G Suite・クラウドを活用したワークスタイル変革サービス

G Suite (旧 Google Apps )活用コラム

なぜGoogleドライブなのか?知っておくべき12の魅力

今やクラウドストレージサービス(クラウド上にデータを保存)は当たり前の時代になってきました。先行サービスで、大定番のDropboxや容量無制限のPogoplug、Apple製品との連携が魅力のiCloud。Office製品との相性がよいSkyDrive、、 現在多くの選択肢がある現在、Googleドライブの魅力を改めてまとめてみます。 これらのすべてはGoogleドライブしか実装していない優位性もそうでないものもありますが、なぜGoogleドライブが多くの企業に支持されているのか、我々が特に感じる部分をまとめてみました。

①Googleドキュメントファイルを扱える

①Googleドキュメントファイルを扱える

まず一番はやはりこれですね。Googleドライブは旧名Googleドキュメントというサービス名でした。

GoogleドキュメントはOfficeスイート(文書作成・表計算・プレゼンテーションなど)をすべてクラウド上で行うというサービスです。ソフトを入れる必要がなく、いつでもインターネットさえあれば作成・編集・保存、そして共有ができるというのが魅力です。

最大の売りは、50人までのリアルタイム同時編集。離れた場所で各自同時にブレインストーミングをしたり、売上や日報などを入力をしたり、これはGoogleドキュメントしかできないといっても過言ではないです。

それに「ストレージサービス」を加えたのがGoogleドライブなので、Googleドキュメントを扱えるというのは最大の魅力に違いありません。

②Googleドキュメント形式で作成したファイルは容量無制限

②Googleドキュメント形式で作成したファイルは容量無制限

これも意外に知られていない重要な事実です。通常の動画やWordファイルなどは容量を消費しますが、Googleドキュメント形式にすれば容量を使用することがありません。
例えば、重たいPowerPointのファイルを変換してアップロードすれば、容量は消費しないのです。(インポート(変換導入)の精度の問題もあり、手直しはある程度いるかもしれませんが、、)しかも共有ファイルの保存容量は1人の作成者(オーナー分)だけの消費であり、共有側はドライブの容量を消費することがありません。

③アプリケーション連携(特にモバイルアプリ)が非常に良い

③アプリケーション連携(特にモバイルアプリ)が非常に良い

iOS、Andrioidともに、Googleドライブ向けに作られたものは公式のもの以外にも非常に多くの選択肢があります。Googleはかなり先行して、PCソフトに依存しないインターネット完結型を目指してきましたので、特にモバイルアプリの充実度がDropboxは除き、他のサービスを圧倒しているところかもしれません。

またNASからのアップロードに対応したものもあるので、社内にNASをお持ちの方が簡単にクラウドバックアップなんていう選択肢もあります。

④共有が非常に軽快・簡単・シンプル

④共有が非常に軽快・簡単・シンプル

Googleドライブで管理するすべてのファイルはリンクが生成されるため、そのリンクを共有相手にGoogleTalkやSalesForceのチャター、国産のビジネスチャットChatWorkなどをはじめとするチャットなどに貼り付けるだけで、すぐに相手に見せることができます。

基本オリジナルファイルのリンクアドレスにアクセスさせるだけなので、ファイル添付をする、など無駄なメール容量の消費がありません。

共有の付与もGmailアドレスを追記するだけ。本当にシンプルです。
この共有権限付与のシンプルさと、Googleアドレスの普及率はとても大きなアドバンテージですよね。

⑤検索機能に優れている

⑤検索機能に優れている

ドライブ内に大量のファイルが保管されていてもGoogleの検索機能ですぐに見つかります。検索の速度はGoogleの専売特許ともいえるので、Gmailでメールを探す感覚で、ファイル名や内容のテキストなどで瞬時に取り出せる、、これもファイル管理を大幅に楽にしてくれます。ファイル名などを工夫すれば、検索効率も大幅にあがるはずです。

⑥セキュリティが強固

⑥セキュリティが強固

データセンターの強固なセキュリティで知られているGoogle。全世界のデータセンターに分散保持されているため、ここより安全な代替保管場所はなかなか探せないかもしれません。

また有償版であるG Suite (旧 Google Apps ) のGoogle ドライブは 99.9% の稼働率保証と米国の高度セキュリティ報監査認定規格を取得しています。機密データ保持、データ保全、ハッキング対策など、Google以上の対策を一般企業が用意できることは至難でしょう。

無償のGoogleドライブの利用規約がやや拡大解釈をされているようですが、少なくともG Suite (旧 Google Apps )版であればいかなるデータも企業所有であり、保護されます。

⑦Googleサービスとの連携が非常に強力

⑦Googleサービスとの連携が非常に強力

さすがGoogleサービス同士だけあり、例えばGmailにドライブファイルを簡単に添付できる機能(正確にはリンクを挿入するので、容量を使う添付ではない。)やGoogle+のプレミアム機能の電話会議、ハングアウトにおいてもドライブを画面共有できるなど、その連動性はこれからも向上していくと思います。Googleサービスを多く使用している人ほどこの恩恵は大きいはずです。

⑧動画の保存で、社内Youtubeが作れる

⑧動画の保存で、社内Youtubeが作れる

これは⑤とも重なるところがありますが、動画をドライブで共有すれば、すぐにYoutube形式の再生ができるようになるので、社内のスタッフしかみれない、社内Youtube的な使い方もできます。社内などに限定公開する使い方で、あらゆるファイルが安全に公開できるのも魅力です。

⑨版の保存、復元機能 ※ドキュメント形式だけの実装機能もあり

⑨版の保存、復元機能 ※ドキュメント形式だけの実装機能もあり

突然のPCのフリーズなどで、30分以上の作業をフイにした経験は何度もあるのではないでしょうか?

ドライブに上書き保存がありません。その入力の都度毎に自動的に保存するので、突然のフリーズなどにも本当に直前まで保存されています。

特に複数人が共有するGoogleドキュメント形式では、誰かが意図せず変更したり、削除してしまう表記などもありえます。

Googleドライブなら修正都度にバージョンが自動保存されているのですぐに復元できます。(変更箇所も確認可能。100versionか30日以内)

ドキュメント形式でない動画や通常のWordファイルなどでも同名のファイルをアップロードした場合は、各版に戻すことが可能です。

⑪拡張機能が非常に充実している(そして増え続けている)

⑪拡張機能が非常に充実している(そして増え続けている)

Googleドキュメントの標準のドキュメント(文書作成)・スプレッドシート(表計算)・プレゼンテーション(スライド)、フォーム(入力フォーム作成)などに加え、機能拡張で、マインドマップやチャートなどの作図、音楽再生などあらゆる機能を追加していける。Googleドライブの巨大なプラットフォームならではで自分なりにカスタマイズしていくことが簡単にできます。Chromeの拡張機能も合わせると、意外に使い方を発見できるかも。。

⑫容量単価が安い 15GBまで無料

⑫容量単価が安い 15GBまで無料

最近のアップデートで無料容量15GB、Apps版30GB(GmailとGoogle+分も含む)とすでにかなり多い設定になっていますが、追加容量の単価も他サービスと比べ割安な価格となっています。100GB月額4.99$(約500円)や1TBもの容量を追加しても月額49.99$(約5000円)など大容量化しても大きなコスト増加のインパクトはありません。

いかがでしたでしょうか。

 クラウドストレージの素晴らしいサービスの中から導入側にずっと携わっている私どもの視点からGoogleドライブの素晴らしさをまとめてみました。

是非、GoogleドライブってDropboxとかSkydriveとどういう点において優位性があるの、という方の参考になれば幸いです。

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