G Suite・クラウドを活用したワークスタイル変革サービス

G Suite (旧 Google Apps )活用コラム

3つの編集モードで文書の共同編集を加速

Googleドキュメントは同時編集可能な文章作成サービス

  GoogleドキュメントはGoogleドライブ上で作成できるシンプルな文章作成サービスです。クラウドなのでブラウザさえあれば文書を作成し、管理することができます。

  他サービスとの一番の違いは、保存した文書を共有し、同時編集できることです。たとえば、議事録文書を複数人で共有して同時に作成すると、あとからテープを聞き返したり、メモを見返したりする手間が省けて時短とコスト減に役立ちます。また、社内文書(規則や契約書・手順書など)を個人で作業せず、複数人で確認、校正しながら作成することで、長大な文書をスピーディーに確実に仕上げることができるでしょう。

  Googleドキュメントは複数人で編集できる「オープンな作業場」としてこそ真価が発揮されるのです。

  Googleドキュメントには、そうした同時編集機能の効果をより引き出す3つの編集モードがあります。
  今回は、同時編集を行う上で3つのモードがそれぞれどのような働きを担うのか、活用するとどんな効果が発揮されるのかを詳しくご案内いたします。

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Googleドキュメントで議事録を作成しているところ。ペンの形をしたアイコンをクリックすると、モードを切り替えることができます。

Googleドキュメントの真価を引き出すために必須の3つの編集モード

  Googleドキュメントには「編集」「提案」「閲覧」という3つのモードが存在します。

image01編集、提案、閲覧の3つのモードはそれぞれ、作る、編集する、確認する作業に向いています。

  通常、新規文書は「編集」モードに設定されています。複数人同時で文字入力して行く場合に使用するのも、「編集」モードです。

「提案」モードを使えば、修正箇所を提案、確認、反映がスムーズ

   では、他の2つのモードはどんなモードなのでしょうか。
    「提案」モードは、「編集」モードで作成した文章に対して、変更や加筆を行なう場合に使います。
   すでにある文章に対して訂正や変更を加えるときに、「変更してはいかがしょうか?」ということを、具体的に提示して、「了承」か「拒否」かを選択してもらうことができます。

 通常の「編集」モードでもコメント機能を使って編集を行うことは可能ですが、提案機能を使えばよりスピーディに編集作業が行えます。
  「提案」モードに設定した上で文章を直接修正すると、文書右側に全ての修正点がコメントで記録されていきます。さらに、文章の見た目も、加筆した場合は別色で表示、削除した場合は取り消し線が引かれます。

image05文章を足したり、削除したりすると、緑色で表示され、右側のサイドウインドウに提案内容が表示されます。
「了承」ボタンをクリックすると提案が本文に反映されます。

 さらに、「提案」には「コメント」と同様の返信機能がついていますので、「修正してもらいましたが、ここは敢えてこの文言を選びました」「こんな意図がありました」など、修正の指摘に対して反応することができます。
   これらのやり取りをしつつ提案を確認し、OKとなれば、各コメント欄の右上のチェックマーク(了承ボタン)をクリックします。すると提案が文章に即座に反映され、コメントも消えます。隣の×をクリックすると、提案は却下され、文章は提案前の状態に戻ります。誰が内容を変更したかはっきりわかる上、本文への反映も簡単です。
   「提案」にはコピー&ペーストする手間や、タイピングミスが生じまないというメリットがあります。「閲覧」モードは、提案モードを経て決定した提案のみが反映された文章を表示するモードです。提案のコメントがたくさんある状態ですと、現状の文字数や体裁がどうなっているか把握できません。そんな場合は、「閲覧」モードでいまの状態を確認します。

共有設定は要確認!

 ドキュメント文書を共有するときには、共有者を選択すると同時に、「編集者」「コメント可」「閲覧」の3つから権限を定めることができます。
 「提案」モードを使用するには、共有相手の権限が「コメント可」もしくは「編集者」として設定されている必要があります。「コメント可」はコメントのみを残すことができ、「編集者」はコメントのみならず文章や図表に直接変更を加えることができます。

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  共有相手を招待するときにどんな権限を付与するかを設定できます。

文書内容のニュアンス、意図の違いもスムーズに伝達・修正!

 議事録作成を例にして、「提案」の使い方をみてみましょう。
 担当者Aさんがあらかじめ用意したテンプレートにしたがって、共有文書に会議の進行を記録していきます。主な作業は誰がどんな内容の発言をしたかを要約することです。
 このとき、文書を共有している人が全員「編集者」の場合、発言者が自分の発言の要約をみて、ニュアンスが違うと思えば、すぐに内容を書き換えます。本人であれば問題は少ないですが、他人が変更を加えると、誰がいつどんな変更を加えたのかがわからず、混乱します。
 このような事態を防ぐには、提案モードで文書に変更や加筆を加えてもらいます。こうすれば、誰がいつどんな変更を加えたのかを記録に残すことができ、問題が生じません。
 会議が終わるのと同時に議事録は完成しますし、会議後に新しいアイデアを思いついたら追記することも可能です。このとき、大事になるのが通知の設定です。

通知を設定しよう

 コメントや提案が入っても、共有メンバーが気づかなければ意味がありません。
 コメントや提案が書かれると、文書のオーナーにはメールで知らせが届きますが、それ以外の文書共有者には連絡がいかないのです。
 必要な人にメール通知がいくようにするには、返信欄に「+メールアドレス」を書き込みます。

image02+demo@street-smart.co.jp」と書けば、その提案および返信のやりとりの過程は、上記のメールアドレスに届きます。

 「+メールアドレス」を書くのは最初のコメント一度だけで大丈夫です。以後の返信、会話は自動で通知されます。

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提案の内容が「+メールアドレス」を追加したメンバーにメールで届きます。

 討議に参加する必要があれば、直接Googleドキュメントを開いて返信してもいいですし、通知メールに対して返信を書いて投稿することもできます。

 

キャッチボールの多い作業に「提案」を活用しよう

 「提案」機能はどんな事例で生かすことができるでしょうか。
 たとえば、Webメディアや出版など、編集業務の入る仕事に非常に向いています。コンテンツを作り上げるために、著者→編集者→著者→編集者→編集長といったふうに何度もキャッチボールが繰り返されるからです。
 「提案」モードで承認と拒否を利用すれば、作業がスピードアップすることは間違いありません。
 さらに、こうしたコンテンツ作りでは、著者、編集者、カメラマン、デザイナー、校閲など多数の人が関わるので、文書共有のメリットが生きてきます。
 社内業務でも、規約やマニュアルなどの社内文書、外部とかわす契約書の作成には、意見の応酬、文案の修正のキャッチボールが繰り返されるため、提案機能が役立つでしょう。

3つのモードを活用し、ストレスフリーでスピーディな文書作成を

 個人が文書作成を抱え込むときの問題点は、あとからの修正にたいへんな手間がかかること。本人はとにかく、修正を依頼する側の負担も大変です。修正依頼の意図を正確に伝えるために時間もとられますし、気を遣わなければなりません。
 Googleドキュメントの「提案」機能は、具体的に文章を修正することで、依頼文を作る手間を省けますし、それを本文に反映するのもワンタッチで済みます。
 文章校正のストレスを無くし、共同編集を加速させる。これこそ、3つのモード活用で実現するGoogleドキュメントの真価と言えるでしょう。

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