給与管理など管理業務をスプレッドシートに一元化したことで、業務時間が当初の3分の1〜2分の1ほどにまで短縮しました！

そして予想外の効果は、クラウド上でデータの共有を進め共同編集するようにより、ペーパーレス化が実現し、メール作業も減少したことです。会議資料の印刷物や、医院間のFAXを印刷しなくて良くなりましたし、ともなって何往復もしていた医院間のメールや電話でのやり取りも減らすことができました。

G Suite （旧 Google Apps ）の導入により、記述のような課題が解決できたことは大変嬉しいことです。ただしそれだけでなく、他の部分にもよい変化を感じることができました。

女性の多く働く当院では、結婚・出産・育児といったライフイベントを経てもできるだけ長く働いてもらいたい、休暇をとったスタッフも復帰しやすい環境づくりをしたり、診療後に自己研鑽に励むスタッフのために少しでも余裕を作ってあげたい、という強い想いがありました。そこで、それらを実現するための一つの手段として、就業時間を8:30〜17:30への変更を実施しました。

もちろん診療が早く終わる分、患者様にはご迷惑をおかけしてしまいますが、技術や知識の工場のために時間を有効に使い、患者様へ還元したく考えています。

こうした想いと実際の取り組みの中で、G Suite （旧 Google Apps ）の導入はその後押しにもなっています。情報共有のスピードと正確性があがったこと、業務を効率化し事務作業の時間を削減できたことなどにより、新しい働き方への想いを形にしていくための新たな選択肢を得ることができました。

G Suite （旧 Google Apps ）導入当初は、すべてのスタッフへ導入の目的を伝えたり、操作を理解してもらうことに苦労もしました。しかし、トレーニングを実施していただいたり、コンサルティングでも私たちの要望に答えるだけでなく様々な提案もいただけて、感謝しています。

今後も、スタッフがよりG Suite （旧 Google Apps ）の理解を深め、社内サイトの充実なども図っていきたいと思っています。また、検査資料や治療計画、画像データなど、患者様の情報を複数店舗から確認、共有し、治療を効率よく行えるようにもしていきたいです。

みどりの森デンタルクリニック詳細

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