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G Suite (旧 Google Apps )活用コラム

Inbox by Gmailで実現する次世代のメール仕分け術 part2

 

  「Inbox by Gmailで実現する次世代のメール仕分け術 part1」では、Inbox by Gmailが、メール処理を助けてくれる新しいアプリであること、そして使いはじめ方について説明しました。
 part2である今回は、具体的な機能とおすすめの活用方法、Googleはこんなことを考えているのではないか、という意図まで掘り下げて紹介します。

自動でカテゴリー分類!重要なメールとそれ以外が一目瞭然

 さくさくメールを処理できるといっても、Gmailと比べてどのように操作が変わっているのでしょうか。Inbox by Gmailの特徴を挙げていきましょう。

  まずは、自動カテゴリー分類です。
カテゴリーはGmailにおいても「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」「新着」「フォーラム」として自動分類されていました。
Inbox by Gmailでは何が違うのかというと、まず既存のカテゴリ(「メイン」を除く)にプラスして「トラベル」「ショッピング」「マネー」が加わります。それぞれ任意で設定可能で、7つのカテゴリーが受信トレイの中にまとめて表示されます。さらに違うのは、メールの件名の左横に、カテゴリーのアイコンとタイトルが色別で表示され、一目でどのカテゴリーが分かるようになっている点です。

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Gmailのカテゴリー別タブのように、カテゴリ毎に閲覧したい場合は、左のメニューから任意のカテゴリーを選択すればまとめて表示可能です。
それぞれのカテゴリーの内容をまとめておきましょう。

ソーシャル

SNSやその他のSNSサービスからのメール

プロモーション

セールやクーポンなどのマーケティングメール

新着

アラートや確認などのオンラインアカウントからの通知

フォーラム

領収書や配送状況などのショッピング関連のメール

トラベル

フライト、ホテル、レストラン、レンタカーの予約などの旅行に関するメール

ショッピング

領収書や配送状況などのショッピング関連のメール

マネー

請求書や銀行の明細書などのマネー関連のメール

  受信トレイでカテゴリー分類をするか、する場合どのくらいの頻度でまとめるかは、それぞれの設定画面を開いて選択します。左のメニューのカテゴリーにカーソルを合わせると歯車マーク[設定]ボタンがでてきますので選択します。

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 受信トレイにそのカテゴリーを表示しないようにするには、「受信トレイでメールを分類」をオフにします。
受信するメールには、自動送信されるものと、自分や自分の属するグループに向けて書かれたメールがあります。カテゴリーの主な役割は自動送信されたメールをカテゴリーごとにまとめてしまい、重要なメールから分離することにあります。
そのため、Inbox by Gmailの受信トレイは、自分宛に書かれたメールなど重要なメールがすぐに判別できます。

すぐ返信、あとで返信、不要の3つの処理を即座に実行

 メールは、すぐに返信が必要なもの、あとで返信すればよいもの、そして不要なものの3つに分類できます。Inbox by Gmailは、Gmailよりも充実した自動カテゴリー分類で、自分に宛てられた重要なメールをその他と区別しやすくなりました。つまり、すぐに確認や返信が必要なメールが分かります。これはいつも通り、返信してしまいましょう。

 また、不要なものについても、比較的すぐに判断し処理できるでしょう。「完了」機能をつかえば簡単です。

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 Gmailでもアーカイブという機能がありますが、Inbox by Gmailではこれを「完了」と呼んでいます。アプリだと、任意のメールを左から右へスワイプする(画面に触れた指をスライドさせる)と、「完了」となり受信トレイから消すことができます。これは完全に削除されたわけではなく、「すべてのメール」に保存されていますし、メニューから「完了」カテゴリーを選べば過去に「完了」したものも含め全て閲覧可能です。受信トレイ上での操作はこれで完了ですよ、という処理をしてしまうわけです。

 Gmailですと、スワイプしたあとに「元に戻す」ことができる数秒間がありましたが、Inbox by Gmailではその行程が省略され、ワンステップでできるようになっています。

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※ブラウザの場合、任意のメールにカーソルを合わせると、チェックマーク[✓]がでてきますので、そちらをクリックするとアプリ同様ワンステップで「完了」処理できます。

