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ワークスタイル変革コラム

会議の効率化にはGoogleドキュメント!生産性を高めるGoogle流の会議術とは

長時間労働の温床と言われる「会議」。Googleの会議は原則的に30分で終わらせており、会議を効率よく進めるために、Googleドキュメントやスプレッドシートが活用されています。Googleの会議ではどのような部分で効率化されているのか、詳しくご紹介します。

長時間会議で課題を抱える日本企業

長時間会議で課題を抱える日本企業

最近、働き方改革によって、私たちの働き方が大きく見直されつつあります。中でも意思決定のされない無駄な会議やダラダラと時間ばかりが長い会議は、企業の抱える問題として取り上げられることが多くなってきました。
アイティメディアが調査した「自社の会議について課題を感じる部分は何か」という質問では、「会議が長い(無駄な時間が多い)」が69.1%でワースト1位という結果でした。

他にも、「会議時間の長さと回数の多さ」「参加者のスケジュール調整」「会議前に資料共有ができていない」といったことが過半数を超えており、会議に対して不満を持つ社員の多いことが分かります。さらに会議自体に問題があるだけではなく、会議の前の準備段階に対しての不満も多いことが分かります。

ここでは、会議の事前準備や会議の進行を早くして効率を上げるための具体的な方法を見ていきましょう。

会議の無駄を減らして効率よく進める方法

会議の無駄を減らして効率よく進める方法

◆会議資料の事前共有

Googleでは会議の効率化のために、Googleドキュメントで資料を事前に共有しています。会議が始まってからではなく事前に内容を把握して議題を検討できるため、意思決定をスムーズに行うことができます。

さらにコメント機能を使って会議前に参加者全員に伝えておくべき意見などを共有することができ、会議当日にはより深い意見交換をすることができます。

◆会議中もドキュメント上での同時編集が可能

Googleドキュメントは複数での編集が可能です。参加者全員がドキュメント上で同時に一つのシートを作成することができます。自動で随時上書き保存してくれるため、保存忘れなどで作業内容が失われる心配もありません。 ハングアウト機能と合わせて使うこともでき、会議室の外からでもコメント機能やチャットを使ってリアルタイムに意見を伝えることができます。

◆会議後の情報共有もスムーズに

会議中に意見交換した内容を共有すれば、会議に参加していなかった人もどういう意見が出てどういう内容にまとまったのかを把握することができます。別で議事録にまとめる作業を省くこともできます。

事前資料の配布やドキュメントの同時編集機能を活用すれば、短時間で効率よく会議を進めることができます。

Googleドキュメントと合わせて使いたい機能

Googleドキュメントと合わせて使いたい機能

ハングアウトのビデオ通話を使うことで、移動中や他拠点からはもちろん、自宅からでも会議に参加することができます。ネット環境とカメラさえあれば、会議室に出席する必要がなくなります。
会議の参加方法も簡単で、Cloud Searchの検索窓から社員の名前を検索するだけで、自動的にチャット・メール・ビデオ通話ボタンが出てきます。ビデオ通話ボタンを押せば相手と通話ができます。

映像は紙や言葉以上に説得力があり、伝わりやすいというメリットがあります。会議の報告書を読むよりも、会議そのものの動画の方が相手に伝わりやすいのは一目瞭然です。
さらに、ブラウザ上にテレビ電話を表示しながら会議に必要な資料や、緊急の仕事への対応も可能になります。やむを得ず出社できない人でも、さまざまな機能を駆使すれば会議への参加が可能になります。

まとめ

手間や時間を減らして会議を効率よく進めるには、Googleドキュメント機能の
・事前の資料共有
・会議中の同時編集
・ドキュメントを議事録代わりに共有
などを活用することが有効です。

さらにハングアウトのビデオ通話や動画共有で、その場にいない人の参加や情報共有がスムーズになります。より生産性の高い会議の見直しに、Googleドキュメント機能を活用してみてはいかがでしょうか。
日々進化し続けるGoogleの提供する機能をいかに早く取り入れ、社内に浸透させるかが作業の効率化に繋がり、さらなる企業発展のポイントになりそうです。

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