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G Suite (旧 Google Apps )活用コラム

Gmailをメーラー以上に使い易くする5つの設定 Outlookなどを手放せない方にお勧め!

普段Gmailをお使いの皆さまの中には、OutlookやOutloolExpressなどのデスクトップのメーラーを使用してGmailを利用されている方も多いかもしれません。

「長年使ってきたから慣れているし、、、いまさら変えなくてもいいかな、」
「複数のメールアドレスを一度に見たいから、、」
「なんとなくブラウザ画面って慣れないんだよなぁ」

そんなあなたも、「Gmailの検索が便利だ」「ブラウザで使用した方が便利なことも多いらしい…」なんて噂もちらほら耳にするのではないでしょうか?

なぜ便利なメーラーを使わずブラウザで使った方がいいのか?

しかし、いったい、Gmailの何がそれほど便利でなのでしょうか。

単純に要約すると3点に集約されるかもしれません。

1 どんなデバイスで使っても同じ環境(メールデータ・設定)で使用できる。

まずは何と言っても、インターネットに接続出来るものならいかなるデバイスであっても同じ環境で使用可能と言うこと。一度設定をしてしまえば、あとはIDとパスワードだけで、いつでもどこからでも、いつも通りのメール機能が「いつもの環境で」使えるのです。

2 検索・フィルタ・アーカイブ、、Gmailならではの優れた機能が盛りだくさん。

また、もちろん検索機能もその特徴です。Google検索と同じように、「あいまいなキーワード検索」でも大量のメールの中からすぐに狙ったメールを探し当てることが出来てしまいます。整理をやめて、検索でメール管理!これで圧倒的な時短に成功!

3 他のGoogleサービスとの連携
そして、Googleの各種サービスとの連携も魅力です。Googleドライブにある文書をそのままメールに添付出来たり(しかも添付容量を使用しない!)、メールだけでなく、ドライブやカレンダー、他データの検索も一緒にできたり(※Labsの拡張機能)、メールからすかさずチャットしたり、ハングアウト(※Google+のTV会議機能)でそのままビデオ会議までできてしまうのは大変魅力的ではないでしょうか?

どうでしょうか?
Gmail、せっかくならば、ブラウザで使わなきゃ損!なのです。

 

もうOutlookでのGmail使用を手放せる!すぐに試せる5つの設定。

さて、ここでよいしょと重い腰をあげようと決意したとします。
しかし、メーラーより使い勝手が悪い、やっぱりGmailへの移行に踏み切れないという方が多いのも事実なのです。

そこで、Gmailのプロである我々が、Gmailをメーラー以上に使い易くカスタマイズするためにすぐにできる5つの方法をお伝えします。

皆様がメール処理の効率の少しでも上げることができたならば、大変嬉しく思います。

1.表示を変える・・プレビュー パネル

実はGmailにもプレビューパネルというメーラーさながらの画面表示が可能です。

画面移動の手間が大きく省けます。
これをしないと毎回件名クリック→本文確認で、若干面倒ですよね。

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設定は至ってシンプルです。

メール画面右上の[歯車マーク]の[設定] → [Labs] → プレビューパネルを[有効にする]
→ 画面下方[変更を保存] → メール画面の[歯車マーク]の左の
[ウィンドウ分割モードを切り替えアイコン] → お好きな画面分割方法を選択

2.件名のグループ化(スレッド)を解除する・・・スレッド表示のオン・オフ

Gmailにはデフォルトとしてスレッド表示が設定されています。スレッド表示は関連するメール記事をひとまとめにしてくれる便利な機能です。しかし、メーラーユーザーには不慣れで見にくいという意見が多かったのも事実です。

実はこのスレッド機能は有効にしたり無効にしたり変更できるのです。無効によって、時系列順に並び、返信したかの確認がすぐにできます。

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さらにGmailへデータ移行した際には、無効にすることをオススメ致します。例えば、1,000件のメールデータを移行した場合、インポート後に自動的にスレッド表示されます。表示される件数が、スレッド表示ではまとめてカウントになります。(10件のメールがひとつのスレッドにまとめられ1件のメールと表示される。)そのため、メールデータが全件正しくインポートされたかの確認は、スレッド機能を無効にした状態で行いましょう。

これまた設定は至ってシンプルです。
メール画面右上の[歯車マーク]の[設定] → [全般] → スレッド表示[ON][OFF]
→ 画面下方[変更を保存]

 

Gmailを、使い慣れたメーラーに近づけることができたと思います。
ここからは、メーラーにはない、メール処理の効率をあげるGmailの機能を紹介します。

3.あっ、そう思うその前に、、送信取り消し

メールの内容を確認する前に送信してしまった、
違う人にメールを誤送信してしまった、
誤操作でメール送信してしまった、ということありませんか。

実はGmailには送信後、数秒以内なら送信を取り消すことができます。
誤送信してしまっため、謝罪メールを作成するといった無駄をなくしましょう。

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こちらも設定は至ってシンプルです。
メール画面右上の[歯車マーク]の[設定] → [Labs] → 送信取り消しを[有効にする]
→ 画面下方[変更を保存]

もうお分かりかと思いますが、Gmailの設定は全て画面右上からです。

4.これ、究極の時短です。・・返信定型文

メールの作成において、同じ言い回しを何度も打ち込んではいませんか。
基本的に仕事において再現性のあるものは、仕組みを作るということが、効率化への近道です。いつも使う表現や、いつも送信する内容は、返信定型文として登録しませんか。

メール作成画面から簡単に挿入、作成することができます。

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設定はそうです。画面右上です。
メール画面右上の[歯車マーク]の[設定] → [Labs] → 返信定型文を[有効にする]
→ 画面下方[変更を保存]

5.メールでGoogleドキュメント、Googleマップをプレビュー

「メールに添付されたファイルはダウンロードしてから確認しなければならない」「取引先の場所は、新たに地図検索しなければならない」と思っていらっしゃいませんか?
実はGmailにはPDF、Office文書(Excel,Wordなど)を始めとして、Googleドキュメント、マップ、YouTube、Picasaなどのあらゆるコンテンツがメール画面内で表示可能です。

操作画面を移動し直すという時間をなくしましょう。

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設定は画面右上です。
メール画面右上の[歯車マーク]の[設定] → [Labs]
→ メールでGoogleドキュメントをプレビュー、メールでGoogleマップをプレビューを[有効にする]
→ 画面下方[変更を保存]

メーラーをお使いの方もそうでない方も、Gmailをより快適に使用するにあたって代表的な設定すべきことをご紹介しました。実際まだまだありますので、引き続きご紹介していきたいと思いますのでご期待下さい。

この記事で1つでもGmailというツールがもっと便利にお使いいただけるきっかけになれば幸いです!

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