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G Suite (旧 Google Apps )活用コラム

OfficeデータとGoogleドライブとの3つの付き合い方

GoogleAppsユーザーの皆様、ファイル管理やドキュメントの活用にGoogleドライブを活用いただいていますか?

Googleドライブの活用しよう!と思ったら、必ずといってよいほど、まず立ちはだかる問題、、それはこれまで培ったMicrosoft Officeの環境との付き合い方です。

別れる?仲良く付き合う?距離を置く?今日は担当者様が悩むそんな付き合い方のパターンを挙げてみます。

Googleドライブを活用したい!だけどOfficeとはどうバランスとる?

Googleドライブが多くの企業に支持される理由については、以前の記事でもご紹介させていただきました。

フルクラウドでどんな端末でも共有ができる、そしてなんといっても、同時編集できるGoogleドキュメントファイル形式を扱えることがドライブ使用の大きな動機になるのではないかと思います。

※Googleドキュメント形式のファイルを用いれば、最大50人までリアルタイム同時編集できるため、使い方によってかなり幅広い活用法ができます。
どんな場所から、どんな端末からでも、いつでも、だれでも入力・閲覧できるため、売上げ管理表や在庫管理表、シフト表などを作るだけでもとてもインパクトのある業務改善ができます。またGoogleドキュメント形式で作成したデータはドライブの容量を一切消費しない、という利点もあります。

しかし、しかしです。

その活用までには結構障壁が内外にあったりします。
そうなのです。社内・外において今も圧倒的大多数を形成するMicrosoft Office形式の存在です。

社内のファイルの多くはすでにExcelやWordのファイルである可能性が大ですし、仕事上のやり取りをする相手方がみな、Googleドライブを使用しているとは限りませんよね。どうしても、Officeでファイルを送付しなけえばならないことも多々あるでしょう。

「せっかくならば、ドライブの利点を活かしてファイルを管理したい…」
でも
「OfficeとGoogleドライブで管理しているファイルの所在が混同している…」

という方に、OfficeとGoogleドライブの付き合い方を導入の現場から大きく3つのパターンでご紹介していきます。

パターン1 Officeに完全に別れを告げてみる

パターン1 Officeに完全に別れを告げてみる

事業立ち上げ間もないベンチャー企業や、IT関係の取引先しかいないようなIT関連企業、また思い切りのよい社長の中小規模企業などの中には、すべての社内パソコンから「Office禁止!」の号令とともにすべてのOfficeソフトをアンインストールしてしまうところもあります。

これは一見するとかなり無謀かつ大胆なようにですが、GoogleAppsの浸透スピードにはかなり効果的です。私たちも数十の導入事例として、この効果を認めざるを得ません。

人間は使い慣れた環境を好み、変化にはとてもストレスを感じるもの。
GoogleAppsやドライブを浸透で業務効率化を図る際、もっとも強敵となるのは実はそうした「変化をするのがおっくう」という社内意識だったりします。敵は実は社内、それも心の中にある、これは確かにそうなのです。

よって「一週間後にOfficeはすべてアンインストールします」という宣告とともに、新しいシステムへ強制的に移行させる。

これは導入はして、使用方法を展開するものの、なかなか社内の浸透が進まない担当者の方には検討の価値がある選択かもしれません。

・導入を数ヶ月しているが、一向に社内での使用頻度が上がらない。
・Officeデータが増える前に、もうその選択肢を断ってしまいたい。
・社内全体はスマートデバイス(iPadなどパソコン以外の端末)に大きく舵取りを切る

こんな時にはこんな思い切った手が効果的かもしれません。
この場合、担当者様は会社の戦略・上層部の意思であることを事前に徹底周知していただくのがお奨めです。

パターン2 ドライブにてOfficeデータを集めて管理する。

パターン2 ドライブにてOfficeデータを集めて管理する。

これはもっとも現実的に無難かつ優れたアイデアのように思えます。

GoogleドライブとOffice2007以降のOfficeデータは、インポート(取り込み→変換)エクスポート(変換→吐き出し)ができる関係であり、昨今Googleドライブ側でかなりの精度でがんばって変換してくれているのも事実。