 では、あとで確認したり、返信するものはどうでしょうか。これは少しやっかいですね。一度メール本文を開いて確認したけれど、時間がなくて返信ができない。資料が揃っていないのでまだ返信できない。急ぎではないので、すぐには返信しなくてよい。いろいろなケースがあります。
おそらくいままでは、「重要」や「スター」マークをつけておいたり、わざわざ「未読にする」として、工夫をされてきたのではないでしょうか。ただ、あとから次々と受信するメールに埋もれてしまったり、忘れてしまったりすることは多いにあり得ました。

 この埋もれる問題を解決してしまう機能がInbox by Gmailにはあります。

あとで返信するメールを埋もれさせない、忘れさせない「スヌーズ」機能

 携帯のアラーム設定などによくあるスヌーズ機能。一定期間経ったころに、再度「わすれないでね〜」とお知らせしてくれるものです。Inbox by Gmailにもそのスヌーズ機能がついています。
あとで返信する、と判断したらその場ですぐにスヌーズを仕掛けておきましょう。

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 アプリの場合、任意のメールを右から左にスワイプします(※注意:「完了」とは逆向きのスワイプです)。ブラウザの場合は、時計マークの[スヌーズ]ボタンをクリックします。
すると、「少し後で」「明日」「来週」「指定しない」という選択肢が出ます。例えば「明日」を選択すると、明日の同じ時間にメールがもう一度届きます。その間は、安心してメールの返信のことを忘れていられるわけです。

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 もう少し細かい指定をしたいという場合は、日付と時間は自由に設定することもできます。
この機能をうまく使うと、メールをスケジュールソフトやToDoリストの代わりにも利用することができますね。

 すぐに返信、あとで返信、不要な3つのメールをさくさく処理することができることがお分かりいただけましたでしょうか。

もっと活用!リマインダーでタスク管理までInbox by Gmailで完結

 機能「リマインダー」も新機能です。
リマインダーは、いわば自分メモです。タスク管理のために自分宛にメールを送る方法は、多くの人が実行してきたものです。買いものに行くときなど、リストを自分宛に送っておくと、スーパーに着いてからスマホの画面を見ながら買いものできて、楽でいいですね。
そんな使い方を公然のものにしたのがリマインダーです。タイトルも宛先も入力しなくていいので、自分宛のメールがずっと使いやすくなりました。

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アプリでもブラウザでも同様で、画面右下の[+]ボタンをクリック(またはタップ)し、「リマインダー」を選びます。すると文字入力できる画面が表示されます。

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たとえば、明日午後三時に区役所に行く予定があれば、リマインダーに予定を書き込み、既述のスヌーズ機能で午後二時に設定しておきます。すると、ちょうどいい時間帯に受信トレイに予定メールが届くというわけです。
リマインダーは、メニューのカテゴリーから選択し過去のアーカイブも見ることができますので、自分の行動記録にもなります。
スヌーズには、時間のほかに場所という項目があります。

 たとえば、近所の量販店の場所を指定しておけば、量販店に入ったとたんに買いものリストを書いたメールが届きます。

 ただし、、これはたいへん便利な機能ですが、まだ日本版のInbox by Gmailでは正確に動作しないなどうまく機能しないようです。マスターアップスでも随時検証しながら、実用になる日を期待して待ちたいと思います。

GmailとInbox by Gmailの二刀流がおすすめ? Master Apps的見解は…

 これまで見てきたように、Inbox by Gmailは、直感的ですばやく簡単にメールを処理できるアプリです。では、完全にGmailを卒業してInbox by Gmailを使えばよいのでしょうか? 再度両者の利点を整理してみます。

・Inbox by Gmail
押し寄せる波のようなメールを次々とさばいていくのに、完了や、自動カテゴリ分けはとても便利です。つまりメールが届いた際の一時対応とも言えるフロー型処理を得意としています。

・Gmail
フィルタとラベルを使ったメールの自動分類や検索のしやすさという点で優位であるといっていいでしょう。蓄積したメールを処理することに優れたストック型です。

 どちらも良さがありますね。そこで……スマートフォンやタブレットなど、キーボードがない前提で利用する端末ではタッチ操作でメールをどんどん処理していけるInbox by Gmail、一方キーボードを使って文章を書いたり、検索しやすいパソコン環境ではGmailというふうに使い分けると快適ではないでしょうか。

 G watchやGoogle nowなどと合わせて、Inbox by Gmailのリリースは、Googleのモバイルファーストをさらに加速する存在と言えるでしょう。直感的で業務を効率化するツールとして進化していってくれることに期待です。非常に使いやすいツールですのでまだの方はぜひお試しください。

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