G Suite・クラウドを活用したワークスタイル変革サービス

G Suite (旧 Google Apps )活用コラム

Googleビデオ通話に迫る!~Google ハングアウト~

コラムをご覧の皆様、こんにちは!MasterApps 丹羽です。

前回まではGoogleドライブ・ドキュメントの話でした。今回は視点を変えて、G Suite (旧 Google Apps )で効率化するコミュニケーションの話をしたい、と思います!

いきなりですが、、皆様は”Google ハングアウト”をご活用いただいていますか?

ハングアウトは一言でいえば「Google版Skype(ビデオチャット)」です。今やハングアウトなくして私たちMasterApps事業部(というより全社)の仕事は成り立たないくらい素晴らしいサービスです!

一方で、弊社のセミナーや研修ではじめてハングアウトを知る方が実に多いです。あらためてハングアウトって何?どう活用するの?という部分に迫ってみたい、今回はそんなコラムです。

ハングアウトって何?→Googleのビデオチャット!

ハングアウトって何?→Googleのビデオチャット!

ハングアウト(電話をかける)は、Googleが提供するビデオ会議・チャットサービスです。(セミナーにてそんなのあったの?と仰る方がいかに多いことか!)

正確には「Google+(プラス)」の中に含まれる一機能ですが、ほぼスピンオフした形でサービスが成り立ち、単独のアプリとしても出ています。とはいえ、Google+に登録する必要があります。

勿論G Suite (旧 Google Apps )ユーザーは勿論のこと、Gmailアカウントさえあれば、無料で利用できるサービスです。

ハングアウトがあれば

・Face to Faceでの打合せがシンプルな操作でいつでも開始できる。
・世界中のGoogleユーザーとのやりとりが可能!
・最大10人まで同時にビデオチャットに参加することができる。
・画面共有やリモートコントロール機能などでより密度の濃い打合せを補助。

なんとこれらが無料で使用できる!のですね。(GoogleAppsであれば更に管理をすることができます。)

もちろん、インターネット完結型(ピュアクラウド)のGoogleですから

・端末に制限がない(カメラさえあれば(つければ)、タブレットでもモバイルでもOK)
・シンプルな操作でスタート(主にGmailの画面から数クリックで開始)
・相手がGoogle IDさえもっていれば良い(新たなID取得の必要なし)

というのもメリットです。ビデオ会議を本当にどんなシーンにおいても身近にしてくれるサービスがハングアウトなのです。

その打合せは会議室に集まる必要がある?電話以上会議未満を解決

その打合せは会議室に集まる必要がある?電話以上会議未満を解決

冒頭でハングアウトは弊社の仕事環境において最も欠かすことのできないサービスであるとお話させていただきました。

弊社、大阪と東京に拠点があり、実はその打合せ「ほぼすべて」をハングアウトで行っているのです。

もちろん会議室で顔を付き合わせて、、が打合せとしては理想ではあります。

しかし、一同が顔を会わせ、その場にいることで共有されるもの(一体感など)が必要な会議は、弊社では経営会議や決算報告会などの本当にごく一部。

それ以外では、実際に「交通費」や「互いの(移動・確保を含む)時間調整」をしてまでしなければならない会議・打合せは少ないのではないでしょうか?簡易な話合いで済むことがほとんどです。

ちょっとした話合いや確認をしたい、、でもメールやチャットでは却って齟齬が起き非効率になりやすい、顔を見ながら相手と話したい、、そんなくらいの打合せ(15分〜60分くらいのもの)のすべてをこのハングアウトが埋めてくれるのです!

弊社でいえば、
・ただの伝達事項はメール・チャット
・5分以内や急ぎの場合は電話
・10分以上の顔や資料を付き合わせての打合せはすべてハングアウトを使っています。
電話以上会議以下=ハングアウト

実はこれは社内だけではありません。

お客様との打合せもお客様の環境が許せばハングアウトを使用しています。これは全国に拠点をもっていない企業でも、全国各地のお客様とFace to Faceでの接点をもてるからです。

最初は「オンラインって大丈夫なの?伝わるの?」とご心配いただく場合もありますが、1度ハングアウトで打合せさせていただくと「ハングアウトで十分(以上)」であることを体感いただいています。

「移動時間とお金をかけて集まる必要がない打合せ」のすべてをハングアウトに変えてみるだけで社内イノベーションが起きるのは間違いありません。
もちろん、無駄な移動がないだけ、旅費交通費の大幅なコスト削減も。(弊社導入企業様の中では年間最大1000万以上の削減例もあります。)

Google ハングアウトではじめてGoogleドキュメントを最大活用できる。

Google ハングアウトではじめてGoogleドキュメントを最大活用できる。

そして実は共同作業(特にリアルタイム同時編集ができる)Google ドキュメント(ドライブ)は、Google ハングアウトと連携して始めてより真価が発揮されるのです。

 

実際にリアルタイムで同時に編集できるというGoogleドキュメントは実に奇跡のような本当に素晴らしいサービスです、、、とはいっても「音声でのやりとり」なしで同時に作業することはテレパシーでもなければなかなかお互いの意図をくみ取ることは難しいのが現状。