また、Googleドライブのクライアントアプリケーション(PCと同期をとる公式ソフト)をインストールすれば、Officeファイルをクリックすれば、ちゃんとOfficeが立ち上がり即座に編集ができます。

つまり、インポート・エクスポートの活用、Googleドライブのクライアントソフトで同期をする、この2つの方法で結構ハイブリッドな環境を構築はできるので、このパターンはかなり支持される、されやすいように思います。

ただ、長期的な視点からいうと、これは結構な管理コストがかかる方法かもしれません
常に2種類のある意味では似て非なるデータ形式が並行運用することによる管理の混乱・猥雑さはボディーブローのようにゆっくりと重く業務改善の部分ののしかかってくることがあります。

常にOfficeのライセンスを管理しながら、ドライブにもファイルを溜めていく、、。トラブルも多くなりますし、そもそも使い慣れ、機能や速度で優るOfficeを結局ほとんどの人が選択してしまう、、、。
せっかく社内生産性向上のためにクラウド化しながらも、その推進が一向に進まない事態になることを沢山見てきました。

とはいえ、経理の方など一部の方がどうしてもマクロやかなり多岐にわたる関数などを使用する場合はその方だけをこのようなハイブリット状態にするのは大変有効です。

共存は、もっともショックが少ない代わり、全社として許容するとGoogleApps浸透の大きな障壁となりかねない場合あり
・まだクライアントソフトの同期がエラーがでることも多く、安定感で将来に期待。
 →クライアントソフトからでは共有付与ができず、ブラウザとクライアントソフト
  両方のGoogleドライブを使用するのもなかなか面倒です。

最初のステージ・ステップとしては十分有効なのですが、中・長期的には気をつけないと、実はあまり効率化・浸透が実現していないということがありえますので、十分気をつけてください。

パターン3 距離をおいて完全に別で管理する

パターン3 距離をおいて完全に別で管理する

実はこれが一番個人的に、かつ経験的にお奨めであったりいたします。

つまり、これまで通り社内のサーバーでOfficeを運用し、特定のExcelなどの業務に付く方のみがそこを使用する。ほとんどの社員は、Googleドキュメント形式で作成・運用され、Googleドライブだけを使用する。

つまり完全な住み分けをすることで、メリハリのきいた運用が可能となります。Officeを使用するにしても、限られた方が限られた人と限られたライセンス管理の下で行うことで、管理上もしやすくなりますし、コストも最小限。万が一の際もこの部分だけのデータコンバートを考えれば済みます。

古く残ったファイルのみOfficeのままにし、新しく作るすべてのファイルは、Googleドライブ形式にて作成し、共有する。
社内は基本ドライブのみとすることで、非常に浸透も早まり、社内での活用範囲も広がることでしょう。

このような運用においては、ある時点でGoogleドライブがそれなりに浸透した時点で、社内の全体のOfficeファイルはドキュメント形式にしていこうという流れも生まれることが多いようです。

・Googleドライブ導入以前のOfficeファイルには手をつけずそのままの環境で運用し、データ量が逆転するか社内意欲が高まるのを待つ
・モバイルで見るもの、同時編集したいものをドライブに。関数を多用する特殊なもののみ限定してOffice運用する。

似たサービスと見なさず、まったく別のサービスとして特徴に併せて使い分けをする、これはかなりお奨めです。

あなたはどのパターンで付き合いますか?

いかがでしたでしょうか?

個人的に3つめが長い現場経験からお奨めではありますが、それが正解というわけではありません。
ここに挙げたことを参考に、どういう風にGoogleドライブを、どのくらいの範囲で活用していくのかの指針になにかお役に立てれば幸いです。

また、他にもこんな方法があるんじゃない?という名案がありましたら是非教えてください!

このOfficeとの共存は多くの方にとって興味があるところだと思いますので、今後も色々コラムにしていきたいと思います。

Hello Google! More Google!  丹羽(にわ)MasterApps

 

 

 

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