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G Suite (旧 Google Apps )活用コラム

新しいドライブは便利になったのか?

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昨年に新しいドライブがリリースされ段階的な導入が進められてきましたが、いままではいつでも旧ドライブへ戻すことも可能でした。しかしいよいよ、新バージョンがデフォルトに設定され、早ければ、2015年5月上旬には、旧バージョンの使用も不可となります。

もう「新しい」ドライブではなくなったのです。

昨年、新ドライブがリリースされた当初は、すこし動きに重たさを感じることもあり、切替のタイミングを見計らっていたみなさまも多いのではないでしょうか?

そこで、ついに新ドライブが標準化されるのを前に、「結局何が変わったのか」「旧バージョンで使用していたあの機能はどこへいってしまったのか、、はたまた今はできないのか、、?」
そういった疑問点にお応えするべく、新ドライブと旧ドライブがどのように変化したのか、まとめてみました。

新ドライブと旧ドライブの切替方法

そもそも、新ドライブと旧ドライブをどのように切り替えるのか(切り替えられたことを)ご存知でしょうか?実は、「設定」から簡単に切り替えることが可能です*。

*この切替が、5月上旬で出来なくなる予定です。

(新→旧) 右上の歯車マークの設定>以前のドライブに戻す
(旧→新) 右上の歯車マークの設定>新しいドライブを試す

社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(基本サイズ縦200)(新旧ドライブ) (3)社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(基本サイズ縦200)(新旧ドライブ) (4)

新ドライブと旧ドライブの違い

それではさっそく、新ドライブと旧ドライブで何が変わったのか、見て参りましょう。

社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(基本サイズ縦200)(新旧ドライブ) (6)
社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(基本サイズ縦200)(新旧ドライブ) (5)

見た目だけ先にみてみますと、上記のようにデザインが一新されていますね。

もう少し細かく見てみると、、

“1 つのボタンでファイルを作成、追加、アップロード”

新旧ドライブ縦_001_1

まず、ファイルの作成、追加、アップロードのボタンが1つになりました。新しいドライブでは、[新規]から上記すべての操作を行なえます。よりシンプルにまとめられました。

“他のユーザーと共有中のファイルをより簡単に検索、追加”

社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(やや長い 縦400)(新旧ドライブ)

アイテムを検索、選択し、右クリックすると[マイドライブ内で検索]というメニューが追加されているのが分かります。今まで、マイドライブにしぼっての検索は簡単にできませんでした(オーナーを自分とする条件検索のがほぼ同等)ので、より効率的に検索することを実現しています。

コラム本文画像作成素材-新旧ドライブ_009_2

また、共有アイテムでアイテムを選択した際、上部メニューに[マイドライブに追加]のアイコンが表示されるようになり、操作上便利になりました。

“シングルクリックでファイルを選択、ダブルクリックでファイルを開く”

社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(基本サイズ縦200)(新旧ドライブ) (7)

これは大きな改良ではないでしょうか。いままでシングルクリックでファイルが開いてしまいましたが、新しいドライブでは、シングルクリックでファイルを選択し、ダブルクリックでファイルを開く仕様となりました。シングルクリックでファイルの詳細を確認してから開いたり、設定だけ行なったりすることがしやすいですね。
(筆者は逆に旧になれてしまっていて、あ、まだ開かない、が多々ありました(笑))

焦って不要なファイルを開いてタブを増やしてしまうことも防げるでしょう。

“デスクトップでの操作と同じように、ファイルやフォルダをドラッグ&ドロップ”

社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(基本サイズ縦200)(新旧ドライブ) (8)

とても直感的な仕様になりました。例えば、図のように2つのファイルを移動しようとすると、ドラック&ドロップで簡単に選択、移動ができるようになっています。移動先への動きが見えるので、どのフォルダに追加したのか分からなくなってしまった、、なんてことも減るかも知れません。

便利なあの機能はどこへ、、?

ところで、ご存知の方もおられると思いますが、旧ドライブの頃から管理者様にとって大変便利なおすすめ機能があります。それが、下記の2つです。

・[閲覧者にダウンロードさせない]設定
・改訂履歴の管理

ところが、新しいドライブ上だと、上記メニューが従来の場所から消えてしまいました。そこで、これらの機能の行方を追ってみます。

まずは、[閲覧者にダウンロードを許可しない]という設定です。
実は、Googleドライブでは、Googleドキュメント以外のファイル形式において、[閲覧者にダウンロードを許可しない]という設定ができました。
旧ドライブでは、任意のファイルを選択の上、右クリックで設定していましたが、、何と新しいドライブでは表示されません…!

社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(やや長い 縦400)(新旧ドライブ) (1)

まさか、未実装なままのアップデートか、、、と(いつものGoogle変化に慣れている私は)思いましたが…場所が変わっただけで存在いたしました!

新ドライブでは、シングルクリックでファイルを選択し、[詳細を表示]、さらに[詳細]を開いた一番下にひっそりとありました…!

社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(やや長い 縦400)(新旧ドライブ) (3)

分かりにくい、、けど残ってました(笑)。よかった…。
いままでこの機能をご存じなく閲覧者設定でもコピーやダウンロードができてしまい困っていたという方も、ぜひお試しください。

次に、[改訂履歴を管理する]という設定です。

ドライブでGoogleドキュメント以外のデータを管理していて、何度も最新版をアップロードしていると、同じ名前のファイルが複数になり一体どのファイルが最新かが分からなくなる、、、という状況はかなり頻繁にあげられる問題です。
そこで便利なのが、[改訂履歴を管理する]という機能でした。この機能を使うことで、ファイル名や共有URLを変えることなく、コンテンツのみ改訂していくことができ、かつ誰がいつ改訂したかも管理することができました。旧ドライブですと、ファイルを選択し、右クリックで設定項目がでてきたのですが…

社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(やや長い 縦400)(新旧ドライブ) (2)

またしても新ドライブだと見つかりません…と、思いきや、、、ご安心ください。実は[版を管理]という名前に変えて残っております。機能としては以前と全く同じです。

社内マスタ_コラム_挿入画像テンプレ(基本サイズ縦200)(新旧ドライブ) (9)

新しいデータに差し替える場合は、[新しい版をアップロード]から行なうことができます。

 

さて、新しいドライブは古いドライブからどのように進化しているのか、また既存の便利機能の行方も見て参りました。全体として、より直感的な操作となり、検索の柔軟性も上がり、さらに既存の便利機能も存続され、“改良”と言えるのではないでしょうか。しかし、Googleは一体どんな意図で今回の改良を行なったのでしょうか?

マスターアップスの見解としては…

「モバイルUIとの融合」を大きく打ち出した改良だったのではと考えています。といいますのも、Googleが力をいれているモバイルアプリの機能充実。
それに伴って、ウェブ上でも、モバイルと同じユーザー体験を再現したいというGoogleの思いが見て取れます。

Androidの画面を見てみても、、、かなりインターフェースが似通ってきたことがわかりますよね。

新旧ドライブ縦⑮

今後、モバイル端末との併用、使い勝手がさらにどんな風に進化していくのか楽しみですね。まだ新しいドライブをご利用でない方は、ぜひお早めにお試しください。

 

※正確な旧ドライブの終了スケジュールは、Google公式リリース情報(リンク先:http://whatsnew.googleapps.com/)をご参照ください。

 

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