ところが、これがハングアウトで会話しながら、Googleドキュメントを編集するとなれば話が別です。

あたかも隣や目の前の席にいて互いに作業をしているような共同編集環境ができあがるわけです。

弊社では、実際に資料作成や管理表を作成する際など、東京・大阪間をハングアウトをつなぎながら、同じデータを触るのは本当によくある風景です。当たり前すぎて、数年前にできなかったとはとても思えない作業です。

例えば、ハングアウトをつなぎながらこんな作業をします。

「〇〇君、この部分(実際に選択箇所を選ぶと相手の画面にも表示)に関数だけいれてくれる? 私、数字だけ入力していくから」(東京ー大阪間)

まさに距離を超えた「となりの席同士で作業している感」が構築できるのです。

通常であれば添付を送付して、電話で説明して、相手が編集したものを再度受け取る、なんという流れがありますが、一切必要なく、その場で完結します。

これが上長対部下、ビジネスパートナー同士であったり、様々な状況で行われます。
お客様にもハングアウトで「こういうことでしょうか?」「いやいや、こういうイメージで、」なんてことを遠隔地でできるわけです。

これは本当にすごい組み合わせです。

ハングアウトをずっとつなぎっぱなしにして仕事する!

上記のようなハングアウトによる仕事スタイルが定着すると、次第にハングアウトをつなぎっぱなしにしてしまうことも多々あります(笑)。

ハングアウトをつなぎっぱなしにして、「音声だけ(動画OFF)」にします。それで数時間つなぎっぱなしに、何か必要があれば声をかけてもらう。

弊社での東京・大阪間での日常的な仕事風景です。これはまさに「そこにいる感覚」で一緒に仕事ができるのです。

多くの企業が関心がある「震災の際の自宅待機や自宅作業の問題」や「在宅勤務」に関してもハングアウトでかなり解決してしまうのではないかと思います。

弊社ではアルバイトのスタッフが自宅作業することも多く、ずっとハングアウトを疎通しっぱなしにすることで、勤怠管理や作業進捗なども管理しています。

東京〜大阪間で「えっと、丹羽さん、今話しかけていいですか?」という声がかかるという(笑)なんともすごい時代ではないでしょうか。

ハングアウトの安定性が本当に向上しているため、弊社環境ではハングアウトが接続途中に意図せずダウンすることは稀です。

ビデオ撮影の概念もかわる!ハングアウトオンエアの衝撃

 ビデオ撮影の概念もかわる!ハングアウトオンエアの衝撃

さらに最近登場をした「ハングアウトオンエア」という機能がすごすぎるのです。

Ustreamのようにハングアウトで映った打合せ〜会議〜動画をその場でYoutube上で流すことができます。また動画そのもののデータも保存できるという機能です。これがあまりにすごい機能なのです。(有料にしてもいいのでは、、というくらいすごい機能です。さすがGoogleですね)

例えば、打合せ内容を記録して、みんなに公開(限定公開の形も変更できます)というも良いです。さらに弊社では、外付けのWEBカメラを使って講演やセミナーなどの動画を、ハングアウトオンエアで撮影するようになりました。

これまで弊社はビデオ撮影するなら、ビデオカメラ(ハンディカム)を使っていました。これは撮るのはそれほど負担はありません。(機材を会場まで運ぶ方がよほど手間ではありました)

しかし、何が大変かといいますと、この撮影した動画をPCに保存して、その動画をソフトでエンコード(WEB用に圧縮)する。さらにそれをYoutubeなりGoogleドライブにアップロードする。。。この後処理作業が本当に面倒なのです。

ところが、ハングアウトオンエアは撮ったものをそのままYoutubeに上げてくれます。これはすごい!簡単!とのことで機材も運ぶ必要がなくなりました。

ハングアウト.005

用意するのは外付けのWEBカメラだけです。オススメです!

ハングアウトオンエアによる動画活用は、新たなビジネス、新たな業務スタイルを作っていくことでしょう。少なくと弊社はこれの活用法が山ほど浮かんでいます。。

※ハングアウトオンエアの初回アップロードは「一般公開」になりますので、動画をリアルタイム公開している最中は「限定公開」にはできないのでご注意です。

※ハングアウトオンエアの詳しい設定方法・使用方法は、追って近日コラムで紹介予定です。

ハングアウトは旧来の仕事スタイルを破壊し再構築する

かつて手紙だけだったものを電子メールが埋め、チャットがその交信スピードを上げつつある昨今。そこにきて、やはりFace to Face・アナログでしか伝えれないコミュニケーションを大きくスピーディーに補完してくれる存在があらわれました。それがハングアウトではないでしょうか。

メールの気軽さで映像会話ができる時代の到来です!

こんな素晴らしい機能、使わなければもったいない!まずはGoogle+の登録からはじめるのはいかがでしょうか!

次回はこのハングアウトの実際の設定・操作方法をご紹介予定です。

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