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G Suite (旧 Google Apps )活用コラム

G Suite (旧 Google Apps )で連絡先を共有する  できること・できないこと

contact_blog_top.001今回はG Suite (旧 Google Apps )できる連絡先の共有についての取り扱いの概要についてまとめてみました。

かなり多数のセミナーや研修を開催している私たちですが、ご参加者さまから、「Gmailを普段使っているものの、どうやって連絡先を社内で共有するのか」という質問 は割と多く寄せられます。ヘルプを見ていても「結局出来るのか、出来ないのかよくわからない」というお声をいただくことも。

そこで今回はG Suite (旧 Google Apps )の連絡先(アドレス)の共有についてのTipsをコラムにしたいと思います。

G Suite (旧 Google Apps )でアドレスを共有管理する

メール(Gmail)を使っていると当然連絡先が共有されていれば便利だな、と思う瞬間があると思います。

アドレス共有の一般的なニーズは以下だと思われます。

①社内メンバーのアドレスを社内共有したい

②取引先の連絡先を社内全体や部署単位で共有・管理したい

③自分の連絡先を特定の誰か(複数人)と共有したい

上記①〜③って基本機能でできるの?ということをお話していきたいと思います。

社内全体のアドレスを共有することはできるか? → Yes

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可能です。ただしいくつかの制限もあります。

まず部署単位など任意の組織グループ単位での共有や階層表示での共有はできません。通常であれば、「営業部」「経営企画室」などアドレスを部署単位でグループ分けした上でそのグループ階層毎に共有がかかるのが理想でしょう。しかし、そこはアメリカの会社なのか、Google社自体がそのような階層組織を嫌うのか、できません。残念。

社内全体が共有されますが、社内の特定の誰か(誰かを含めたグループ)だけを一部共有除外(検索・オートコンプリートからの除外)といったことは可能です。

 つまり「標準機能では社内メンバーすべて(一部)アドレスは共有できるが、部署階層などは再現できない」となります。

※グルーピングをした組織階層に準拠した共有をしたい場合、開発ベンダー各社のアドオンツール(有償)を使うことで実現することもできます。

 (共有操作の概要)※詳細な操作は次のコラムに詳細記載予定

 管理コンソール上で「GoogleApps」→「連絡先」→「共有設定」→「連絡先の共有」を有効にします。管理者のみが実行可能です。一部の除外に関しては次回詳細解説します。

取引先の連絡先を会社全体や部署単位で共有・管理できるか → No

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残念ながら基本機能ではできません。(有償の拡張サービスにて対応可)

とはいえ、取引先をわざわざ社内全体で共有しなければならないというシチュエーションは以外にも少ないかもしれません。同じ取引先に関わるメンバーだけで共有すればいいということであれば次項の「連絡先の委任」を使うことで解決できます。

またGメールの場合一度でも送信すれば、わざわざ連絡先に登録しなくても自動登録されるため、メンバーの間で取引先と全返信などを繰り返しているとすぐに各連絡先に自動登録が完了します。慣れると意外に不便ではないという声多数です。

それでも取引先のアドレスの詳細な記載名や顧客情報を一元して管理したいという方は、残念ながらは基本機能では実装していないため関連会社のリリースしている連絡先の拡張機能を使いましょう。(2014年9月11日現在)

どうしてもアドオンツールの予算はない、ということであれば、全社定期連絡先データのインポートという手がなくもありませんが、25名以下の組織であれば後述の方法「委任」がオススメです。

自分の連絡先を特定の誰か(複数人)と共有できるか? →Yes

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自分の連絡先の中の「マイコンタクト」のアドレスを特定の誰かと共有することはできます

この「アドレスの委任」というのはかなり使える機能です。ドライブのファイルを共有するような簡単さでマイドライブに入った連絡先を簡単に共有をかけることができます。少人数で運営されるプロジェクトなど、多くはこれで対応できるはずです。

アドレス帳の「委任」というネーミングですが、正確には共有というより、自分のアドレス帳を特定の誰かに閲覧・編集権限を与えるというものでその人数は最大25名(社内)までと制限はあります。

ただし、これも万能ではなく、外部アドレス(ドメインが違う組織)には共有不可というのと、マイコンタクトの中でもさらに特定のグループを任意の範囲だけ共有するということはできません(つまり共有パターンはマイコンタクト一パターン。これは残念)

※ご注意:委任されたアドレスは、オートコンプリートや連絡先検索にひっかからないのですが、これは残念ながら「仕様」のようです(なんでや、、。)

メールの委任(秘書機能)同様、こちらも密に関わる社内メンバーとの共有用ですね。

(アドレスの委任の操作の概要)※詳細な操作は次のコラムに詳細記載予定

メールの画面で連絡先管理ツールを起動→「その他」→「委任の設定を管理する」で社内の任意の人間へ共有します。(※事前に管理コンソールにて「連絡先の共有」が有効になっている必要あり。)

G Suite (旧 Google Apps )でできる連絡先の共有のまとめ

コラムのまとめです。お時間ない人はここだけ押さえて下さい!

 ・社内全員(もしくは一部を除外した上で)の連絡先を共有することはできるが、階層表示などは現時点ではできない。

・自身の「マイコンタクト」にある連絡先を25人までの人間の共有(委任)することで共同管理することができる。(グループ分けの共有・管理は不可)

・外部ドメインを共有アドレスとする方法はAPIを使わないとできない。※どうしてもしたい場合は、エクスポート・インポートで対処。

 ・上記基本機能以外のアドレス帳管理がしたい場合は、各社サードパーティー提供の有償の機能追加で対応
※GoogleはDomain Shared Contacts APIという外部も含めた共有アドレスを自在にコントロールできる連絡先のAPIを公開していますが一般の方がどうという利用は難しいと思われます。

共有・委任された社内アドレスや共有元のマイコンタクトは、メールを使用する上で宛先のオートコンプリート・検索にかかります。メール以外にもドライブの共有などにも非常に便利になるでしょう。

 

無料版Gmailでは残念なことに共有や委任はできない。

ここまで記載したことは残念ながら管理コンソールでの「連絡先の共有管理」機能がない無料のGmailでは一切できません。無料Gmailは組織活用よりも個人的なツールになるので、もし少人数の組織で無償版を使っている場合は、セキュリティ・プライバシー強化も含めて検討しても良いかも知れません。

次回は、本稿の詳細な設定方法を記載していく予定です。

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