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G Suite (旧 Google Apps )活用コラム

Gmailを本気で使う為に、まず始めたい2つのアクション

もうメールの「整理」をやめよう。

かつて、みんなが手紙を書くことが主だった頃、手紙の管理は十分対応可能なものでした。

ラブレターは机の引き出しの大切な場所にしまい、恩師の年賀状は大切にまとめて整理できたのです。しかし時代は移り変わり、今やビジネスパーソンで一日に1通だけメールがくるという人は稀でしょう。

優先度の大小こそあれ、目を通すメールが一日40通以上来るというのが珍しくない平均なビジネスパーソンには、実質的に「仕分ける続けること」ができるのか、という問題があります。

考えてもみてください。8時間の業務として、1時間に5通。約12分に1通来たメールを整理する。実際その整理に費やす手間は、仕事の質向上に役立つものなのでしょうか?

受信トレイに20通以上あれば、それは整理が出来ず放置されている証拠

受信トレイに20通以上あれば、それは整理が出来ず放置されている証拠

整理本が書店の本棚に占拠する時代ではありますが、もはやメールにおいて「整理」ということが、対応可能な数を超えてきていることを認識すべきかもしれません。

整理できずに溢れたメールが受信トレイに、、中には未読のまま残り続ける。それが多くの方のメールの現状です。

30通から100通、受信トレイにメールがある方は、すでにその整理方法が破綻していることを少し意識してもよいかもしれません。

必要なメールは”後から取り出せればいい”ではじめてGmailが見えてくる。

Gmailは「見た」「返信」したメールを「アーカイブ(目の前の受信トレイから消す)」することで、くっきりとGmailの「目指すもの」の素晴らしさが見えてきます。

実は旧来の使い方(フォルダ毎に細かく仕分ける)では、そのGmailの設計思想がまったく見えてこない、僕はそう思っています。

まずGmailをもっと使いこなしたい人には、次のアクションをお奨めします。

1 ラベル(フォルダ)を2〜3個までにとどめ、細かい分割・整理をしない。
※せいぜい(「要返信」「重要」など)

2 受信トレイにメールを常に10通前後残さない(理想は空)
※メールは、確認後、後で返信するものなど以外、すぐに「アーカイブ(受信トレイから消し、検索はできるようにする)」する。

もちろん捨てる必要はありません。では、仕分けず受信トレイからも消してしまって、万が一見たいときどうするのか?

そう、「万が一」なんです。

後から見たいメールをもう一度必要とすることは、受信し整理しなければならないメールに比べ圧倒的に僅かなのです。後から見たいメールはどうするか?どうしても重要と思えば、それは受信トレイに残る10通のうちの1通でしょう。

そこまで重要でなければ、「検索」で一瞬です。

誰が送信してきたメールだっけ、、というところまで忘れることはまずないはずです。
※高度な検索をせずともメールアドレスで検索すれば一発で探し当てることができるはずです。

「探せなくなる」「整理しなくては」という恐怖を一旦忘れてみる。

「探せなくなる」「整理しなくては」という恐怖を一旦忘れてみる。

上記の2つのアクションをすることで、あなたが思っているよりまず不便にならないことを体感できるはずです。そしてとても清々しい気持ち(自分が考えることに集中できる状態)になるはずです。

もちろん、これは出発点です。

受信トレイはいつも空っぽで、後から見たいメールは都度検索(曖昧でよい)して探す。これだけでGmailならではの使い方としてすでに満点に近いのですが、この先に

・もっと効率的に検索できないか(整理ではなく)
・もっと無駄なメールを受信トレイから自動で除けないか

と思うようになってきます。そうしたら、あなたが次のステップに移行した証拠です。

そうここから「ラベル」「フィルタ」の出番なのです。

ラベル・フィルタという自動仕分けシステムも「受信トレイに残さない」という考えから派生させて、はじめて効力を発揮する、、そう私は思っています。

今日、何千通あるすべてのメールを受信トレイからアーカイブしてみてください。そこからGmailの次の使い方が見えてくると思います。

 

           Hello Google! More Google!  丹羽(にわ)MasterApps

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